Кейс «Альгеба»: оптовые продажи ПВХ-панелей в Bitrix24

«Альгеба» (бренд Regul, regul.ru) — производство и оптовая продажа листовых и стеновых ПВХ-панелей (плёнка разной толщины — 0,3 / 0,4 / 0,5). Клиенты — оптовики (от 50 упаковок), сетевые компании и маркетплейсы, есть и розница. Продажи идут в холодную: выход на ЛПР, образцы, КП, договор, заказ и счёт, передача на производство и контроль оплаты до отгрузки. В отделе — 5 менеджеров и РОП.

Раньше всё вели вручную и по личным каналам: КП, договоры и счета — в разных местах, счёт в 1С, список товаров на производство Excel-таблицей, а заявки из Авито, WhatsApp и звонков не собирались вместе. Единой воронки не было, холодная база и лиды терялись, а отгрузки уходили без чёткого контроля оплаты.

Собрать холодные продажи в единую систему

Холодные продажи вели вручную: заявки с Авито, WhatsApp, Telegram и звонков падали в личные каналы, холодная база — в файлах, а путь сделки (образцы → КП → договор → заказ → счёт → производство → оплата → отгрузка) нигде не фиксировался. Лиды терялись, причины отказов не собирались, а отгрузить заказ могли до поступления оплаты.

Клиент поставил цели:

1. Собрать холодные продажи в две воронки — Лиды и Продажи.
2. Оцифровать ключевые действия: образцы, КП с защитой, документы.
3. Обеспечить контроль оплаты до отгрузки.
4. Подключить каналы (телефония, WhatsApp, Telegram, почта, Авито).
5. Собрать статистику причин отказа и настроить отчёты/дашборды.
6. Автоматизировать задачи по этапам продаж.

Что мы сделали

1. Аудит и техническое задание

Провели аудит отдела продаж, разобрали путь холодной сделки от первого звонка до доставки, зафиксировали роли (5 менеджеров, РОП) и составили ТЗ. Настроили портал и структуру.

2. Воронка «Лиды» (6 стадий)

Работа с холодной базой и входящими:

• Неразобранное — новая заявка, задача «Обработать» (15 минут);
• Пропущенный вызов — лид с пропущенным звонком, клиенту в WhatsApp уходит автовизитка;
• Холодный обзвон — сюда загружается вся холодная база (импорт из Excel или вручную);
• ЛПР известен — зафиксировали контакт ЛПР;
• Квалификация — «Выяснить потребность» (2 дня), ответственным становится взявший лид;
• Целевой лид — конвертируется в сделку с компанией и контактом.

Нецелевые лиды отсеиваются с причиной: спам, дубль, перестал выходить на связь, ни разу не вышел на связь, очень маленький заказ.

3. Воронка «Продажи» (7 стадий)

Основная воронка сделки:

• Подготовка КП — «Подготовить КП» (1 день), название сделки → название компании;
• Защита КП — «Узнать решение у клиента» (3 дня) с переторжкой;
• Подготовка документов — «Подготовить пакет документов» (1 день) с реквизитами, форматом оплаты и суммами;
• Согласование с производством — список товаров на производство, «Согласовать сроки» (1 день);
• Получение оплаты — «Получить оплату» (за 2 часа до отгрузки), заносятся сумма по договору и предоплата;
• Доставка — контроль по дате доставки; Заказ выполнен.

Причины отказа: не сошлись по цене, слишком маленький заказ, не устроила наценка, отложил заказ, не интересен товар, не продают экономом, не сошлись по отсрочке, вызывают конкуренцию им.

4. Отправка образцов с согласованием руководителя

Отправка образцов — ключевое действие холодной продажи. Оцифровали её отдельным сценарием, чтобы ни один образец не терялся, а РОП видел расход:

• Из карточки менеджер запускает задачу «Отправить образцы» (5 дней);
• Отправка обязательно согласуется с руководителем (РОП) — контроль расхода образцов;
• Уточняется, кто и где готов получить образцы (адрес, транспортная компания);
• После отправки ТК в историю сделки пишется запись «образцы отправлены» — виден статус по каждому клиенту.

5. КП: шаблон, фотобанк и защита

Настроили работу с коммерческим предложением так, чтобы менеджер не собирал его с нуля:

• Шаблон письма КП с ценами и ссылкой на фотобанк — КП формируется быстро;
• КП отправляется единым для всех (без сегментирования), при необходимости дорабатывается;
• Этап «Защита КП» — «Узнать решение у клиента» (3 дня) с переторжкой;
• Итоговое КП прикрепляется в карточку сделки, решение клиента (согласен / пауза / отказ) фиксируется.

6. Карточки лида и сделки

Разделили поля лида и сделки и настроили справочники под опт ПВХ:

• Лид: клиент, ответственный, тип клиента (опт / розница), формат оплаты, «работает ли с таким товаром» и «с кем работает», условия доставки, источник, комментарий;
• Сделка: дополнительно — сумма по договору, предоплата и доплата, даты отгрузки и доставки, файлы договора и КП;
• Справочники: формат оплаты (предоплата / 100% / рассрочка), тип клиента (опт / розница), условия доставки (свой транспорт на наш склад в Москве / на склад клиента / доставка ТК), источник (9 значений).

7. Контроль оплаты перед отгрузкой

Это защищает от отгрузок «в минус» и кассовых разрывов.

8. Каналы и распределение

Подключили каналы обращений и завели их в воронки, чтобы менеджер работал в одном окне:

• Телефония — подключение и запись разговоров; пропущенный создаёт лид и запускает автовизитку;
• WhatsApp и Telegram — отдельный рабочий номер у каждого менеджера, переписка в Bitrix24;
• Почта — подключение ящиков менеджеров;
• Авито — 3 аккаунта, сообщения в CRM;
• Любое обращение создаёт лид/сделку с фиксацией источника и назначается на менеджера.

9. Автоматизация процессов продаж

Настроили автоматизацию по обеим воронкам:

• Задачи на каждом этапе с крайними сроками — от «обработать за 15 минут» до «оплата за 2 часа до отгрузки»;
• Автосмена ответственного при взятии лида в работу;
• Автовизитка в WhatsApp при пропущенном звонке;
• Автопереходы стадий по завершении задач и запись действий в историю (образцы, документы);
• Контроль оплаты и остатка по срокам; автоотсев нецелевых лидов.

10. Статистика причин отказа

Настроили обязательный выбор причины при закрытии в обеих воронках и её сбор в аналитику:

• Лиды: спам, дубль, нет связи, очень маленький заказ;
• Сделки: цена, наценка, отсрочка, конкуренция, не интересен товар, не продают экономом, отложил;
• Видно, где и почему теряются клиенты — база для доработки скриптов, цен и условий.

11. Отчёты и дашборды для РОПа

Состав дашбордов дособираем по ходу работы под задачи РОПа.

12. Обучение

Передали систему так, чтобы отдел работал самостоятельно:

• Обучение по ролям (менеджеры и РОП) — каждый учится своим сценариям: холодная база, квалификация, ведение сделки, образцы, КП, контроль оплаты;
• Видеоуроки по каждому инструменту — остаются у клиента и подходят для адаптации новых менеджеров;
• Показали работу в мобильном приложении Bitrix24.

13. Техническая поддержка

Оказали техническую поддержку 14 дней после сдачи: отвечали на вопросы, вносили правки и донастраивали автоматизации по реальным ситуациям первых дней, разбирали кейсы отдела, чтобы система прижилась.

Холодные продажи под контролем, от звонка до доставки