Создать задачу в Битрикс24 — дело двадцати секунд. Проблема в другом: через месяц в портале висит двести задач, половина просрочена, никто не помнит, зачем их ставили, и сотрудники снова договариваются в чате.
Дело почти никогда не в лени. Дело в том, как задачи ставят: без понятного результата, без срока, без ответственного или сразу на пятерых.
Разберём, как создать задачу в Битрикс24 технически — и как её сформулировать, чтобы она не превратилась в мусор в списке.
Как создать задачу: три способа
Из раздела «Задачи и проекты». Основной путь: открываете раздел и нажимаете создание задачи. Подходит, когда задача самостоятельная и не привязана к клиенту.
Из карточки CRM. Прямо из сделки, лида, контакта или компании. Задача сразу связана с клиентом, и в его карточке видно всю работу по нему. Так нужно ставить всё, что касается конкретной сделки — перезвонить, отправить договор, съездить на замер.
Из чата или сообщения. Обсуждение в чате превращается в задачу, не теряя контекста. Удобно, когда договорённость возникла спонтанно, — а именно так она обычно и теряется.
Плюс два быстрых варианта: скопировать похожую задачу или создать её из шаблона, если работа повторяется.
Кто есть кто в задаче
Здесь путаются чаще всего, а от этого зависит, дойдёт ли дело до результата.
Постановщик — тот, кто ставит задачу и принимает результат. По умолчанию это сотрудник, который создал задачу.
Исполнитель — тот, кто отвечает за выполнение. Исполнитель у задачи всегда один. Это принципиально: как только ответственных двое, ответственных нет вообще.
Соисполнитель — помогает исполнителю, но не отвечает за итог.
Наблюдатель — просто следит за ходом работы, ничего не делает. Сюда добавляют руководителя или смежный отдел.
Практическое правило: если хочется поставить задачу «на отдел», остановитесь. Назначьте одного исполнителя, а остальных добавьте соисполнителями или наблюдателями. Иначе задача будет вечно ждать, пока кто-нибудь возьмётся.
Что заполнить, кроме названия
Название — это результат, а не процесс. «Позвонить Иванову» — плохо, непонятно, когда закончено. «Согласовать с Ивановым дату монтажа» — хорошо, результат проверяем.
Описание — контекст, а не пересказ названия. Что уже сделано, где лежат файлы, к кому идти с вопросами. Задача без контекста возвращается вопросами в чат, и вы экономите минуту при постановке, чтобы потратить двадцать на переписку.
Срок. Задача без срока не выполняется никогда — она просто лежит. Если реального дедлайна нет, значит, и задача не нужна.
Чек-лист. Для работ из нескольких шагов. Видно прогресс, и исполнитель не забывает половину.
Файлы. Всё нужное прикладывайте сразу, а не «скину потом в чат».
Связь с CRM. Если задача про клиента — привяжите к сделке.
Контроль результата: главная настройка
При создании задачи можно включить контроль результата. Это меняет весь сценарий завершения.
Без контроля: исполнитель нажимает «Завершить» — задача сразу переходит в статус «Завершена» и закрывается.
С контролем: исполнитель нажимает «Завершить», задача переходит в статус «Ждёт контроля» и возвращается постановщику. Тот проверяет результат и либо принимает, либо отправляет на доработку.
Когда что использовать? Контроль нужен там, где важно качество, а не факт закрытия: подготовка документов, работа с клиентом, любые задачи новичкам. Для рутины вроде «занести данные» он только замедляет.
Отдельно стоит знать статус «Отложена». Он для случая, когда задачу пока делать не нужно — ждём решения или результата другой работы. Задача уходит из активных, но остаётся в списке и не портит статистику просрочек.
Режим «Сроки» — самый полезный вид в задачах
Отдельно про то, как на задачи смотреть. У раздела пять режимов просмотра: Список, Сроки, Мой план, Календарь и Гант. По умолчанию открывается список — и это худший вариант для ежедневной работы: в нём всё вперемешку, и просроченное теряется среди того, что горит послезавтра.
Переключитесь на режим «Сроки» — в большинстве компаний это единственный вид, который реально нужен сотруднику каждый день.
Задачи в нём сами раскладываются по колонкам в зависимости от крайнего срока:
- Просрочены
- На сегодня
- На этой неделе
- На следующей неделе
- Больше двух недель
- Без срока
- Завершены
Ключевое здесь — распределение автоматическое. Вам не нужно ничего сортировать и фильтровать: задача сама переезжает из «Больше двух недель» в «На этой неделе», потом в «На сегодня», а если её не сделали — в «Просрочены». То есть по мере приближения дедлайна она сама всплывает наверх и попадает в поле зрения.
Практический эффект простой: первая колонка — это список того, что вы уже сорвали. Не нужно строить отчёты и вспоминать, что где обещали. Открыл раздел — увидел просрочку. Руководителю достаточно раз в день посмотреть на эту колонку у своего отдела, чтобы понимать реальное положение дел.
Ещё два удобных момента:
Цветовые индикаторы. Задачи со сроком сегодня подсвечиваются оранжевым, завтра — зелёным. Видно, что горит, не открывая карточку.
Перетаскивание меняет срок. Перенесли задачу из «На сегодня» в «На следующей неделе» — дедлайн сдвинулся автоматически, руками в карточке править не нужно. При переносе в «На следующей неделе» и «Больше двух недель» ставится последний рабочий день соответствующей недели.
Отдельно обратите внимание на колонку «Без срока». Если она разрослась — значит, в компании принято ставить задачи без дедлайна, и это прямая дорога к тому, что их не сделают. Разберите её один раз и договоритесь, что задача без срока не ставится.
Режим доступен и в веб-версии, и в мобильном приложении — там он переключается через три точки в нижнем меню.
Как ставить задачи, чтобы их выполняли
Технику вы теперь знаете. Дальше начинается то, из-за чего задачи в Битрикс24 либо приживаются, либо нет.
Одна задача — один результат. «Подготовить отдел к переезду» — это не задача, это проект. Разбейте на конкретные шаги, каждый со своим исполнителем и сроком.
Ставьте задачу тому, кто может её выполнить. Звучит очевидно, но половина зависших задач висит на людях, у которых нет ни данных, ни полномочий.
Не ставьте задачу вместо разговора. Если вопрос решается за минуту в чате — решите его в чате. Портал, забитый мелочью, обесценивает действительно важные задачи.
Договоритесь, кто может двигать сроки. По умолчанию исполнитель может менять дедлайн сам. Если сроки постоянно уезжают, это чинится не разговорами, а правами: забираете у роли «Менеджер» разрешение менять срок, и перенос становится возможен только через постановщика.
Проверяйте, что задачу приняли. Поставили и забыли — самая частая ошибка руководителя. Для этого и существует контроль результата.
Ситуации из практики
«Сотрудники не заходят в задачи». Обычно потому, что задачи ставят все и обо всём, включая ерунду. Начните с одного отдела и одного типа работ — например, только клиентские задачи из CRM. Когда люди увидят пользу, остальное подтянется.
«Задача есть, а работы нет». Проверьте формулировку: если по названию непонятно, что считать выполненным, исполнитель откладывает её на потом. Каждый раз.
«Все задачи просрочены». Часто это не срыв сроков, а привычка ставить дедлайн «на вчера» по любому поводу. Просрочка должна что-то значить — иначе на красные счётчики перестают смотреть. Начните с колонки «Просрочены» в режиме «Сроки»: разберите её до нуля один раз, и дальше она станет рабочим индикатором, а не фоном.
«Не вижу, что горит». Почти всегда человек сидит в режиме списка. Один раз переключите отдел на режим «Сроки» — вопрос снимается без единого регламента.
«Поставил задачу, а её не видят». Дело в правах или в том, что человек не участник задачи. Проверьте, назначен ли он исполнителем и есть ли у него доступ к группе или проекту.
«Задачи дублируют сделки». Если по каждой сделке заводится задача «работа с клиентом» — вы просто ведёте одну и ту же работу дважды. Задача нужна там, где есть конкретное действие с результатом, а сама сделка живёт своей стадией.
Регламент постановки задач: без него ничего не заработает
Самая дорогая ошибка при внедрении — включить задачи и разойтись, не договорившись о правилах. Через две недели один сотрудник ставит задачи в проекте «Срочное», другой пишет в общий чат, третий держит в заметках на телефоне. Формально система есть, фактически работы в ней нет.
Лечится это не обучением по интерфейсу, а регламентом. Причём коротким — если он не помещается на страницу, его не прочитают.
Что в нём должно быть:
Что считается задачей, а что нет. Например: всё, что дольше 15 минут или требует результата от другого человека, — задача. Всё остальное — чат. Без этой границы портал забивается мелочью, и на её фоне теряется важное.
Обязательные поля. Минимум — исполнитель и срок. Задача без дедлайна не ставится, это правило без исключений.
Как формулируется название. Результат, а не процесс. Проще всего дать команде три примера «было / стало» — это работает лучше любого объяснения.
Кто может двигать срок. Если ответ «исполнитель» — сроки будут уезжать. Обычно право переноса оставляют за постановщиком, и это подкрепляется настройкой прав, а не уговорами.
Что делать с задачей, которую не успеваешь. Не молчать до дедлайна, а перевести в «Отложена» или написать постановщику. Это самый нарушаемый пункт и самый важный.
Где живут задачи. Клиентские — в CRM из сделки. Проектные — в группе проекта. Личные — у себя. Если этого не проговорить, всё окажется в одной куче.
Регламент имеет смысл только вместе с одним условием: руководитель сам работает по нему. Если он продолжает раздавать поручения голосом в мессенджере, портал не приживётся никогда, сколько ни настраивай.
Как внедрять, чтобы не бросили через месяц
Порядок, который работает у большинства компаний:
Первая неделя — один отдел и один тип задач. Не весь портал сразу. Например, только клиентские задачи из CRM в отделе продаж. Люди осваивают механику на узком участке, где польза очевидна.
Вторая неделя — регламент и разбор. Собираетесь на полчаса, смотрите реальные задачи, которые поставили: где формулировка непонятная, где срок «на вчера», где исполнителей двое. Правите на живых примерах, а не в теории.
Третья неделя — уведомления. К этому моменту людей уже начинает раздражать поток оповещений. Настраиваете, что приходит, а что нет — иначе через месяц сотрудники отключат всё разом, включая важное.
Дальше — расширение. Второй отдел, потом проектные задачи, потом автоматизация.
Отдельно про обучение: без него люди тормозят, ошибаются и начинают винить «кривую систему». Час живого показа на реальных задачах компании стоит десяти инструкций.
Что настроить, чтобы задачи ставились сами
Самое ценное — там, где задача возникает без участия человека:
- Роботы в CRM. Сделка перешла на нужную стадию — задача поставлена автоматически, с исполнителем и сроком.
- Шаблоны задач. Повторяющаяся работа создаётся из готового шаблона со всеми чек-листами.
- Регулярные задачи. Еженедельный отчёт, ежемесячная сверка — ставятся по расписанию.
- Задача из письма или чата. Обращение клиента сразу превращается в задачу с контекстом.
Именно это отличает «мы ведём задачи в Битрикс24» от «у нас автоматизирована работа».
Частые вопросы
Задачи — тот инструмент, который либо становится рабочим языком компании, либо превращается в кладбище напоминаний. Разница целиком в том, как их формулируют и кто за ними следит.