Кейс «Хлебница»: наём на коробочной Bitrix24 с hh.ru и Авито

«Хлебница» — сеть пекарен, работающая по франшизе в нескольких городах. Рознице нужен постоянный поток линейного персонала, поэтому подбор идёт непрерывно: холодная база и отклики с hh.ru и Авито, звонки, собеседования, стажировки и оформление. Раньше наём вёлся в облачном портале франчайзи, в Todo и вручную.

Компания хотела переехать на собственную коробочную Bitrix24, чтобы держать наём и внутренние процессы у себя, работать без ограничений облака и быстро вносить изменения. Подбором занимаются три специалиста, а решения по кандидатам завязаны на территориальных управляющих и технолога в трёх городах.

Перевести наём на свою коробку Bitrix24

Наём шёл в чужом облаке и вручную: отклики с площадок, звонки и договорённости о стажировке терялись, не было единой воронки и контроля сроков, а согласования по кандидатам велись «на словах».

Клиент поставил цели:

1. Развернуть коробочную Bitrix24 на своём сервере.
2. Настроить воронку найма с нуля — от отклика до оформления.
3. Подключить hh.ru и Авито — чтобы отклики и переписка были в Bitrix24.
4. Автоматизировать задачи рекрутёрам с крайними сроками.
5. Настроить шаблон трудового договора.
6. Перенести 1 бизнес-процесс и записать видео-инструкцию, чтобы дальше настраивать самим.
7. Разграничить права по трём городам.

Что мы сделали

1. Запуск коробочной Bitrix24 на сервере компании

Развернули «коробку» на собственном сервере клиента под ключ:

• Проверили и подготовили сервер — Linux-окружение (BitrixVM: nginx + PHP + MySQL), память и место под масштаб портала; прогнали встроенный тест конфигурации Bitrix24 (веб-сервер, PHP, база данных, права на файлы).
• Установили дистрибутив коробочной версии и развернули портал, подключили доменное имя и SSL-сертификат (HTTPS), настроили почту и резервное копирование.
• Активировали лицензию (тариф на 100 сотрудников), завели структуру и пользователей (на старте — около 80 человек).
• Заложили преимущества коробки перед облаком: все данные на сервере клиента, полный доступ к порталу и файловой системе, свои бизнес-процессы и интеграции без ограничений тарифа, самостоятельные доработки и обновления.
• Портал сразу настроен как среда для внутренних процессов: задачник, чаты и видеоконференции — вместо облака франчайзи.

2. Воронка найма (7 стадий)

Путь кандидата от отклика до оформления:

На каждой стадии — задача рекрутёру со своим крайним сроком и автопереходом:

• Новый отклик — «Взять заявку в работу», срок 15 минут;
• Первичный контакт — «Созвониться и договориться на встречу», срок 1 час;
• Собеседование — «Провести встречу, договориться о стажировке и обучении», срок 1 день;
• Стажировка — «Собрать обратную связь у кандидата» после стажировочного дня;
• Мед. осмотр — направление на осмотр и сбор ОС от территориального управляющего и технолога;
• Сбор документов и Оформление сотрудника — специалист по кадрам оформляет трудоустройство.

Причины провала: не справляется с объёмами, не прошёл собеседование, не устраивает график, не устраивают условия.

3. Карточка кандидата

Поля обязательны на своей стадии: ФИО, должность, телефон, возраст, адрес и резюме (файл) — на первичном контакте; даты встречи, стажировки, обучения и мед. осмотра — на своих стадиях; документы для трудоустройства (несколько файлов) — на оформлении; источник (hh / Авито), ответственный рекрутёр и комментарий. Так кандидата нельзя «проскочить» без резюме, контактов или документов.

4. Интеграция с hh.ru — весь цикл отклика в Bitrix24

Связали hh.ru (из Битрикс24.Маркета) с воронкой найма так, чтобы работа с откликом шла внутри Bitrix24:

• Автосоздание кандидата по каждому отклику — новый отклик автоматически создаёт сделку с ФИО, контактами, желаемой вакансией и ссылкой на отклик.
• Резюме в карточке — данные и файл резюме подтягиваются в карточку, hh открывать не нужно.
• Двусторонняя переписка из Bitrix24 — сообщения из чата отклика приходят в карточку, ответить кандидату можно прямо из CRM.
• Приглашения и шаблоны сообщений — приглашение на собеседование, тестовое задание или типовое сообщение отправляются из карточки в отклик hh.
• Синхронизация статусов — движение по стадиям воронки связано со статусами отклика на hh (в работе / приглашение / отказ).
• Автораспределение и SLA — отклик сразу назначается рекрутёру с задачей «Взять заявку в работу» (15 минут), ни один отклик не теряется.
• Отказ с причиной — отклонение отправляет соискателю корректный отказ и фиксирует причину в CRM.
• Несколько вакансий и аккаунтов сводятся в один портал; видно, откуда пришёл кандидат.

5. Интеграция с Авито

Аналогично hh: отклики с Авито автоматически создают сделки в воронке найма, а переписку можно вести целиком из Bitrix24. Источник фиксируется в карточке для аналитики по площадкам.

6. Шаблон трудового договора

Настроили шаблон документа — трудовой договор формируется из карточки кандидата в один клик на стадии оформления (данные подставляются автоматически).

7. Перенос бизнес-процесса и видео-инструкция

Перенесли на коробку один бизнес-процесс и записали видео-инструкцию (скринкаст) по настройке бизнес-процессов, чтобы команда клиента самостоятельно настраивала остальные согласования — делопроизводство, бухгалтерию, АХО, закуп, ИТ и аудит.

8. Права доступа, задачник, чаты и видеоконференции

Разграничили права по трём городам и представителям, настроили корпоративный задачник, чаты и видеоконференции — внутренняя работа полностью переехала на свой портал.

9. Обучение и поддержка

Провели обучение сотрудников и оказали техническую поддержку 14 дней.

Наём под контролем на собственном портале