Через полгода работы в портале почти в любой компании обнаруживается два десятка рабочих групп. Половина создана «под задачу», в трёх из них последнее сообщение полугодовой давности, а новый сотрудник не понимает, куда ему вообще писать.
Причина простая: группы и проекты создают, не разобравшись, зачем они нужны и чем отличаются. Разберёмся.
В чём разница между группой и проектом
Технически это один и тот же инструмент — общее пространство с участниками, задачами, чатом, диском и календарём. Разница в том, есть ли у работы конец.
Рабочая группа — постоянное пространство. Отдел продаж, маркетинг, филиал в Казани. Живёт, пока существует подразделение, задачи в ней появляются бесконечно.
Проект — то же самое, но с датами начала и окончания. Внедрение CRM, запуск нового сайта, переезд офиса. У проекта есть срок, и по нему видно прогресс: сколько задач закрыто, сколько осталось, укладываетесь ли вы.
Практическое правило: если вы можете назвать дату, когда эта работа закончится, — создавайте проект. Если не можете — группу.
Ошибка, которую совершают чаще всего, — заводить проект под то, что не заканчивается. «Проект: работа с клиентами» будет вечно висеть недоделанным и портить статистику.
Как создать группу или проект
Порядок одинаковый: в разделе «Задачи и проекты» открываете список групп и проектов и создаёте новое пространство. Дальше решаете несколько вещей — и вот они как раз важны.
Название. По названию должно быть понятно, что внутри, без расшифровки. «Проект Иванова» через месяц не скажет ничего никому, включая Иванова.
Тип: группа или проект. Если проект — сразу ставьте даты начала и окончания, иначе смысл теряется.
Кто видит. Тут три сценария: - открытая — видна всем сотрудникам портала, любой может вступить. Подходит для общих тем: обучение, новости, идеи; - закрытая — видят только участники. Для отделов, финансов, всего чувствительного; - с внешними участниками — если в работе участвуют подрядчики или клиенты, их подключают через экстранет, и они видят только эту группу, а не портал целиком.
Владелец и модераторы. Владелец отвечает за пространство, модераторы помогают им управлять. Не оставляйте владельцем случайного человека — при увольнении группа зависнет.
Участники. Добавляйте тех, кто реально работает, а не «всех на всякий случай». Каждый лишний участник — это лишние уведомления, из-за которых люди отключают их вообще.
Что появляется вместе с группой
Создавая группу, вы получаете не просто список людей, а набор инструментов, привязанных к ней:
- задачи — только этой группы, не смешиваются с остальными;
- чат — обсуждение по теме, а не в общей куче;
- диск группы — файлы проекта лежат отдельно, с правами по участникам;
- календарь — встречи и события команды;
- база знаний — регламенты и документация по проекту.
Именно поэтому группа лучше, чем просто чат: переписка, файлы и задачи не разъезжаются по разным местам.
Права внутри группы
Отдельный момент, который стоит понимать заранее: участие в группе само по себе даёт доступ. Человек, добавленный в группу, видит её задачи и файлы, даже если по общим правам портала он к ним доступа не имеет.
Отсюда два следствия.
Хорошее: через группы удобно давать точечный доступ. Нужно, чтобы бухгалтер видел один проект и ничего больше, — добавляете его в группу, не трогая роли.
Плохое: это же и типичная дыра. Сотрудник, которого когда-то добавили в группу «по делу», продолжает видеть всё, что там происходит, годы спустя. Поэтому состав групп стоит пересматривать вместе с правами.
Рабочая структура: как это выглядит у компании на 40 человек
Абстрактное «создайте группы под направления» мало что даёт. Вот структура, которая обычно получается после наведения порядка — можно брать за основу.
Постоянные группы по подразделениям. Продажи, Производство, Бухгалтерия, Маркетинг. Закрытые. В каждой — задачи отдела, свой чат, регламенты в базе знаний, шаблоны документов на диске.
Одна общая открытая группа — «Компания» или «Курилка». Новости, объявления, идеи, поздравления. Нужна именно отдельная: если всё это льётся в рабочие группы, люди начинают их игнорировать.
Проекты — под конкретные работы со сроком. «Переезд склада», «Запуск сайта», «Внедрение 1С». Закрываются по завершении.
Клиентские группы — только там, где проект длинный. Для компании, которая делает объект полгода, группа под клиента оправдана. Для розницы с циклом в неделю — нет, там всё живёт в сделке.
Экстранет-группы для подрядчиков. Отдельно на каждого, а не одна общая — иначе подрядчики увидят друг друга.
Итого получается 8–12 пространств вместо тридцати. Разница в том, что каждое из них можно объяснить одной фразой.
Как разгрести, если групп уже тридцать
Порядок, который работает:
1. Выгрузите список и посмотрите дату последней активности. Всё, где полгода тишины, — кандидаты на архив.
2. Не удаляйте — архивируйте. В группах лежат файлы и переписка, которые однажды понадобятся. Задача не стереть, а убрать из поля зрения и закрыть для новых задач.
3. Найдите дубли. Почти всегда обнаруживаются две-три группы про одно и то же, созданные разными людьми в разное время. Сводите в одну, вторую в архив со ссылкой на первую.
4. Проверьте владельцев. Группы уволившихся сотрудников — первое, что зависает. Назначьте живого владельца каждой.
5. Пересмотрите состав участников. Помните, что участие даёт доступ к задачам и файлам группы в обход общих прав. За год состав обрастает людьми, которых там быть не должно.
6. Закройте создание групп всем подряд. Право создавать оставьте руководителям и администратору. Это единственное, что не даст структуре зарасти снова.
На компанию в 40 человек такая ревизия занимает полдня и потом экономит месяцы.
Ситуации из практики
«Групп много, а работы в них нет». Классика первого года. Заведите правило: группу создаёт не любой желающий, а ответственный за направление. И раз в квартал архивируйте то, где полгода тишина.
«Не понимаем, куда писать». Значит, границы групп размыты. Одна тема — одно место. Если сообщение подходит сразу в три группы, структура неправильная.
«Проект закончился, а группа осталась». Так и должно быть — история никуда не девается. Но группу стоит закрыть от новых задач, чтобы туда не заводили новое.
«Подрядчик просит доступ». Не заводите его сотрудником. Экстранет-участник видит только ту группу, куда его пригласили, и не видит структуру компании и общую ленту.
«Задачи отдела и задачи проекта перемешались». Это про то же правило: отдел — группа, конкретное внедрение или запуск — проект. Задача заводится туда, где она живёт, а не «куда попало, потом разберёмся».
«Уволился владелец группы». Назначьте нового владельца до увольнения. Иначе останется пространство, которым некому управлять.
С чего начать, если групп ещё нет
- Выпишите на бумаге постоянные направления работы — это будущие группы.
- Выпишите работы с датой окончания — это проекты.
- Создавайте не всё сразу: начните с двух-трёх, где реально идёт совместная работа.
- Определите владельца каждой группы.
- Решите, какие группы закрытые, а какие открытые.
- Договоритесь, кто имеет право создавать новые, — иначе через полгода их будет двадцать.
Частые вопросы
Группы и проекты — тот случай, когда правильная структура на старте экономит месяцы разгребания. Хаос в них лечится сложнее, чем создаётся.