Запрос «очистить Битрикс» скрывает три разные задачи, и путаница между ними приводит к тому, что люди удаляют не то.
Первая — сбросить кэш, когда портал показывает старые данные или что-то отображается криво. Вторая — освободить место, когда закончился объём хранилища. Третья — почистить данные, когда в CRM накопился мусор.
Разберём все три.
Кэш: когда портал показывает не то
Кэш — временные данные, которые браузер или приложение хранят, чтобы быстрее открывать страницы. Иногда они устаревают, и вы видите старую версию интерфейса, пропавшие кнопки или неверные цифры.
Признаки, что дело в кэше: - у коллеги всё работает, а у вас нет; - изменения в настройках не отображаются; - интерфейс поехал после обновления; - в другом браузере или в режиме инкогнито всё нормально.
Как сбросить в браузере. Обновить страницу с игнорированием кэша — сочетанием клавиш Ctrl+F5 (на Mac — Cmd+Shift+R). Если не помогло — очистить кэш браузера полностью через его настройки.
Как сбросить в мобильном приложении. В настройках приложения есть очистка кэша. Это безопасная операция: удаляются только временные файлы, данные портала не трогаются.
Как сбросить в десктопном приложении. Обычно через выход и повторный вход либо через настройки приложения.
Важно: очистка кэша ничего не удаляет из портала. Это операция на стороне вашего устройства, коллег она не касается.
Место на диске: что реально его занимает
Объём хранилища зависит от тарифа, и рано или поздно он заканчивается. Прежде чем чистить наугад, посмотрите, что именно занято.
Обычный рейтинг «пожирателей места»:
1. Записи разговоров. Почти всегда первое место. Компания на десять менеджеров с телефонией накапливает их очень быстро. Решение — правило хранения: например, три месяца, а важные разговоры сохранять отдельно.
2. Файлы в чатах. Пересланные картинки, скриншоты, документы. Их никто не помнит и не удаляет.
3. Старые версии файлов. Каждая перезапись документа сохраняет предыдущую версию. На активных файлах их накапливаются десятки.
4. Вложения в задачах и сделках. Особенно фотографии с объектов и сканы.
5. Корзина. Удалённое место всё ещё занимает, пока корзина не очищена.
6. Личные диски сотрудников. Включая уволенных, если их не разобрали.
Порядок действий: посмотреть статистику использования диска → начать с записей разговоров и корзины → потом старые версии → потом чаты.
Чистка данных в CRM
Третий сценарий: место есть, но в CRM невозможно работать из-за мусора.
Что обычно чистят:
Дубли — контакты, компании и лиды, задвоенные каналами и импортами.
Пустые карточки — контакты без телефона, почты и мессенджера. Обычно наследие старых импортов, работать с ними всё равно нельзя.
Мусорные лиды — созданные автоматически из спама, если когда-то было включено автосоздание лидов из писем.
Тестовые данные — сделки «Тест», контакты «Проверка», оставшиеся после внедрения.
Зависшие сделки — годами висящие в промежуточных стадиях. Их не удаляют, а закрывают с причиной, иначе испортится статистика.
Правило номер один: перед любой массовой чисткой сделайте выгрузку. Объединение и удаление необратимы, а среди мусора почти всегда обнаруживаются реальные записи.
Правило номер два: не удаляйте, а архивируйте, если такая возможность есть. Особенно это касается сделок и клиентов — история продаж имеет ценность.
Чего чистить не надо
Несколько вещей, которые удаляют по незнанию и потом жалеют.
Историю по клиентам. Даже по тем, кто давно не покупал. Это материал для повторных продаж.
Завершённые сделки. Из них строится вся аналитика. Если мешают в списке — фильтруйте, а не удаляйте.
Закрытые задачи. Иногда нужны для разбора спорных ситуаций.
Записи разговоров по проблемным клиентам. Именно они однажды и понадобятся.
Группы завершённых проектов. Архивируйте, но не удаляйте: там документация и переписка.
Общий принцип: удалять стоит только то, что заведомо не несёт информации — дубли, пустышки, спам, тесты.
Ситуации из практики
«Портал показывает старые данные». Кэш браузера. Ctrl+F5 решает вопрос в 90% случаев.
«Закончилось место». Смотрите записи разговоров и корзину. Обычно там больше половины занятого объёма.
«Мобильное приложение тормозит». Очистка кэша приложения. Данные при этом не пропадут.
«Удалили лишнее». Проверьте корзину — оттуда можно восстановить. Если корзина уже очищена, помогут только резервные копии, если они настроены.
«В CRM невозможно найти актуальных клиентов». Нужна не очистка, а сегментация: разметить активных и спящих, а не удалять.
«После чистки пропала статистика». Классика удаления завершённых сделок. Восстановить аналитику невозможно.
Порядок регулярного обслуживания
Раз в квартал, полчаса:
- Посмотреть, чем занят диск.
- Очистить корзину, предварительно проверив содержимое.
- Применить правило хранения записей разговоров.
- Проверить учётные записи: уволенные, приглашённые, тестовые.
- Запустить поиск дублей.
- Просмотреть сделки без движения дольше трёх месяцев — закрыть с причиной.
- Проверить, не выросли ли личные диски сотрудников.
Это несравнимо дешевле, чем разгребать всё раз в три года.
Частые вопросы
Очистка портала — работа, которую проще делать понемногу и регулярно, чем героически раз в несколько лет. И которую точно не стоит начинать с удаления того, что кажется лишним.