Кейс «Второе дыхание»: производство воздуховодов — техкарты, склад и 1С в Bitrix24

«Второе дыхание» — производство воздуховодов и вентиляционных изделий (жестянка). Клиенты — организации, занимающиеся монтажными работами. Продажи идут по двум направлениям: обзвон холодной базы и заявки с сайта. Работу ведут три менеджера, оплата — по счёту (как правило 100% предоплата), после чего заказ уходит в производство и на отгрузку.

Специфика — связка «продажа → производство → склад»: под каждое изделие нужен точный расчёт сырья, а его считали вручную, просчёты жили в мессенджерах (Telegram, MAX), склад и производство не были связаны, и не было понимания, сколько сырья осталось и что пора дозаказать.

Связать продажи, производство и склад в одной системе

Продажи, производство и склад были разрозненны: просчёты вели в мессенджерах, заявки с сайта распределяли вручную, сырьё считали «на глаз», а производство и остатки не были связаны с CRM. Не было единой картины по заказу и по остаткам сырья.

Клиент поставил цели:

1. Собрать продажи (холодные и с сайта), производство и кадры в единый Bitrix24.
2. Связать производство со складом через технологические карты — с автосписанием сырья.
3. Настроить CRM-формы с сайта с выбором товара и автораспределением.
4. Синхронизировать счета, товары и контрагентов с 1С.
5. Настроить автоформирование договора, УПД и счёта.
6. Дать отчёты по продажам менеджеров и по производству.

Что мы сделали

1. Портал, структура и права доступа

Зарегистрировали портал, завели структуру и трёх менеджеров, разграничили права доступа — каждый ведёт свои сделки, производство и склад доступны нужным ролям.

2. Воронка «Продажи»

Путь от холодного контакта до выполнения, 6 стадий:

Холодная база прозванивается, по заинтересованным создаётся заявка, менеджер связывается, делает просчёт, выставляет счёт (100% предоплата) и после оплаты передаёт заказ в производство. В карточке — тип оплаты (наличными / безнал), даты изготовления и отгрузки, дата начала производства, срок исполнения, адрес и документы от клиента.

Причины провала: долго, дорого, технически не исполнимо.

3. Каналы и CRM-формы с выбором товара

Подключили каналы — почта, телефония, Telegram и MAX — переписка ведётся из Bitrix24. Для сайта настроили CRM-форму с выбором товара: заявка попадает в воронку и автоматически распределяется между менеджерами, а клиент сразу указывает нужное изделие.

4. Воронка «Производство»

4 стадии:

После оплаты заказ уходит в производство. На стадии «Изготовлено» продукция считается готовой (срабатывает списание сырья и приход готовой продукции на склад — см. п. 5), затем идёт отгрузка и подтверждение доставки. В карточке — даты начала производства, изготовления и отгрузки, срок исполнения и технологическая карта изделия.

5. Технологические карты и складской учёт — ядро проекта

Связали производство со складом через технологические карты:

• Склад сырья. Запасы материалов, каждый — с точным количеством.
• Технологическая карта изделия. Для каждого продукта — какие материалы и в каком количестве нужны и сколько времени займёт производство.
• Автосписание при запуске. При запуске в производство система смотрит в техкарту и автоматически списывает сырьё со склада — остатки уменьшаются в реальном времени.
• Приход готовой продукции. После «Изготовлено» готовая продукция приходуется на склад — остатки растут ровно на количество из техкарты.
• Контроль и пополнение. Остатки видны в реальном времени; предусмотрено цикличное пополнение и напоминания о дозаказе материалов.

6. Смарт-процесс «Счета»

3 стадии:

Счёт привязан к сделке и клиенту, фиксируются дата выставления и дата оплаты, данные синхронизируются с 1С (см. п. 11).

7. Воронка «Кадровое делопроизводство»

Настроили отдельную воронку кадрового делопроизводства с карточкой — для учёта и оформления кадровых процессов внутри портала.

8. Карточки контакта и компании

В карточке компании, помимо реквизитов, — оценка риска клиента (особо опасен / адекватный) и оценка по объёму работ (крупный / средний / мелкий), чтобы менеджер сразу видел приоритет и надёжность клиента. Карточка контакта — ФИО, телефон, e-mail, мессенджер, адрес, реквизиты, ответственный.

9. Автоматизация лидов и сделок

По ТЗ настроили автоматизацию воронок: автосоздание сделок из каналов и форм, автораспределение заявок с сайта, задачи и напоминания менеджерам, автопереходы стадий, автосписание сырья и приход продукции на складе, запуск формирования документов.

10. Шаблон договора и документы

Настроили шаблон договора внутри Bitrix24 с автоматическим формированием из карточки сделки; по тому же принципу готовятся счёт и УПД.

11. Синхронизация с 1С — основной контур интеграции

Большая часть работы в проекте — двусторонний обмен между Bitrix24 и 1С, чтобы менеджеры работали в CRM, а бухгалтерия — в 1С, и обе системы видели одни и те же данные без двойного ввода. Настроили обмен по четырём направлениям:

Товары и номенклатура (1С → Bitrix24).

• Из 1С выгружается справочник номенклатуры — наименования изделий и материалов, артикулы, единицы измерения, цены и ставки НДС.
• Каталог поддерживается по расписанию: изменили позицию в 1С — она обновилась в CRM (в форме с выбором товара и в техкартах).
• Единый справочник исключает расхождения между системами.

Контрагенты (Bitrix24 ↔ 1С).

• Клиенты и их реквизиты (ИНН, КПП, р/с, юр. адрес) синхронизируются: завели компанию в CRM — она появилась в 1С, и наоборот.
• Реквизиты не набиваются дважды, договоры и счета формируются на проверенных данных.

Счета и оплаты (Bitrix24 ↔ 1С).

• Счёт из Bitrix24 передаётся в 1С; при создании и смене стадии в 1С уходят данные счёта и его статус.
• Обратно из 1С подтягивается факт оплаты: оплата проведена — статус счёта в CRM меняется на «оплачен» и автоматически двигает сделку в производство.
• Номера и суммы счёта, УПД и договора согласованы между системами.

Механика обмена.

• Обмен двусторонний, с направлением по каждому типу данных (номенклатура — из 1С, счета и контрагенты — в обе стороны).
• Синхронизация по событию (создание/изменение счёта, контрагента) и по расписанию (номенклатура), с правилами сопоставления полей и обработкой дублей.

12. Отчётность

13. Обучение по каждому инструменту

Записали обучающие видео по каждому настроенному инструменту (воронки, техкарты и склад, формы, документы, 1С, отчёты).

14. Техническая поддержка

Оказали техническую поддержку 2 недели после сдачи работ.

Продажи, производство и склад — в одной связке