Календарь в портале обычно игнорируют: у всех уже есть свой — в телефоне, в почте, в голове. В результате встречи назначаются в переписке, переговорная занимается по факту прихода, а узнать, свободен ли коллега, можно только спросив.
При этом календарь в Битрикс24 полезен ровно тем, чем не может быть полезен внешний: он видит задачи, сделки, отсутствия и переговорные комнаты одновременно.
Какие календари есть
Личный календарь — ваши события. Видимость настраивается: можно показывать коллегам занятость без деталей.
Календарь компании — общие события: собрания, праздники, корпоративные мероприятия.
Календарь группы или проекта — встречи команды, привязанные к проекту.
Календари ресурсов — переговорные, автомобили, оборудование. То, что бронируется.
Плюс в календарь подтягиваются задачи с датами и дела из CRM — звонки и встречи, запланированные по сделкам. Это и есть главное отличие от внешнего календаря: вы видите не только встречи, но и всю запланированную работу.
Как создать встречу
Простой сценарий: открыли календарь, выбрали время, указали название, добавили участников, сохранили.
Что стоит заполнять, кроме названия и времени:
Участники. При добавлении видно их занятость — система показывает, у кого в это время уже что-то есть. Это снимает половину переписки «когда тебе удобно».
Место. Переговорная из списка ресурсов либо ссылка на видеоконференцию.
Описание с повесткой. Встреча без повестки — это встреча, которая займёт вдвое больше времени.
Напоминание. За 15 минут или за день, в зависимости от типа встречи.
Привязка к CRM. Если встреча с клиентом — планируйте её как дело в сделке. Тогда она попадёт и в календарь, и в историю работы с клиентом.
Последний пункт стоит выделить: встреча с клиентом, назначенная из календаря, а не из сделки, не попадёт в карточку. Через полгода никто не вспомнит, что вы вообще ездили.
Синхронизация с внешними календарями
Самый частый практический вопрос: люди не готовы отказываться от привычного календаря в телефоне.
Битрикс24 синхронизируется с внешними календарями по стандартному протоколу CalDAV — это касается Яндекс Календаря, календарей на iPhone и Mac, и других сервисов, поддерживающих этот стандарт.
Что даёт синхронизация:
- события из портала видны в телефоне;
- события из личного календаря видны коллегам как занятость;
- не нужно вести два календаря параллельно.
О чём стоит подумать заранее:
Двусторонняя или односторонняя. Обычно нужна двусторонняя, но тогда личные события тоже поедут в портал. Если это нежелательно — заводите отдельный календарь под работу.
Приватность. Настройте, что видят коллеги: только занятость или подробности события.
Задержка. Синхронизация не мгновенная. Если встречу перенесли за пять минут до начала, в телефоне это может отобразиться не сразу.
Бронирование переговорных и ресурсов
Функция, которая решает бытовой конфликт в любом офисе от десяти человек.
Как это устроено: переговорная заводится как ресурс со своим календарём. При создании встречи вы её бронируете, и в это время её больше никто не займёт.
Что можно бронировать кроме переговорных: служебный автомобиль, проектор, оборудование, рабочие места при гибком графике.
Практические детали:
Заведите правило отмены. Забронировали и не пришли — снимайте бронь. Иначе через месяц все комнаты заняты «на всякий случай».
Ограничьте длительность. Бронь на весь день блокирует ресурс для остальных.
Настройте, кто может бронировать. Не всегда это нужно всем.
Ситуации из практики
«Назначаем встречи в переписке». Пять сообщений «когда удобно?» заменяются одним взглядом на занятость. Экономия времени заметна с первой недели.
«Пришли на встречу — переговорная занята». Ресурсы не заведены или бронируются не всеми. Работает только если правило общее.
«Встречу с клиентом провели, в CRM пусто». Встреча создавалась в календаре, а не как дело в сделке. Для клиентских встреч это принципиально.
«Веду календарь в телефоне, портал не смотрю». Настройте синхронизацию — и вопрос снимается. Заставлять людей вести два календаря бесполезно.
«Не видно, кто в отпуске». Календарь и график отсутствий — разные вещи, но отсутствия отображаются и в календаре. Проверьте, что график заполняется.
«Задачи не видно в календаре». Отображаются задачи с датами. Если у задач нет сроков, показывать нечего.
Что настроить один раз
- Заведите переговорные и другие ресурсы как объекты бронирования.
- Настройте рабочее время компании — от него зависят подсказки при планировании.
- Определите, что видят коллеги в вашем календаре: занятость или детали.
- Подключите синхронизацию с внешними календарями тем, кто ей пользуется.
- Договоритесь, что клиентские встречи планируются из сделки.
- Настройте напоминания по умолчанию.
- Заведите календарь компании для общих событий.
Частые вопросы
Календарь — инструмент, который начинает приносить пользу только когда им пользуются все. Один человек, ведущий календарь в блокноте, ломает планирование всей команде.