Внедрение Битрикс24 для фабрики корпусной мебели: продажи, замер, производство и сборка

— мебельная фабрика, которая делает корпусную мебель на заказ: шкафы, кухни, мебель для офисов, гостиниц, кафе и баров. Сайта у фабрики нет: заявки приходят от директора по телефону, из ВКонтакте и WhatsApp, а также по сарафанному радио и знакомствам. Заказ проходит длинный путь — от квалификации и рисунка проекта до договора, замера, работы технолога, снабжения, производства и сборки с подписанием актов и доплатой.

Команда небольшая и роли пересекаются: менеджер ведёт продажу и одновременно занимается отрисовкой, просчётом, договором и техзаданием, есть два технолога, снабженец, замерщик, директор и бухгалтер. До внедрения обращения передавались устно — директор диктовал заявку менеджеру, и часть терялась ещё на входе; проект, чертежи и договорённости по заказу жили в разных местах, а групповая переписка по заказам велась в WhatsApp. Нужна была система, которая фиксирует заявку сразу при звонке и ведёт заказ единой цепочкой от лида до сборки.

Собрать заказ в одну цепочку от заявки до сборки

Заявки передавались устно и терялись, продажа и производство велись вразнобой, а чертежи и договорённости хранились где попало. Фабрика хотела единую воронку, которая проведёт заказ от первого звонка через продажу, замер, передачу технологу, снабжение и производство до сборки и доплаты, зафиксирует заявку сразу при поступлении и покажет, как быстро менеджер берёт обращения в работу.

Клиент поставил цели:

1. Настроить воронку продаж от лида до передачи на производство и сборки.
2. Перенести групповые чаты по заказам из WhatsApp в Bitrix24.
3. Настроить телефонию на рабочие номера сотрудников.
4. Настроить отчёты, в том числе по времени обработки заявки.

Что мы сделали

1. Аудит процессов и техническое задание

Разложили путь заказа от передачи заявки директором до подписания актов, зафиксировали роли (менеджер, технологи, снабженец, замерщик, директор, бухгалтер) и точки потерь — прежде всего устную передачу заявок. На основе аудита собрали ТЗ и настроили портал: структуру, пользователей и рабочие места, включая мобильное приложение Bitrix24, чтобы заносить лид прямо с телефона в момент звонка.

2. Единая воронка «Новые продажи»

Настроили сквозную воронку, которая проводит заказ через продажу и производство до сборки:

На входе воронка отсеивает нецелевые обращения. По новому лиду система ставит менеджеру автозадачу взять его в работу с контролем крайнего срока и уведомляет руководство, если заявка долго висит на старте. На квалификации менеджеру дано свободное поле для множества уточняющих вопросов (вплоть до образца из интернета). Дальше — задачи подготовить и согласовать КП, а робот автоматически переименовывает сделку по клиенту.

3. Договор, замер и передача на производство

После согласования КП сделка переходит к договору: встреча в цеху или удалённо и сразу предоплата, задачи подготовить пакет документов и заполнить сумму. Замер обязателен после подписания договора — замерщику ставится задача с адресом, контактным лицом и договорённостями и обязательным принятием результата менеджером, а клиенту заранее уходит напоминание о дате замера в WhatsApp. После замера заказ передаётся на производство с занесением сроков и документов.

4. Технолог, чертежи и снабжение

5. Производство, сборка и доплата

На стадии «Заказ готов» ставится задача произвести заказ к плановой дате, а заранее — за неделю и за пару дней — менеджеру и руководству уходят напоминания о контроле сроков. Снабженец согласует с клиентом дату сборки, клиенту приходит напоминание в WhatsApp. Отдельная стадия «Установка не окончена» предусмотрена на случай доделок: руководителю ставится задача по бланку доделок организовать быструю переделку с проставленными сроками. Когда установка произведена, система ставит задачи получить доплату, проконтролировать подписание актов и подгрузить акт в сделку.

6. Карточка сделки

Собрали в карточке всё по заказу: сумма и клиент, менеджер, снабженец и ответственный, источник, чертежи, дата сборки, отдельный блок замера (дата и время, адрес, КП, пожелания) и блок договора (номер, дата производства, форма оплаты, предоплата, отметка о подписании акта и завершении заказа). Обязательность полей привязана к стадиям.

7. Групповые чаты и телефония

8. Автоматизация на роботах и триггерах

Рутину переложили на автоматику Bitrix24: автозадачи на ключевых этапах с контролем крайнего срока, автопереименование сделки по клиенту, автосмена ответственного на технолога, задачи замерщику, снабженцу и кладовщику с принятием результата, напоминания клиенту в WhatsApp о замере и сборке, упреждающие уведомления о контроле сроков производства и уведомления руководству о зависших заказах.

9. Отчёты

Настроили отчёт, который фабрика назвала главным, — по скорости реакции на заявку:

Отчёт	Что показывает
Время обработки заявки	Как быстро менеджер берёт лид в работу и сколько заявок просрочено
Воронка продаж	Конверсия по стадиям от лида до полной оплаты
Причины отказов	Почему сделки не доходят до производства

Состав остальных отчётов фабрика попросила показать в процессе работы — их собираем по мере накопления данных.

10. Права доступа

Разграничили права по ролям: менеджер, технологи, снабженец и замерщик работают со своими задачами и сделками, а бухгалтеру выдали доступ только на просмотр.

11. Обучение и техническая поддержка

Провели обучение по ролям — приём и квалификация заявки, работа с замером, передача технологу, снабжение, производство и сборка, доплата и акты. Записали видеоуроки для адаптации новых сотрудников. После запуска оказали техническую поддержку и донастроили роботы под реальные ситуации первых недель.

Заказ идёт единой цепочкой от заявки до сборки