Структура компании выглядит как декоративный раздел — красивая схема, кто где работает. На практике это фундамент, от которого зависит половина настроек портала, и почти в каждом запущенном Битрикс24 она заполнена неправильно.
Разберём, на что она влияет и как её собрать так, чтобы всё остальное работало.
На что реально влияет структура
Не на схему в разделе «Сотрудники», а на вполне конкретные вещи.
Права доступа в CRM. Уровни «Своего отдела» и «Подотделов отдела» вычисляются именно по структуре. Если менеджер формально числится в «Общем», роль на отдел продаж ему ничего не даст.
Роль руководителя в задачах. Она назначается автоматически руководителям отделов. Не назначен руководителем — не получит прав видеть задачи подчинённых.
Отчёты по отделам. Любая аналитика в разрезе подразделений строится по структуре.
Бизнес-процессы. Согласующий «руководитель отдела автора» определяется по структуре. Не заполнена — процесс не знает, кому отправить заявку.
График отсутствий. Кто чьи отпуска видит и согласует.
Уведомления. Часть сценариев адресуется по подчинению.
Отсюда правило, которое мы повторяем на каждом внедрении: сначала структура, потом всё остальное. Настраивать права до неё бессмысленно.
Как собрать структуру
Отделы. Заводятся по реальным подразделениям, с вложенностью. «Коммерческий департамент → Отдел продаж → Группа розницы» — нормальная структура. Плоский список из пятнадцати отделов на одном уровне — обычно признак того, что структуру не продумывали.
Руководитель отдела. Назначается для каждого подразделения. Это не почётное звание, а техническая роль, от которой зависят права. Отдел без руководителя — дыра в правах и процессах.
Сотрудники. Каждый — в своём отделе. Никого в «Общем», если он там фактически не работает.
Подчинение. Вытекает из структуры автоматически: руководитель отдела — начальник для всех, кто в нём и во вложенных подразделениях.
Практический совет: не копируйте оргструктуру из штатного расписания дословно. В штатке может быть двадцать формальных подразделений по одному человеку. В портале нужна структура, отражающая реальное подчинение и потоки работы.
Типичные проблемы
Сотрудник в двух отделах. Бывает: человек работает и в продажах, и в маркетинге. Технически он может состоять в нескольких подразделениях, но помните — права при этом складываются, и результат стоит проверять на живом сотруднике.
Матричное подчинение. Проектный менеджер подчиняется и функциональному руководителю, и руководителю проекта. Структура компании такое отражает плохо. Решение — основное подчинение в структуре, проектное через рабочие группы, где у проекта свой владелец.
Руководитель, который сам продаёт. РОП одновременно ведёт своих клиентов и руководит отделом. Здесь важно, чтобы он был именно руководителем подразделения, иначе получит права уровня «Свои» и не увидит отдел.
Филиалы. Заводятся отдельными ветками структуры. Это позволяет разграничить доступ между городами и строить отчёты по регионам.
Внешние люди. Подрядчикам и клиентам не место в структуре компании. Для них есть экстранет.
Права на саму структуру
Отдельная настройка, о которой забывают: кто может редактировать структуру компании.
Право должно быть у администратора и, возможно, у HR. Рядовым сотрудникам оно не нужно категорически: перемещение себя в другой отдел меняет объём доступа к данным.
Также настраивается, кто вообще видит структуру. В большинстве компаний её видят все — это нормально и полезно для новичков. Но если у вас закрытая информация о подразделениях, видимость ограничивается.
Что делать при изменениях
Компания меняется, и структура должна меняться вместе с ней. Что важно помнить:
После перевода сотрудника в другой отдел его элементы CRM нужно пересохранить, чтобы доступ пересчитался. Иначе некоторое время он будет видеть не то, что ожидается.
При смене руководителя проверьте, что новый назначен именно руководителем подразделения, а не просто переведён в отдел.
При создании нового отдела сразу назначайте руководителя и проверяйте, какие роли CRM на него распространяются.
При увольнении руководителя назначайте преемника до того, как отключите учётную запись, — иначе процессы согласования зависнут.
Ситуации из практики
«РОП не видит сделки отдела». Первое, что проверяем, — назначен ли он руководителем подразделения в структуре. В половине случаев дело именно в этом, а не в ролях CRM.
«Заявка на отпуск ушла не тому». Процесс адресует «руководителю автора», а у автора руководитель не назначен или назначен не тот.
«Отчёт по отделам показывает ерунду». Часть сотрудников висит вне отделов, их продажи не попадают ни в одну строку.
«Новый сотрудник не видит ничего». Не поставлен в отдел. Права выданы подразделению, а он в нём не состоит.
«В структуре сорок отделов на десять человек». Скопировали штатное расписание. Нужна рабочая структура, а не формальная.
«Перевели менеджера, а он видит старые сделки». Нужно пересохранить элементы после перевода.
Порядок настройки
- Нарисуйте реальную структуру на бумаге: кто кому подчиняется по факту.
- Заведите отделы с вложенностью, а не плоским списком.
- Назначьте руководителя каждому подразделению.
- Распределите сотрудников по отделам, проверьте, что в «Общем» никого не осталось.
- Ограничьте право редактировать структуру.
- Только после этого настраивайте роли в CRM и правах задач.
- Проверьте результат на трёх живых сотрудниках: менеджере, руководителе и сотруднике смежного отдела.
Частые вопросы
Структура компании — самая скучная настройка портала и одновременно та, без которой не работает ничего остального. Полдня на её приведение в порядок экономят недели разбирательств с правами.