Карточка — то место, где менеджер проводит рабочий день. Если она собрана неудобно, происходит предсказуемое: заполняются два поля из двадцати, важное теряется, а руководитель получает отчёты, построенные на пустоте.
При этом настройка карточки — одна из немногих вещей, которые дают эффект сразу и не требуют ни бюджета, ни интеграций.
Что вообще настраивается
В Битрикс24 карточка есть у каждой сущности: сделки, контакта, компании, лида, счёта, смарт-процесса. Настраиваются они по отдельности, и это правильно — задачи у них разные.
Карточка сделки — про процесс: на какой стадии, на какую сумму, что дальше. Карточка контакта — про человека: как связаться, что обсуждали. Карточка компании — про организацию: реквизиты, ответственные лица, история сделок.
Что можно менять:
- какие поля показывать и в каком порядке;
- как они сгруппированы в разделы;
- какие поля обязательны и на каких стадиях;
- какие вкладки видны;
- свой набор полей, которых нет в стандартной поставке.
Отдельная возможность — свой вид карточки для конкретного сотрудника или роли. Менеджеру, бухгалтеру и производству нужны разные данные, и показывать всем всё — верный способ, чтобы не смотрели вообще.
Принципы, по которым собирается рабочая карточка
Наверх — то, что смотрят каждый раз. Обычно это сумма, стадия, ответственный, следующий шаг и телефон. Если менеджеру приходится скроллить, чтобы позвонить, карточка собрана неправильно.
Убрать всё, что не заполняется. Простой тест: выгрузите сделки за квартал и посмотрите, какие поля пустые у 90% записей. Их либо не нужно заполнять, либо не нужно иметь.
Группировать по смыслу, а не по алфавиту. Блок «Клиент», блок «Деньги», блок «Логистика», блок «Документы». Человек ищет глазами по смысловым кускам.
Обязательные поля — по стадиям, а не все сразу. На входе минимум, ближе к оплате — детали. Иначе менеджер не заведёт сделку вовсе.
Свои поля — только те, по которым будете фильтровать или отчитываться. Поле, которое никто не смотрит, — это ежедневный налог на всех менеджеров.
Что стоит вынести в свои поля
По опыту внедрений, чаще всего добавляют:
В сделку: объект или адрес работ, номер договора, дата монтажа или отгрузки, менеджер-технолог, тип клиента, канал первого обращения.
В компанию: сегмент, отрасль, размер, кто принимает решение, условия оплаты, отсрочка.
В контакт: должность, роль в принятии решения (ЛПР, влияющий, технический), день рождения.
Отдельно про поле «Следующий шаг» — его нет в стандартной карточке, но оно резко меняет дисциплину. Смысл в том, что у каждой активной сделки всегда должно быть записано, что произойдёт дальше и когда. Руководителю достаточно отфильтровать сделки без следующего шага, чтобы увидеть все брошенные.
Как выглядит правильно настроенная карточка
Пример для компании, продающей услуги с длинным циклом.
Верх карточки: название, сумма, стадия, ответственный, следующий шаг с датой.
Блок «Клиент»: компания, контактное лицо, телефон, почта, роль в принятии решения.
Блок «Продажа»: источник, UTM-метки (скрытые от менеджера, но доступные в отчётах), потребность, бюджет клиента, конкуренты.
Блок «Документы»: номер КП, номер счёта, номер договора, ссылки на файлы.
Блок «Исполнение»: дата начала работ, ответственный за исполнение, срок сдачи.
Скрытые вкладки: всё, чем компания не пользуется, — квоты, повторные продажи, если их нет.
Менеджер видит первые три блока и работает с ними. Производство видит блок исполнения. Бухгалтер — документы и реквизиты. Каждый получает своё.
Ситуации из практики
«Менеджеры не заполняют поля». В девяти случаях из десяти полей слишком много и непонятно, зачем они. Проверьте, какие реально нужны для работы и отчётов, остальные уберите. Заполняемость вырастет без единого разговора.
«В карточке невозможно найти телефон». Значит, стандартный порядок полей не менялся. Пятнадцать минут настройки экономят менеджерам часы в месяц.
«Каждому отделу нужно своё». Настраивается разными видами карточки для разных ролей. Это не тонкая функция, а базовая необходимость, как только в CRM работают не только продажники.
«Завели поле, никто не заполняет». Спросите, кто и когда смотрит эти данные. Если ответа нет — поле лишнее.
«Данные есть, но в описании текстом». Классика: менеджеры пишут всё в комментарий, потому что нет подходящих полей. Данные в тексте не фильтруются и не попадают в отчёты.
«После настройки менеджеры жалуются». Нормальная реакция на изменения. Важно собрать жалобы за первую неделю и поправить — обычно две-три правки закрывают вопрос.
Порядок настройки
- Выгрузите сделки за квартал и посмотрите заполняемость полей.
- Соберите с менеджеров список того, чего им не хватает.
- Соберите с руководителя список того, по чему он хочет отчитываться.
- Пересечение этих списков — ваш набор полей.
- Уберите всё, что не попало, спрячьте неиспользуемые вкладки.
- Сгруппируйте оставшееся по смыслу, нужное вынесите наверх.
- Настройте обязательность по стадиям.
- Сделайте отдельные виды карточки для ролей, если отделов больше одного.
- Проверьте на живом менеджере и поправьте.
Частые вопросы
Карточка — это интерфейс, в котором работает вся компания. Пятнадцать минут настройки здесь окупаются быстрее, чем месяцы автоматизации в других местах.