Как добавить сотрудника в Битрикс24: пригласить, настроить и не забыть уволить

Добавить человека в портал — дело трёх минут. Проблема в том, что на этом обычно всё и заканчивается.

Через неделю выясняется: новый менеджер не видит сделок, потому что висит в отделе «Без отдела»; он не получает уведомлений, потому что не заполнил профиль; а руководитель не может поставить ему задачу, потому что тот числится в другой вертикали. И наоборот — человек, который уволился три месяца назад, до сих пор занимает лицензию и имеет доступ к базе клиентов.

Разберём, как заводить людей правильно — и как правильно их выводить.

Пять способов пригласить сотрудника

В Битрикс24 приглашение работает по-разному в зависимости от того, одного человека вы заводите или пятнадцать.

По ссылке. Вы генерируете ссылку-приглашение и отправляете её любым способом — в мессенджере, письмом, в общий чат. Удобная деталь: сотрудник, перешедший по ссылке, автоматически попадает в тот отдел, к которому ссылка привязана. Это лучший способ для набора в конкретное подразделение.

По email или SMS. Вы вводите почту или номер телефона, человек получает приглашение. Важный момент: указанные почта или номер становятся его логином для входа. Ошиблись в цифре — сотрудник не сможет войти, и придётся исправлять данные через администратора.

Массовое приглашение. Вводите несколько номеров разом — подходит, когда набираете группу: колл-центр, смену, новый отдел.

Регистрация вручную. Вы сами заполняете данные сотрудника и можете не отправлять приглашение вообще. Годится, когда нужно подготовить структуру заранее — например, завести всех до запуска портала, чтобы люди в первый день увидели готовую компанию, а не пустой список.

Приглашение специалиста по внедрению. Отдельный тип приглашения для консультанта компании-партнёра, который помогает настроить портал. Это правильный способ дать доступ подрядчику — не выдавая ему учётку сотрудника и не раздавая права администратора.

В мобильном приложении к этим способам добавляется приглашение по QR-коду — удобно, когда человек стоит рядом.

Кто может приглашать и почему это стоит ограничить

По умолчанию приглашать сотрудников в Битрикс24 могут все пользователи. Администратор может ограничить это право через настройки структуры компании.

Стоит ли ограничивать? Если в компании больше 15–20 человек — да. Иначе через полгода в портале обнаруживаются учётки, о которых никто не знает: кто-то пригласил стажёра, кто-то — знакомого фрилансера «на пару дней». Каждая такая учётка — это лицензия и доступ к данным.

Разумная схема: приглашать могут администратор и HR, остальные — присылают заявку.

Что происходит после отправки приглашения

В разделе «Сотрудники» есть два счётчика, которые стоит держать в поле зрения:

• «Приглашены» — люди, которые ещё не приняли приглашение. Счётчик видят администраторы и те, кто отправлял приглашение.
• «Ждут подтверждения» — те, кто зарегистрировался, но нуждается в одобрении администратора. Этот счётчик видят только администраторы.

Второй пункт — частая причина ситуации «я зарегистрировался, но меня нет в портале». Человек всё сделал правильно, просто его заявку никто не подтвердил.

Администратор может повторно отправить приглашение, изменить контактные данные, подтвердить доступ или отказать в нём.

Чек-лист первого дня: что сделать сразу после приглашения

Приглашение — это только вход в дверь. Дальше нужно посадить человека на его место.

1. Поставьте в отдел. Не в «Общий», а в реальный. От этого зависят права в CRM, задачи руководителя, отчёты и график отсутствий.
2. Проверьте, кто его руководитель. Уровни доступа «своего отдела» и «подотделов» Битрикс24 считает по структуре компании. Если руководитель не назначен, права будут работать неправильно.
3. Назначьте роль в CRM. Правильнее — через роль отдела, тогда следующему новичку ничего настраивать не придётся.
4. Проверьте права в задачах. Может ли он ставить задачи коллегам, менять сроки, видеть задачи отдела.
5. Подключите рабочую почту. Чтобы переписка с клиентами сразу шла через портал, а не через личный ящик.
6. Добавьте в нужные чаты и рабочие группы. Это не автоматически — по умолчанию человек попадает только в общие каналы.
7. Настройте телефонию, если он звонит клиентам: внутренний номер, запись разговоров, права на прослушивание.
8. Попросите заполнить профиль — фото, должность, телефон. Звучит как мелочь, но в портале на 50 человек безымянные аватарки реально мешают работать.
9. Дайте базу знаний. Если у вас есть регламенты в портале — покажите, где они. Если нет, это хороший повод их завести.

Эти девять пунктов удобно оформить как бизнес-процесс приёма сотрудника — тогда в день оффера задачи автоматически разлетятся кадровику, системному администратору и руководителю.

Ситуации, которые встречаются постоянно

Новый менеджер вышел, а сделок не видит. Почти всегда причина в структуре: человека пригласили, но не поставили в отдел продаж. Права выданы отделу, а он в нём не состоит.

Набираем десять человек в колл-центр. Не приглашайте поштучно. Сделайте ссылку-приглашение на отдел колл-центра и разошлите её одну на всех — люди сами придут в нужное подразделение.

Нужен доступ подрядчику или внешнему бухгалтеру. Не заводите его обычным сотрудником. Для внешних людей есть экстранет — они видят только те группы и проекты, куда их явно пригласили, и не видят структуру компании и внутреннюю ленту. Для подрядчика, который настраивает портал, есть отдельное приглашение специалиста по внедрению.

Сотрудник работает на два отдела. В структуре компании человек может состоять в нескольких подразделениях. Но помните: права при этом складываются по определённым правилам, и результат бывает неожиданным. После такой настройки обязательно проверьте, что человек реально видит.

«Мне не приходит приглашение». Проверьте по порядку: правильно ли указаны почта или номер, не улетело ли письмо в спам, не висит ли человек в счётчике «Ждут подтверждения». В большинстве случаев дело в одном из трёх.

Человек уже был в портале раньше и вернулся. Не создавайте вторую учётную запись — восстановите старую. Иначе его прошлые сделки, задачи и переписка останутся привязаны к «мёртвому» профилю.

Как работать со списком сотрудников

Раздел «Сотрудники» — это не просто телефонная книга. Здесь удобно делать регулярную ревизию портала:

• посмотреть, кто в каком отделе и кто чей руководитель;
• найти учётки без отдела — почти всегда это забытые или ошибочно заведённые люди;
• проверить, сколько человек занимают лицензии;
• увидеть приглашённых, которые так и не вошли за последние месяцы.

Возьмите за правило раз в квартал проходить по этому списку. Занимает двадцать минут, а находится обычно многое.

Увольнение: самая недооценённая часть

Уволить сотрудника в Битрикс24 может администратор или пользователь с правом «Увольнять сотрудников» в структуре компании. Делается это в разделе «Сотрудники» через меню рядом с нужным человеком.

Что важно понимать: увольнение в портале — это не удаление. Данные не пропадают. Сделки, задачи, переписка и файлы остаются в системе, просто человек теряет доступ.

Главное правило: увольнять в портале нужно в тот же день, когда человек фактически ушёл. Не «когда дойдут руки». Каждый день задержки — это открытый доступ к клиентской базе у человека, который уже работает где-то ещё.

Передача дел

Если вы не передали работу до увольнения, это можно сделать после — но придётся пройти по нескольким местам:

Элементы CRM. Лиды, сделки, контакты и компании уволенного нужно переназначить на другого ответственного. Пока этого не сделано, они формально висят на человеке, которого в компании нет, и не попадают в отчёты живых менеджеров.

Задачи. Здесь есть нюанс по правам: передавать задачи уволенного сотрудника может администратор. Руководитель может передать задачи своих подчинённых в тех случаях, где он сам указан постановщиком или исполнителем.

Почта. Почтовый ящик уволенного тоже передаётся — иначе письма от клиентов будут уходить в никуда. Это отдельная процедура, и про неё забывают чаще всего: сделки передали, а на info@ или на личный рабочий ящик менеджера продолжают приходить заявки, которых никто не читает.

Файлы на Диске. Проверьте личный диск уволенного — там могут лежать договоры, коммерческие предложения и прайсы, которые нужны команде.

Публичные ссылки. Если сотрудник раздавал файлы по внешним ссылкам, эти ссылки продолжат работать. Проверьте и отзовите.

Что находится в портале, который никто не чистил

Ревизия списка сотрудников — процедура на двадцать минут, но находки бывают показательные. Вот что обычно всплывает в компании, где портал живёт второй-третий год.

Люди, которых нет в компании. Уволились полгода-год назад, в портале активны. Иногда с правами администратора. Формально они всё ещё могут зайти, если помнят пароль и учётку не отключили в почте.

Учётки без отдела. Человек работает, задачи получает, а в структуре висит в «Общем». Из-за этого он не попадает в отчёты руководителя и не получает права, выданные его отделу. Обычно это новички, которых пригласили в спешке.

Приглашённые, которые так и не вошли. Висят месяцами в счётчике «Приглашены». Половина — ошибка в номере или почте, половина — люди, которые до компании так и не дошли.

Тестовые и служебные учётки. «Тест», «Проверка», «Иванов копия». Заводились при внедрении, остались навсегда.

Один человек дважды. Уходил и вернулся, при возвращении завели новую учётку. В итоге его прошлые сделки и задачи привязаны к профилю, которым никто не пользуется.

Подрядчики с правами сотрудника. Заводили «на пару дней» для настройки, потом забыли. Видят структуру компании, ленту и всё, к чему им когда-то открыли доступ.

Каждая такая учётка — это либо оплаченное место в тарифе, либо открытая дверь к данным. Обычно и то и другое.

Онбординг как процесс, а не как чек-лист

Список из девяти пунктов выше работает ровно до момента, пока его кто-то помнит. В компании, где новые люди появляются чаще раза в месяц, это стоит превратить в бизнес-процесс приёма сотрудника.

Логика такая: в день оффера HR запускает процесс, и задачи разлетаются параллельно:

• системному администратору — завести учётки, подготовить технику, настроить почту;
• руководителю — поставить в отдел, назначить наставника, выдать роль в CRM;
• кадровику — оформить документы;
• бухгалтеру — внести в зарплатный проект;
• самому новичку — заполнить профиль, пройти базу знаний, отметиться о прочтении регламентов.

Что это даёт кроме порядка: в первый день у человека уже есть рабочее место, а не «сейчас узнаем, кто выдаёт доступы». По нашему опыту это самая заметная разница между компаниями, где портал прижился, и где он воспринимается как обуза, — новый сотрудник с первого дня видит, что здесь всё живёт в системе.

Зеркальный процесс на увольнение так же полезен: отключить доступ, передать сделки, задачи, почту и файлы, отозвать публичные ссылки. Разница в том, что онбординг забывают редко, а офбординг — почти всегда.

Три ошибки, которые дорого стоят

1. Уволили в жизни, не уволили в портале. Самая частая и самая опасная. Человек месяцами сохраняет доступ к базе.

2. Уволили, но не передали дела. Сделки зависают на несуществующем сотруднике, клиентам никто не звонит, воронка врёт.

3. Вместо увольнения удаляют пользователя. Тогда есть риск потерять привязку истории к человеку. Правильный сценарий — именно увольнение, оно сохраняет данные.

Частые вопросы

Заведение и увольнение сотрудников — та рутина, которую стоит один раз описать регламентом и по возможности автоматизировать. Тогда новый человек в первый день получает готовое рабочее место, а ушедший — теряет доступ в тот же вечер.