Внедрение Битрикс24 для ивент-агентства: продажа партнёрских пакетов на мероприятиях и PR-отдел

— организатор коммерческих мероприятий: продаёт партнёрские (спонсорские) пакеты на профильных мероприятиях и запускает краткие образовательные программы, а параллельно ведёт собственный PR-отдел. Заявки приходят с сайта на Tilda, по телефону, заводятся вручную и загружаются импортом из Excel. Продажа партнёрского пакета — это длинный B2B-цикл: выйти на лицо, принимающее решение, провести презентацию, согласовать пакет с руководством заказчика, пройти согласование договора между юристами и довести обязательства до конца мероприятия.

Параллельно работает PR-направление: подготовка релизов и статей с несколькими кругами согласований, организация пресс-мероприятий и работа с инфопартнёрами — СМИ, блогерами, ивентами. До внедрения продажи, счета и весь PR жили в разрозненных таблицах, переписке и на диске: терялись договорённости по договору, забывались этапы согласования текстов, а руководитель не видел единой картины по загрузке и результатам. Нужна была система, где продажи и PR ведутся по понятным воронкам с автозадачами и автодокументами.

Собрать продажи, счета и PR в понятные воронки

Длинная сделка по партнёрскому пакету велась вручную, счета контролировались по памяти, а PR-процессы с их согласованиями текстов и организацией пресс-событий вообще не были формализованы. Компания хотела перенести и продажи, и PR в Bitrix24, автоматизировать рутину (задачи, документы, рассылки) и получить прозрачную аналитику по каждому направлению.

Клиент поставил цели:

1. Настроить воронку «Лиды» с автоматической обработкой обращений.
2. Настроить воронку «Продажи» партнёрских пакетов и образовательных программ.
3. Настроить воронку «Счета» как реестр контроля оплат.
4. Настроить PR-воронку «Подготовка текстов» (релизы, статьи).
5. Настроить PR-воронку «Подготовка пресс-мероприятий».
6. Настроить PR-воронку «Работа с инфопартнёрами».
7. Подключить источники обращений (Tilda, телефония, ручное создание, импорт).
8. Скорректировать права доступа под роль PR-менеджера.

Что мы сделали

1. Аудит процессов и техническое задание

Разобрали оба направления бизнеса — продажу партнёрских пакетов и PR — по шагам: где рождается заявка, как выглядит длинный цикл согласования пакета, какие этапы проходит релиз, как готовятся пресс-мероприятия и ведётся работа с инфопартнёрами. На основе аудита собрали ТЗ и настроили портал: структуру, пользователей и рабочие места, включая мобильное приложение Bitrix24.

2. Воронка «Лиды» — квалификация обращений

Все входящие собираются в отдельную воронку, где менеджер прогревает контакт до ответа на коммерческое предложение:

По новой заявке система сразу ставит менеджеру автозадачу взять её в работу с контролем крайнего срока, автоматически отправляет рассылку с КП и ведёт менеджера по этапам выхода на ЛПР и повторных звонков. В день повторного звонка утром автоматически создаётся задача получить обратную связь. Полноценная работа по клиенту начинается только после ответа на КП — на успешной стадии сделка автоматически копируется в воронку «Продажи».

Причина отказа фиксируется всегда; если клиент отвечает «нет бюджета на этот год» и указывает дату, система автоматически создаёт повторный лид к нужному сроку, чтобы вернуться к контакту в следующем сезоне.

3. Воронка «Продажи» — партнёрский пакет от презентации до закрытия

Основная воронка повторяет весь длинный цикл B2B-продажи спонсорского пакета:

На старте система создаёт на общем диске папку по клиенту для всех документов и ставит задачи разработать презентацию и загрузить материалы. На согласовании с руководством заказчика поле «Ждём ОС» помогает удерживать сделку, пока идёт обсуждение. Документы формируются автоматически: договор и счёт — на стадии подготовки, акт — на закрытии, а финальный счёт — под получение оплаты. Отдельная сила воронки — стадии сопровождения: задача «Запрос данных по договору» ведётся с чек-листом, а на стадии «Сопровождение договора» работают три чек-листа (до, во время и после мероприятия), которые гарантируют, что все обязательства перед партнёром выполнены.

4. Воронка «Счета» — реестр контроля оплат

5. PR: воронка «Подготовка текстов» (релизы и статьи)

Отдельная воронка ведёт релиз или статью через все круги согласования — от планирования до подведения итогов:

При планировании релиза событие с датой срока автоматически добавляется в календарь. Согласование внутри реализовано заданиями с бизнес-логикой: проверяющий выбирает «согласовано» или «на доработку», и релиз идёт дальше или возвращается на правки. Дальше — параллельные задачи на согласование медиа-материалов, подготовку и проверку рассылки, рассылку профильным СМИ и широкую рассылку по регионам, после чего карточка сама переходит в «Мониторинг». Для перехода к завершению обязательно заполняется поле с итогами релиза — так копится база результатов.

6. PR: воронка «Подготовка пресс-мероприятий»

Пресс-события ведутся по своей воронке — от концепции до проведения:

Система ведёт менеджера задачами: сформировать концепцию, подготовить и согласовать шаблон приглашения, собрать список приглашённых и разослать приглашения. В карточке хранятся тип и формат мероприятия, место и дата проведения, презентация концепции и файл приглашения — всё событие в одном месте.

7. PR: воронка «Работа с инфопартнёрами»

Работа с медиа, блогерами и партнёрскими площадками — отдельный процесс от заведения карточки до публикации и обратной связи:

При установлении контакта на диске автоматически создаётся папка партнёра, а ссылка подставляется в карточку. Когда условия согласованы, система сама меняет тип компании на «Партнёр». Дальше воронка ведёт менеджера через получение материалов, публикацию и сбор обратной связи. Для аналитики PR-отдела заложены рабочее пространство под релизы и их согласование, база СМИ и партнёров и простой календарь активности.

8. Автоматизация на роботах и триггерах

Всю рутину переложили на автоматику: автозадачи на ключевых этапах с контролем крайнего срока, автоматические рассылки КП, автоформирование договоров, счетов и актов, задания-согласования с вариантами «согласовано/на доработку», автосоздание папок на диске по клиентам и партнёрам, автодобавление событий в календарь, автокопирование сделки из лидов в продажи и повторные лиды по дате. Менеджеры и PR-специалисты работают с клиентами и текстами, а не с механикой.

9. Источники обращений

10. Отчёты

Настроили аналитику по продажам и загрузке:

Отчёт	Что показывает
Воронка продаж	Конверсия по стадиям продажи пакетов
Причины отказов	Почему сделки не доходят до конца
Источники обращений	Количество и конверсия по каналам
Просроченные задачи	Нарушения сроков по менеджерам
Нагрузка и выработка	Объём работы по исполнителям, в том числе PR

11. Права доступа

Разграничили права по ролям и отдельно настроили доступ для PR-менеджера — так, чтобы он вёл свои PR-воронки, но не имел лишнего доступа к продажным сделкам.

12. Обучение и техническая поддержка

Провели обучение по ролям — работа с лидами и длинной продажей, ведение счетов, работа с чек-листами в договоре, PR-воронки и работа с диском. Записали видеоуроки для адаптации новых сотрудников. После запуска оказали техническую поддержку и донастроили роботы под реальные ситуации первых недель.

Продажи и PR — в понятных воронках с автодокументами