Файлы в портале живут в четырёх местах одновременно: на диске, в задачах, в сделках и в чатах. Из-за этого возникает вечная путаница — куда положить, откуда потом искать и что будет, если удалить.
Разберём механику и заодно правила, которые не дают файлам расползтись.
Куда загружать файл
В задачу — если файл нужен для конкретной работы. Техзадание, макет, фотография объекта. Живёт вместе с задачей и находится вместе с ней.
В сделку или карточку клиента — если файл относится к клиенту. Договор, КП, счёт, скан. Через год открываешь карточку — и всё по клиенту на месте.
На диск — если файл нужен многим и постоянно. Шаблоны, регламенты, прайсы, презентации.
В чат — только для мгновенного обмена. Файл в чате через месяц найти почти невозможно, поэтому всё важное дублируется в задачу, сделку или на диск.
Практическое правило: файл должен лежать рядом с тем объектом, к которому относится. Если вы задаётесь вопросом «а где я это найду через полгода», ответ обычно и есть правильное место.
Как загрузить и прикрепить
Способы стандартные и работают везде одинаково:
- перетащить файл мышью в нужное место;
- нажать кнопку прикрепления и выбрать с компьютера;
- выбрать файл, который уже есть на диске — это важный вариант, о котором забывают.
Последний способ принципиально лучше загрузки копии. Если вы прикрепляете к сделке актуальный прайс с диска ссылкой, а не копией, то при обновлении прайса клиент получит новую версию. Копия останется устаревшей навсегда.
Отдельно про поле типа «файл» в карточках CRM: если у вас есть документы, которые должны быть у каждой сделки (скан договора, акт), заведите под них отдельные поля. Тогда они не потеряются среди прочих вложений и по ним можно фильтровать.
Ссылки на файлы
Поделиться файлом можно двумя способами, и разница между ними существенная.
Внутренняя ссылка — для сотрудников портала. Доступ проверяется по правам: если у человека нет доступа к папке, ссылка ему не поможет.
Публичная ссылка — работает за пределами портала, доступна любому, у кого она есть. Удобно для отправки клиенту, но именно через неё чаще всего утекают документы.
Что важно знать про публичные ссылки:
- их можно ограничить сроком действия — стоит делать для всего, что уходит наружу;
- их можно защитить паролем;
- созданные ссылки продолжают работать после увольнения сотрудника, если их не отозвать;
- право создавать публичные ссылки настраивается отдельно и большинству ролей не нужно.
Проверка, которую полезно сделать хотя бы раз: посмотрите, какие публичные ссылки существуют в вашем портале. Обычно находится что-то интересное.
Удаление и восстановление
Удалённый файл попадает в корзину, откуда его можно восстановить. Это спасает от случайных удалений, но полагаться на корзину бесконечно не стоит — она чистится.
Что происходит со связанными объектами:
- удалили файл с диска, а он был прикреплён к сделке ссылкой — в сделке ссылка перестанет работать;
- удалили файл, загруженный копией в задачу, — на диске он не пострадает;
- удалили папку — удалится всё её содержимое.
Практический совет: перед удалением папок посмотрите, что внутри. Особенно если папка старая и вы не помните, кто её создавал.
Версии файлов. При загрузке файла с тем же именем создаётся новая версия, старые сохраняются. Это то, что позволяет откатиться, если кто-то перезаписал документ неправильной версией.
Ошибки при загрузке: что проверить
Пять причин, которые покрывают почти все случаи.
Размер файла. Есть ограничение на максимальный размер загружаемого файла — зависит от тарифа и настроек. Большие видео и архивы могут не проходить.
Закончилось место на диске. Общий объём хранилища ограничен тарифом. Первое, что стоит проверить при массовых ошибках.
Нет прав на папку. Человек может видеть папку, но не иметь права добавлять в неё файлы.
Проблемы с соединением. Загрузка большого файла на нестабильном интернете обрывается. Проверяется на другом соединении.
Расширение файла. Некоторые типы файлов могут блокироваться по соображениям безопасности.
Если место закончилось, чистить обычно начинают с записей звонков и старых версий файлов — там накапливается больше всего.
Ситуации из практики
«Файл прикрепили, а он старый». Прикрепили копию вместо ссылки на файл с диска. Правило: актуальные документы — только ссылкой.
«Не можем найти договор». Лежал в чате. Всё, что относится к клиенту, должно быть в его карточке.
«Клиент открыл ссылку через год». Публичные ссылки без срока действия работают вечно. Ставьте ограничение по времени для всего, что уходит наружу.
«Уволился сотрудник — пропали файлы». Файлы с личного диска нужно передавать до увольнения. Это отдельный пункт чек-листа, который забывают.
«Кончилось место». Смотрите записи звонков, старые версии и корзину. Обычно этого хватает.
«Перезаписали файл неправильной версией». Восстанавливается из истории версий.
Частые вопросы
Файлы — та область, где правило важнее инструмента: документ должен лежать рядом с объектом, к которому относится. Соблюдение одного этого правила экономит компании часы поисков в месяц.