CRM для тахографического сервиса с контролем сроков карт и СКЗИ

ООО тахографического сервиса — сервис по продаже, установке и обслуживанию тахографов в Нижнем Новгороде, Нижегородской области и Москве. Компания устанавливает и калибрует тахографы, меняет блоки СКЗИ, изготавливает карты водителей и предприятий, продаёт автозапчасти.

Специфика бизнеса: заявки приходят из множества каналов, значительная часть работы завязана на технических специалистов и жёсткие сроки — действие карт водителей, тахографов и блоков СКЗИ нужно отслеживать и заранее напоминать клиентам о продлении.

Собрать каналы, процессы и сроки в единую CRM

До внедрения заявки поступали из разных источников — сайта, мессенджеров, телефонии, Авито, почты — и обрабатывались разрозненно. Не было единого учёта обращений, контроля загрузки технических специалистов и системного отслеживания сроков действия карт, тахографов и СКЗИ — а это для тахографического сервиса ключевой источник повторных продаж.

Клиент поставил цели:

1. Собрать все каналы заявок в единую CRM.
2. Выстроить сквозной процесс от заявки до выполнения работ техническими специалистами.
3. Хранить информацию о водителях и транспортных средствах с контролем сроков карт и тахографов.
4. Связать продажи со складским учётом и оплатами в 1С.
5. Настроить отчётность и автоматизацию.

Что мы сделали

1. Аудит и mind-карта

На основе технического задания составили подробную mind-карту: воронки, смарт-процессы, поля карточек, логику автоматизаций и сценарии интеграций. Она стала согласованным «чертежом» системы.

2. Три воронки и два смарт-процесса: как они работают вместе

Ключевая идея архитектуры — разнести разные типы работы по отдельным воронкам, но связать их через общие справочники (смарт-процессы). Так каждый отдел работает в своём процессе, а данные о клиенте, водителе и технике не дублируются.

Воронка продаж — основной поток обработки заявки:

Воронка «Задачи технических специалистов» — работа мастеров:

Оплаченные заявки и обращения из тех. поддержки автоматически копируются сюда, а руководитель назначает их на конкретного специалиста.

Воронка «Карты водителей» — изготовление карт:

В чём выгода связки. Элементы обоих смарт-процессов используются во всех трёх воронках. Это даёт:

• Единый источник данных — водитель и автомобиль заводятся один раз и подтягиваются в любую сделку, задачу или заявку на карту, без повторного ввода и ошибок.
• Сквозную историю — по каждому водителю и ТС видно все прошлые работы, счета и выданные карты.
• Контроль сроков как двигатель повторных продаж — сроки хранятся в справочниках, поэтому система заранее напоминает связаться с клиентом и сама создаёт заявку на продление.
• Разделение зон ответственности — продажи, выездные работы и изготовление карт не смешиваются в одной воронке, но остаются связанными.

3. Автоматизация

Заявка движется по системе с минимумом ручных действий, а сотрудники получают задачи и напоминания вовремя:

• Маршрутизация между воронками — при получении оплаты сделка автоматически копируется в воронку задач техспециалистов с переносом данных клиента и ТС.
• Возврат результата в продажи — после «Выполнена» основная сделка продвигается дальше.
• Контроль сроков — напоминания о приближении окончания срока карты, тахографа или СКЗИ с автосозданием заявки на продление.
• Распределение и уведомления — новые заявки назначаются ответственному, на ключевых переходах приходят уведомления.

4. Интеграция каналов: все заявки сразу в CRM

Телефония и почта также заведены в CRM: звонки фиксируются и привязываются к карточкам, письма создают и дополняют сделки.

5. Интеграция с 1С: склад, оплаты и товары

• Складской учёт — менеджер видит актуальное наличие тахографов, карт и автозапчастей, движение товара отражается в учёте.
• Учёт оплат — счета из воронки продаж связаны со счетами в 1С, оплаты подтягиваются автоматически.
• Двусторонняя синхронизация товаров — каталог синхронизируется в обе стороны. С учётом большого каталога (более 500 наименований) это исключает ручное ведение товаров в двух системах.

6. Импорт базы — отдельная важная задача

Из Excel импортировали три массива: клиентскую базу, базу водителей (в смарт-процесс «Водители» со сроками карт) и базу транспортных средств и тахографов (со сроками тахографов и СКЗИ). Благодаря этому контроль сроков заработал сразу по всей накопленной базе.

7. Шаблоны документов с автосозданием

Настроили 5 шаблонов документов — договоры и транспортные накладные. Реквизиты, позиции и суммы подставляются автоматически из полей CRM.

8. Отчётность

Настроили до 5 отчётов для управления продажами, загрузкой и сроками:

9. Обучение и техническая поддержка — фундамент успешного внедрения

Даже самая продуманная настройка не даёт результата, если команда не умеет ей пользоваться. Поэтому обучение и поддержку мы рассматриваем как обязательную часть внедрения.

Единая система для продаж, сервиса и контроля сроков