Вопрос «а Петров в отпуске или заболел?» — самый частый в чатах компаний, у которых портал уже есть, а график отсутствий не настроен. За ним следом идут задачи, поставленные человеку, которого две недели не будет, и сорванные сроки, о которых узнают постфактум.
Решается это парой настроек. Разберём и быстрый способ — просто отметить, что вы в отпуске, — и системный, когда отпуск оформляется заявлением и попадает в общий график.
Быстрый способ: поставить статус «в отпуске»
Самый простой вариант, который ищут чаще всего. Сотрудник сам отмечает, что его не будет, — и это видят коллеги.
Статус отсутствия ставится в вашем профиле: открываете свой профиль в портале и указываете, что уходите в отпуск, с датами начала и окончания. После этого рядом с вашим именем в чатах, задачах и ленте коллеги видят пометку, что вы отсутствуете, и до какого числа.
Это решает бытовую часть проблемы: человеку не пишут впустую и не ждут от него ответа. Но для компании этого мало — руководитель по-прежнему не видит общей картины, а кадровик не знает, кто и когда уходит.
Системный способ: график отсутствий
График отсутствий — отдельный инструмент портала, где видно всех сотрудников и периоды, когда их нет. Не только отпуска: командировки, больничные, удалённая работа, отгулы — типы отсутствий настраиваются под вашу компанию.
Что это даёт на практике:
- руководитель видит, кто будет отсутствовать в нужную неделю, до того как распределит работу;
- отдел не остаётся без людей в один и тот же период — пересечения видно заранее;
- кадровик получает готовый календарь отпусков, а не переписку в мессенджере;
- отсутствия видны в календаре, и планирование встреч перестаёт быть лотереей.
Права здесь настраиваются отдельно: обычно сотрудник видит свой отдел, руководитель — свою вертикаль, кадровик — всю компанию. Это тот случай, когда стоит заранее решить, кто что видит, потому что данные чувствительные.
Заявление на отпуск через бизнес-процесс
Третий уровень — когда отпуск не просто отмечается, а согласуется.
В Битрикс24 для этого есть процессы в ленте новостей: сотрудник заполняет заявление с датами, оно уходит руководителю, после согласования — кадровику, и отпуск попадает в график. Всё фиксируется: кто подал, когда согласовали, кто утвердил.
Что важно продумать при настройке:
Согласующий — по роли, а не по имени. Не «Иванова», а «руководитель отдела автора». Иначе процесс сломается, как только Иванова сама уйдёт в отпуск.
Замещение на время отсутствия. Если согласующий в отпуске, заявление должно уходить выше или его заместителю. Без этого процессы виснут именно в сезон отпусков — то есть тогда, когда они нужнее всего.
Срок на согласование. Заявление, которое неделю лежит без ответа, возвращает всех обратно в мессенджер.
Автоматическая отметка в графике. Смысл процесса в том, чтобы после согласования отсутствие появлялось в графике само, без ручного переноса кадровиком.
Это классический первый бизнес-процесс для компании: понятный всем, с быстрым эффектом и без рисков. На нём удобно приучать людей к тому, что заявки живут в портале.
Как это выглядит в работающей компании
Чтобы было понятно, ради чего всё настраивается, вот как отсутствия живут в компании на 40–50 человек, где это доведено до конца.
Сотрудник в июне открывает график и видит, что коллега по отделу уже занял вторую половину июля. Выбирает другие даты — конфликт не возник, потому что он его увидел до подачи заявления, а не после отказа.
Подаёт заявление в портале. Оно уходит руководителю, тот согласует за день. Дальше кадровик получает задачу оформить приказ, а отсутствие само появляется в графике.
За неделю до отпуска срабатывает напоминание: передать дела. Сделки менеджера временно переназначаются на замещающего, задачи с дедлайном внутри отпуска — тоже. Клиент, который позвонит в это время, попадёт на живого человека, а не в пустоту.
В день начала отпуска у сотрудника автоматически появляется статус отсутствия. Коллеги видят его в чатах и при выборе исполнителя задачи.
Разница с «Excel-вариантом» не в красоте, а в том, что ни один шаг здесь не держится на чьей-то памяти. В таблице всё работает ровно до первого человека, который забыл её обновить.
Отраслевая специфика
Производство и стройка. Здесь отпуска нельзя ставить как попало: если одновременно уходят двое из четырёх монтажников, встают объекты. Полезно ограничивать долю одновременно отсутствующих в отделе и согласовывать график заранее, на год.
Услуги с записью клиентов — салоны, клиники, сервисы. Отпуск мастера должен закрывать его слоты в записи, иначе клиенты запишутся к тому, кого не будет. Это связывается с онлайн-записью.
Компании с сезонностью. Если пик приходится на лето, договорённость об отпусках должна фиксироваться зимой — и график в портале как раз то место, где это видно всем.
Удалённые сотрудники. Для них статус отсутствия важнее, чем для офиса: коллеги физически не видят, что человека нет за столом.
Про 1С и кадровый учёт
Частый вопрос: заменяет ли это кадровую программу. Нет, не заменяет.
Битрикс24 закрывает оперативную часть: кто когда отсутствует, кто согласовал, кому передали дела. Приказы, стаж, расчёт отпускных, остаток дней — это 1С:ЗУП или другая кадровая система.
Практический смысл связки: заявление подаётся и согласуется в портале, а данные передаются в кадровую программу — вместо того чтобы кадровик переносил их руками из переписки. Настраивается это интеграцией, и имеет смысл, когда отпусков в месяц больше десятка. Для компании на 15 человек проще оставить как есть.
Ситуации из практики
«Поставили задачу человеку в отпуске». Самая частая и самая обидная. Лечится не дисциплиной, а тем, что статус виден прямо в интерфейсе при выборе исполнителя.
«Два менеджера ушли в отпуск одновременно». Классика лета. График отсутствий показывает пересечения до того, как оба заявления согласованы.
«Отпуска ведём в Excel». Работает ровно до момента, когда файл кто-то не обновил. Плюс в Excel не видно, что человек сегодня на больничном, — а это половина реальных отсутствий.
«Клиент звонит, а его менеджер в отпуске». Здесь график отсутствий связывается с CRM: на время отпуска сделки временно переназначаются, и клиент не ждёт две недели.
«Сотрудник поставил статус, но его всё равно дёргают». Проверьте, что человек указал именно период отсутствия, а не просто написал в чат. Статус работает только тогда, когда он проставлен в профиле.
«Кадровик просит бумажное заявление». Одно другому не мешает: процесс в портале фиксирует согласование и даты, а печатную форму можно формировать по шаблону документа из тех же данных.
С чего начать, если ничего не настроено
- Попросите всех проставлять статус отсутствия в профиле — это работает сразу и ничего не требует.
- Включите график отсутствий и заведите нужные типы: отпуск, больничный, командировка, удалёнка.
- Настройте права: кто какой отдел видит.
- Сделайте бизнес-процесс заявления на отпуск — с согласованием по роли и сроком.
- Свяжите отпуск с распределением работы: кто подхватывает сделки и задачи на время отсутствия.
Первые два пункта делаются за час и уже снимают большую часть вопросов в чате.
Частые вопросы
Отпуска — та мелочь, которая каждое лето превращается в постоянный источник срывов. Настройка занимает несколько часов, а вопрос «кто сегодня на месте?» закрывает навсегда.