Счёт — документ, который в компании выставляют чаще всего. И почти везде он живёт по одной из двух схем: менеджер просит бухгалтера, бухгалтер делает в 1С и присылает файл, менеджер пересылает клиенту. Либо менеджер сам правит прошлый счёт в Excel.
Обе схемы дают одно и то же: задержку в несколько часов, ошибки в реквизитах и полное отсутствие понимания, кто кому что выставил и оплачено ли это.
Разберём, как это работает, когда счета живут в CRM.
Как выставить счёт
Счёт создаётся из карточки сделки — это принципиально, потому что оттуда подтягивается всё нужное: клиент, его реквизиты, товары, суммы, ответственный.
Порядок такой:
- В сделке заполнены товары или указана сумма.
- У клиента заполнены реквизиты.
- Создаётся счёт, ему присваивается номер по правилам нумерации.
- Проверяются позиции, скидки и НДС.
- Счёт отправляется клиенту.
Занимает это меньше минуты, если предварительно настроены шаблон, нумерация и реквизиты. Именно поэтому счёт — первый документ, который стоит переводить в CRM: эффект виден сразу.
Шаблон счёта и нумерация
Шаблон определяет, как счёт выглядит: ваши реквизиты, логотип, порядок колонок, формулировки, факсимиле подписи и печать. Стандартный шаблон обычно годится для старта, но под себя его правят почти все — как минимум добавляют печать и подпись, чтобы не распечатывать и не сканировать.
Нумерация настраивается отдельно и собирается из переменных: день, месяц, год, порядковый номер. Например, из связки «день / месяц / год / номер» получаются номера вида 04/08/2026/1.
Два практических замечания:
Согласуйте формат с бухгалтерией до запуска. Им сводить реестр, и переделывать нумерацию задним числом больно.
Номер должен читаться глазами. «Счёт 04/08/2026/17» ищется в переписке быстрее, чем «Счёт 4517».
Как отправить клиенту
Из карточки счёта доступно несколько вариантов:
- на почту — уходит PDF;
- по SMS — если подключён провайдер;
- в чат — через открытую линию, если клиент писал первым;
- ссылкой на оплату — клиент открывает счёт в браузере.
Отдельно стоит упомянуть QR-код для оплаты. Для российских реквизитов в счёт добавляется код, по которому клиент платит с телефона за минуту, не вбивая реквизиты руками. По нашему опыту это заметно сокращает срок оплаты — особенно у малого бизнеса и ИП.
Как отследить оплату
Здесь есть три уровня, и компании обычно останавливаются на первом.
Уровень 1. Вручную. Бухгалтер видит поступление в банке и меняет статус счёта. Работает, пока счетов немного.
Уровень 2. Роботы и напоминания. Счёт выставлен — робот ставит менеджеру задачу проконтролировать оплату через три дня. Если не оплачен через неделю — уведомление руководителю. Это закрывает главную проблему: про выставленные счета просто забывают.
Уровень 3. Обмен с 1С или банком. Оплата подтягивается автоматически, статус счёта меняется сам, сделка едет дальше по воронке. Самый правильный вариант, требует настроенной интеграции.
Практический ориентир: если у вас больше двадцати счетов в месяц, второй уровень окупается за неделю. Если больше сотни — нужен третий.
Согласование счетов на оплату
Отдельная тема — счета, которые оплачиваете вы, а не вам. Это классическая задача для бизнес-процесса.
Схема выглядит так: сотрудник заводит заявку с суммой, контрагентом, назначением платежа и файлом счёта → заявка уходит руководителю → при сумме выше порога дополнительно согласует директор → после согласования задача бухгалтеру на оплату → автор получает уведомление об оплате.
Что это меняет: у каждого платежа появляется автор, сумма, обоснование и отметка, кто разрешил. Через полгода можно посмотреть, сколько и на что уходит, — раньше это было в переписке.
Два обязательных элемента: срок на согласование (иначе заявки виснут) и уведомление при отказе с причиной (иначе люди перестают пользоваться процессом).
Ситуации из практики
«Клиент ждёт счёт полдня». Счёт делает бухгалтер по запросу в мессенджере. Переносится в CRM — и счёт уходит клиенту за минуту прямо из сделки.
«Не помним, какие счета оплачены». Нет статусов и напоминаний. Робот на контроль оплаты через три дня закрывает вопрос.
«В счёте неправильные реквизиты». Реквизиты клиента не заполнены или заполнены в контакте вместо компании. Проверяется за минуту на тестовом счёте.
«Бухгалтерия делает счета в 1С, а сделки в CRM». Рабочая схема, если настроен обмен: счёт создаётся в CRM, уходит в 1С, оплата возвращается обратно. Без обмена получается двойная работа.
«Менеджеры выставляют счета с разными скидками». Ограничивается правами и согласованием: скидка выше порога требует подтверждения руководителя.
«Счета выставляем от трёх юрлиц, путаемся». Настраивается юрлицо по умолчанию, а выбор оставляется только там, где он нужен.
Частые вопросы
Счета — самая быстрая победа при внедрении CRM. Настройка занимает несколько часов, а экономит время каждый день и убирает целый класс ошибок в реквизитах.