Битрикс24 из коробки — это два десятка инструментов в левом меню, из которых конкретная компания использует пять-семь. Остальное создаёт шум: новичок не понимает, куда идти, а опытный сотрудник тратит секунды на поиск нужного пункта каждый раз.
Настройка меню — самая быстрая из всех настроек портала и одна из самых заметных для людей.
Что можно настроить
Порядок пунктов. Перетаскиванием: то, чем пользуетесь ежедневно, — наверх.
Скрытие лишнего. Инструменты, которые вы не используете, убираются из меню. Они не удаляются, просто перестают мозолить глаза.
Свои пункты. В меню можно добавить ссылку на внешний ресурс или на конкретный раздел портала: 1С, корпоративный сайт, таблицу, регламент, фильтр CRM.
Отключение инструментов на уровне портала. Администратор может выключить целые разделы для всех — например, если вы не используете сайты или интернет-магазин.
Важный момент: настройка меню у каждого сотрудника своя. Порядок и скрытые пункты — личные. Отключение инструмента на уровне портала — общее для всех.
Что обычно скрывают
По опыту внедрений, в типичной компании не используются и спокойно убираются:
- Сайты и магазины — если сайт живёт отдельно;
- Маркет — если приложения ставит только администратор;
- Аналитика и BI — для рядовых сотрудников, у которых нет прав на отчёты;
- Ресурсы и бронирование — если нет переговорных в системе;
- Отдельные разделы CRM — счета, предложения, если вы ими не пользуетесь.
Экономия внимания здесь больше, чем кажется. Меню из семи понятных пунктов вместо двадцати — это заметная разница в первые недели работы новичка.
Как добавить свой пункт меню
Полезная возможность, о которой мало кто знает. В меню можно вынести ссылку на что угодно:
Внешние системы. 1С, сайт, сервис рассылок, таблицу с отчётом. Сотруднику не нужно помнить адреса.
Сохранённый фильтр CRM. Например, «Мои сделки без активности 7 дней» или «Заявки на сегодня». Это превращает фильтр в кнопку, по которой человек ходит каждый день.
Раздел базы знаний. Ссылка на регламенты прямо в меню — и вопрос «где почитать, как мы работаем» отпадает.
Конкретная рабочая группа или проект. Если человек работает в основном в одном проекте.
Практический совет: вынесите в меню то, что сотрудник открывает чаще трёх раз в день. Это самая простая оптимизация рабочего времени из существующих.
Главная страница портала
Отдельный вопрос: что человек видит, заходя в портал.
По умолчанию это лента новостей. Для части компаний это нормально, для части — бесполезно: лента пустая или там поздравления, а работа в другом месте.
Варианты, что сделать главной:
Лента новостей — если у вас живая внутренняя коммуникация.
Задачи — для компаний, где основная работа в задачах. Человек заходит и сразу видит, что у него горит.
CRM — для отделов продаж. Открыл портал — увидел свою воронку.
Своя страница — если нужен дашборд со ссылками, показателями и объявлениями.
Правило простое: главная страница должна отвечать на вопрос «что мне делать прямо сейчас». Если она на него не отвечает, её стоит поменять.
Ситуации из практики
«Новички теряются в портале». Двадцать пунктов меню, из которых нужны шесть. Скрытие лишнего решает вопрос быстрее любой инструкции.
«Сотрудники не заходят в базу знаний». Её нет в меню. Вынесли ссылку — начали заходить.
«Менеджеры не смотрят просроченные сделки». Сохранённый фильтр, вынесенный в меню, превращает это в один клик.
«У всех разное меню, сложно объяснять по телефону». Настройка меню личная, и это нормально. Для обучения показывайте путь через разделы, а не через положение пункта.
«Отключили раздел, а он был нужен». Отключение инструмента на уровне портала касается всех. Прежде чем выключать, спросите, кто им пользуется.
«Главная страница бесполезна». Смените её на задачи или CRM в зависимости от того, где идёт основная работа.
Что настроить при запуске портала
- Определите список инструментов, которые компания реально использует.
- Отключите на уровне портала то, что не нужно никому.
- Настройте рекомендованный порядок пунктов и покажите его сотрудникам.
- Вынесите в меню ссылки на внешние системы, которыми пользуются ежедневно.
- Добавьте ссылку на базу знаний с регламентами.
- Выберите главную страницу под характер работы компании.
- Через месяц спросите людей, что они ищут дольше всего, и поправьте.
Частые вопросы
Меню — та настройка, которая не влияет ни на какие процессы, но напрямую влияет на то, насколько людям удобно работать. Пятнадцать минут в начале экономят время каждый день.