CRM для тахографического сервиса с контролем сроков карт и СКЗИ
ООО «Русавтонадзор» — сервис по продаже, установке и обслуживанию тахографов в Нижнем Новгороде, Нижегородской области и Москве. Компания устанавливает и калибрует тахографы, меняет блоки СКЗИ, изготавливает карты водителей и предприятий, продаёт автозапчасти.
Специфика бизнеса: заявки приходят из множества каналов, значительная часть работы завязана на технических специалистов и жёсткие сроки — действие карт водителей, тахографов и блоков СКЗИ нужно отслеживать и заранее напоминать клиентам о продлении.
Собрать каналы, процессы и сроки в единую CRM
До внедрения заявки поступали из разных источников — сайта, мессенджеров, телефонии, Авито, почты — и обрабатывались разрозненно. Не было единого учёта обращений, контроля загрузки технических специалистов и системного отслеживания сроков действия карт, тахографов и СКЗИ — а это для тахографического сервиса ключевой источник повторных продаж.
Клиент поставил цели:
- Собрать все каналы заявок в единую CRM.
- Выстроить сквозной процесс от заявки до выполнения работ техническими специалистами.
- Хранить информацию о водителях и транспортных средствах с контролем сроков карт и тахографов.
- Связать продажи со складским учётом и оплатами в 1С.
- Настроить отчётность и автоматизацию.
Что мы сделали
1. Аудит и mind-карта
На основе технического задания составили подробную mind-карту: воронки, смарт-процессы, поля карточек, логику автоматизаций и сценарии интеграций. Она стала согласованным «чертежом» системы.
2. Три воронки и два смарт-процесса: как они работают вместе
Ключевая идея архитектуры — разнести разные типы работы по отдельным воронкам, но связать их через общие справочники (смарт-процессы). Так каждый отдел работает в своём процессе, а данные о клиенте, водителе и технике не дублируются.
Воронка продаж — основной поток обработки заявки:
Воронка «Задачи технических специалистов» — работа мастеров:
Оплаченные заявки и обращения из тех. поддержки автоматически копируются сюда, а руководитель назначает их на конкретного специалиста.
Воронка «Карты водителей» — изготовление карт:
«Водители» — хранит данные водителей и фиксирует срок действия карт водителей.
«Транспортные средства» — хранит данные ТС и фиксирует срок действия тахографов, СКЗИ и мониторинга.
В чём выгода связки. Элементы обоих смарт-процессов используются во всех трёх воронках. Это даёт:
- Единый источник данных — водитель и автомобиль заводятся один раз и подтягиваются в любую сделку, задачу или заявку на карту, без повторного ввода и ошибок.
- Сквозную историю — по каждому водителю и ТС видно все прошлые работы, счета и выданные карты.
- Контроль сроков как двигатель повторных продаж — сроки хранятся в справочниках, поэтому система заранее напоминает связаться с клиентом и сама создаёт заявку на продление.
- Разделение зон ответственности — продажи, выездные работы и изготовление карт не смешиваются в одной воронке, но остаются связанными.
3. Автоматизация
Заявка движется по системе с минимумом ручных действий, а сотрудники получают задачи и напоминания вовремя:
- Маршрутизация между воронками — при получении оплаты сделка автоматически копируется в воронку задач техспециалистов с переносом данных клиента и ТС.
- Возврат результата в продажи — после «Выполнена» основная сделка продвигается дальше.
- Контроль сроков — напоминания о приближении окончания срока карты, тахографа или СКЗИ с автосозданием заявки на продление.
- Распределение и уведомления — новые заявки назначаются ответственному, на ключевых переходах приходят уведомления.
4. Интеграция каналов: все заявки сразу в CRM
Формы сайта интегрированы напрямую с Битрикс24: заявка мгновенно создаёт сделку в воронке продаж, сразу назначается ответственному и встаёт в работу. Ничего не теряется и не дублируется.
Подключены к Открытым линиям Битрикс24. Переписка ведётся из CRM в едином окне, по новому диалогу автоматически создаётся лид или сделка с привязкой истории общения.
Сообщения из объявлений попадают в ту же ленту Открытых линий. Обращение сразу превращается в сделку, а источник «Авито» фиксируется для аналитики канала.
Телефония и почта также заведены в CRM: звонки фиксируются и привязываются к карточкам, письма создают и дополняют сделки.
5. Интеграция с 1С: склад, оплаты и товары
- Складской учёт — менеджер видит актуальное наличие тахографов, карт и автозапчастей, движение товара отражается в учёте.
- Учёт оплат — счета из воронки продаж связаны со счетами в 1С, оплаты подтягиваются автоматически.
- Двусторонняя синхронизация товаров — каталог синхронизируется в обе стороны. С учётом большого каталога (более 500 наименований) это исключает ручное ведение товаров в двух системах.
6. Импорт базы — отдельная важная задача
Из Excel импортировали три массива: клиентскую базу, базу водителей (в смарт-процесс «Водители» со сроками карт) и базу транспортных средств и тахографов (со сроками тахографов и СКЗИ). Благодаря этому контроль сроков заработал сразу по всей накопленной базе.
7. Шаблоны документов с автосозданием
Настроили 5 шаблонов документов — договоры и транспортные накладные. Реквизиты, позиции и суммы подставляются автоматически из полей CRM.
На нужных стадиях сделки договор или накладная формируется автоматически, без участия менеджера — это ускоряет оформление и гарантирует правильный комплект документов.
8. Отчётность
Настроили до 5 отчётов для управления продажами, загрузкой и сроками:
| Отчёт | Что показывает |
|---|---|
| Заработок техспециалистов за месяц | Сколько заработал каждый мастер по выполненным задачам |
| Воронка продаж | Конверсия по этапам, число и сумма сделок за период |
| Заявки по каналам | Сколько обращений и сделок принёс каждый источник |
| Истекающие сроки | Карты, тахографы и СКЗИ с приближающимся окончанием срока |
| Изготовление карт | Статусы и сроки по воронке «Карты водителей» |
9. Обучение и техническая поддержка — фундамент успешного внедрения
Даже самая продуманная настройка не даёт результата, если команда не умеет ей пользоваться. Поэтому обучение и поддержку мы рассматриваем как обязательную часть внедрения.
Провели по ролям: менеджеры — заявки и продажи; техспециалисты — задачи; руководитель — отчётность. Команда научилась вести сделки и не терять заявки из разных каналов.
Первый месяц эксплуатации — самый важный: всплывают нюансы, видимые только на «живых» сделках. Мы дорабатывали настройки под реальные сценарии и помогали закрепить новые привычки работы.
— Бесплатные Сайты и CRM.