Как только компания начинает продавать что-то штучное, а не абстрактные услуги, возникает вопрос каталога. И почти всегда он решается одним из двух плохих способов: либо менеджеры пишут позиции руками в каждую сделку, либо в CRM заливают всю номенклатуру из 1С — двадцать тысяч позиций, среди которых невозможно ничего найти.
Разберём, как завести товары так, чтобы ими пользовались.
Зачем товары в CRM
Если позиции заведены нормально, вы получаете четыре вещи:
Счета и коммерческие собираются автоматически. Менеджер выбирает позиции, система считает сумму, НДС и скидки и формирует документ.
Аналитика по продуктам. Видно, что продаётся, с какой маржой и кому. Без товаров в сделке есть только общая сумма, и понять структуру продаж невозможно.
Цены не разъезжаются. Один прайс на всех вместо файлов у каждого менеджера.
Основа для склада. Остатки, резервы и отгрузки строятся поверх каталога.
Если ничего из этого вам не нужно — товары можно не заводить и указывать сумму сделки одним числом. Это нормальный вариант для проектных услуг.
Каталог в CRM и каталог на сайте — разные вещи
Частая путаница у тех, кто работает с 1С-Битрикс.
Каталог в Битрикс24 — номенклатура для продаж: что вы предлагаете клиентам, по какой цене, с какими характеристиками.
Каталог на сайте (в 1С-Битрикс) — витрина интернет-магазина со своей структурой, фильтрами и описаниями.
Это разные системы, и синхронизируются они отдельно. Не ждите, что заведя товар в CRM, вы увидите его на сайте.
Как добавить товар
Вручную — через раздел товаров: название, раздел каталога, цена, ставка НДС, единица измерения, описание, изображение. Подходит для небольшой номенклатуры до нескольких сотен позиций.
Импортом из Excel — основной способ первичной загрузки. Готовите файл со столбцами, сопоставляете их с полями и загружаете.
Обменом с 1С — правильный путь для компаний, где номенклатура живёт в учётной системе. Тогда 1С остаётся источником истины, а в CRM приезжают позиции, цены и остатки.
Практическое правило: если номенклатура меняется чаще раза в месяц — только обмен, руками вы за ней не угонитесь.
Что настроить в карточке товара
Разделы каталога. Не плоский список, а дерево. Менеджер должен находить позицию за два клика, а не листать три тысячи строк.
Свойства товара. Ваши собственные характеристики: цвет, размер, материал, артикул поставщика, срок поставки. По ним потом можно фильтровать и подставлять их в документы.
Цены. Может быть несколько типов: розничная, оптовая, дилерская, закупочная. Это то, что позволяет одному менеджеру работать с розницей, другому — с дилерами, не пересчитывая вручную.
Единица измерения. Штуки, метры, часы, комплекты. Важно для документов и для склада.
Ставка НДС. У каждой позиции своя, если у вас смешанный ассортимент.
Изображение. Нужно, если товары уходят в коммерческие предложения — визуальное КП конвертирует заметно лучше.
Главная ошибка: залить всю номенклатуру
Самая частая история при внедрении. В 1С двадцать тысяч позиций, их выгружают в CRM целиком «чтобы было». Дальше происходит следующее:
- менеджеры не могут найти нужное и начинают писать позиции текстом;
- поиск тормозит;
- половина позиций неактуальна, но никто не знает какая;
- в коммерческие попадают снятые с производства товары.
Как правильно: выгружайте только то, что реально продаётся. Обычно это 10–20% номенклатуры. Остальное подгружайте по мере необходимости или держите в 1С.
Второй способ — жёсткая структура разделов и признак «активный/архивный», чтобы неактуальное не мешало поиску.
Ситуации из практики
«Менеджеры пишут товары текстом в комментарии». Значит, найти позицию в каталоге сложнее, чем набрать руками. Проблема в структуре разделов или в объёме номенклатуры.
«В счетах разные цены на один товар». У менеджеров свои прайсы в Excel. Лечится типами цен в каталоге и запретом менять цену в сделке вручную — либо разрешением менять только в пределах скидки.
«Не понимаем, что продаётся лучше». Товаров в сделках нет, есть только суммы. Аналитику по продуктам собрать невозможно. Это, пожалуй, главный аргумент за заведение каталога.
«После выгрузки из 1С каталог не читается». Структура разделов пришла из учётной системы, где она построена для бухгалтерии, а не для продаж. Нужна отдельная структура под менеджеров.
«Товары есть, а остатков нет». Каталог и склад — разные вещи. Остатки требуют либо складского учёта в Битрикс24, либо обмена с 1С.
«Клиент просит КП с картинками». Изображения товаров должны быть загружены. Если каталог пришёл из 1С, картинки часто теряются — это отдельный этап настройки обмена.
Как выгрузить товары
Выгрузка нужна для инвентаризации прайса, передачи подрядчику или переноса в другую систему. Делается экспортом каталога в файл со всеми свойствами и ценами.
Обратная операция — импорт: тем же файлом можно массово обновить цены. Это самый быстрый способ провести переоценку, если у вас нет обмена с 1С.
Осторожность: перед массовым обновлением цен всегда делайте выгрузку текущего состояния. Ошибка в столбце превращается в неправильные цены во всех новых счетах.
Частые вопросы
Каталог — тот случай, когда «залить всё и разберёмся» гарантированно приводит к тому, что им не пользуются. Лучше сто актуальных позиций, чем двадцать тысяч, в которых нельзя ничего найти.