Внедрение Битрикс24 для бухгалтерского аутсорсинга: бухгалтерский абонемент и контроль оплаты

— компания бухгалтерского сопровождения юридических лиц на абонентской основе. Клиенты — в основном ООО и ИП, физлица редко. Команда: руководитель, старшие бухгалтеры, бухгалтеры и удалённый бухгалтер. Обращения приходят с сайта, по телефону и из мессенджеров.

Специфика бухгалтерского аутсорсинга в том, что основная работа — не разовая продажа, а длинный абонемент: клиента нужно подключить (собрать данные, оформить ЭЦП и доверенность, завести в учётные системы), а затем месяц за месяцем выполнять обязательные работы, выставлять счета и контролировать оплату. До внедрения учёт вёлся в 1С, а дополнительные разовые работы — в Excel; регулярные задачи держались в голове бухгалтеров, контроль оплаты был ручным, а единой картины по клиентам и загрузке сотрудников не было.

Превратить абонемент в управляемый ежемесячный цикл

Подключение клиентов, регулярные работы и контроль оплаты держались на памяти сотрудников и в Excel. Из-за этого терялись сроки, доп. работы не всегда попадали в счёт, а руководитель не видел загрузку команды и статус оплаты. Компания хотела собрать весь жизненный цикл клиента — от заявки до ежемесячного сопровождения — в CRM, автоматизировать регулярные задачи и выстроить контроль оплаты.

Клиент поставил цели:

1. Настроить воронку продаж с калькулятором коммерческого предложения.
2. Настроить воронку подключения клиента (первый месяц работы).
3. Настроить воронку ежемесячного сопровождения с автопролонгацией.
4. Собрать шаблоны регулярных задач (ЗП, авансы, НДС, взносы, выписки).
5. Организовать учёт дополнительных работ вместо Excel.
6. Настроить коммуникации, телефонию, права и отчёты.

Что мы сделали

1. Аудит процессов и техническое задание

Провели аудит компании: разложили путь клиента от заявки до заключения договора, подключения и ежемесячного обслуживания, зафиксировали роли (руководитель, старшие бухгалтеры, бухгалтеры, удалённый бухгалтер) и перечень регулярных работ. На основе аудита собрали ТЗ и настроили портал — структуру компании, пользователей и рабочие места, включая мобильное приложение Bitrix24.

2. Воронка «Продажи»

Настроили воронку продаж, где менеджер ведёт клиента от заявки до договора:

Заявки с сайта, по телефону и из мессенджеров попадают в воронку, на каждом этапе бухгалтеру или менеджеру ставится автозадача с контролем крайнего срока. На «Выяснении потребности» уточняется объём обслуживания и форма юрлица, коммерческое предложение готовится по шаблону через калькулятор, а после согласования договор оформляется по шаблону, и сделка автоматически копируется в воронку «Подключение клиента».

Причина отказа фиксируется всегда — руководитель видит, почему клиенты не доходят до договора.

3. Воронка «Подключение клиента» (первый месяц)

Первый месяц работы с клиентом вынесли в отдельную воронку, где собирается всё необходимое для старта обслуживания:

По стадиям бухгалтер собирает данные клиента, оформляет ЭЦП и доверенность, заводит клиента в Контур и 1С — статус каждого шага фиксируется в карточке. На «Создании чатов» система ставит задачу создать рабочую группу с клиентом в мессенджере (по приоритету MAX, затем Telegram, затем WhatsApp) и написать краткую сводку по клиенту в общий чат команды; в открытых линиях Bitrix24 включается подпись сотрудника, чтобы клиент видел, кто ему отвечает. Когда клиент подключён, автоматически создаётся сделка в воронке ежемесячного сопровождения на текущий месяц.

4. Воронка «Ежемесячное сопровождение» с автопролонгацией

Сердце абонемента — ежемесячная воронка, где на каждый месяц обслуживания создаётся отдельная сделка:

В начале месяца бухгалтеру ставится задача запросить у клиента банковскую выписку за предыдущий месяц, затем выполняются регулярные обязательства, готовятся и отправляются счёт и акт (в Bitrix24 фиксируется факт подготовки и отправки, сами документы заносятся в 1С). Когда оплата получена и обязательства выполнены, месяц закрывается, и система автоматически создаёт сделку следующего месяца — клиент пролонгируется без ручных действий.

5. Контроль оплаты с эскалацией

6. Шаблоны регулярных задач

7. Смарт-процесс «Дополнительные работы»

Разовые услуги сверх абонемента раньше вели в Excel. Взамен настроили простой смарт-процесс «Доп. работы»: на каждую работу заводится элемент с привязкой к клиенту и месяцу обслуживания, видом работы, стоимостью и отметкой о включении в счёт. К концу месяца видно весь список доп. работ по клиенту, и его легко включить в счёт — ничего не теряется и не забывается.

8. Коммуникации и телефония

Подключили открытые линии Bitrix24: один номер на три мессенджера (MAX, Telegram, WhatsApp) и общую почту с доступом у всех сотрудников; в переписке включена подпись сотрудника. Настроили телефонию на базе Манго с многоканальным номером и мини-АТС в офисе — остальные сотрудники звонят с мобильных через приложение по своим добавочным, все звонки прокидываются в CRM с записью разговоров.

9. Автоматизация

Настроили автоматизацию по всем воронкам на роботах и триггерах: автозадачи бухгалтерам на ключевых этапах с контролем крайнего срока, копирование сделки из продаж в подключение и далее в сопровождение, автосоздание сделки следующего месяца, шаблоны регулярных задач по расписанию, напоминания об оплате и эскалация с уведомлением руководителя, задачи на создание чатов и сводки. Рутина ложится на систему — бухгалтер занимается клиентом.

10. Отчёты

Настроили аналитику для руководителя:

Отчёт	Что показывает
Список проданных доп. услуг	Какие разовые работы проданы, кому и включены ли в счёт — вместо Excel
Загруженность сотрудников	Сколько задач у сотрудника, выполнено в срок и просрочено, клиентов на сопровождении
Список клиентов	Контакты и компании на обслуживании единой таблицей

11. Права доступа

Разграничили права по требованию клиента: удаление и экспорт базы закрыты для всех ролей, включая руководителя; в остальном доступ к воронкам, контактам, компаниям и чатам выдан всем сотрудникам. Удалённый бухгалтер работает без подключения к телефонии — по решению клиента.

12. Обучение и техническая поддержка

Провели обучение сотрудников их сценариям — приём заявки и продажа, подключение клиента, ведение ежемесячного цикла, работа с доп. работами и постановка задач через чат клиенту. Записали видеоуроки для адаптации новых сотрудников. После запуска оказали техническую поддержку: донастраивали роботов, шаблоны задач и эскалацию под реальные ситуации первых недель работы.

Абонемент работает как отлаженный ежемесячный цикл