Внедрение Битрикс24 для производства БАД: техкарты и расчёт сдельной зарплаты

производства БАД (г. Киров, с 2019 года) — производство и продажа функциональных продуктов на основе лекарственных грибов (ежовик гребенчатый, кордицепс и др.) в капсулах и порошках: без консервантов и красителей, с сертификатами соответствия. Продажи идут через собственный сайт, маркетплейсы (Ozon, Wildberries, Яндекс.Маркет, Avito) и представительства в 11 городах России.

Ключевая специфика — контрактное производство: под задачу клиента (или его сырьё) согласуется рецептура, тип и размер капсулы, упаковка, изготавливается тестовая капсула, затем партия проходит полный цикл и отгружается. Всё это раньше жило в чатах и таблицах.

Собрать продажи, производство и расчёт зарплаты в одну систему

До внедрения заявки, рецептуры, ход производства, отгрузки и расчёт зарплаты цеха были разбросаны по мессенджерам и таблицам. Терялись параметры заказов, не было прозрачности «кто и сколько произвёл», а сдельную зарплату считали вручную — долго и с ошибками.

Клиент поставил цели:

1. Собрать все процессы — от заявки до отгрузки — в едином Bitrix24.
2. Оцифровать сложную рецептуру и параметры продукта в карточке сделки.
3. Автоматизировать производство: чек-листы, фото/видео-отчёты, автопереходы стадий.
4. Навести складской учёт по сырью, таре, упаковке и готовой продукции.
5. Подключить онлайн-оплату и уведомления о платежах.
6. Считать сдельную зарплату цеха по фактически выполненным операциям.

Что мы сделали

1. Аудит и техническое задание

Провели аудит бизнес-процессов, собрали mind-карту всех воронок, стадий, полей и автоматизаций и составили ТЗ. Зарегистрировали портал, завели сотрудников, настроили структуру и права доступа.

2. Воронка «Продажи»

Полный путь сделки в 11 стадий:

На каждой стадии — задача менеджеру со своим крайним сроком. КП и договор — по шаблонам. Нет ответа 2 недели — сделка автоматически уходит в «Отложенное решение», затем в «Отказ».

Причины отказа: не подходит сырьё, сроки, дорого, у конкурента дешевле, потеря связи, стоимость доставки, дубль.

3. Воронка «Производство»

Сердце проекта, 5 стадий:

Заявки приходят из «Продаж» и «Собственных заказов». На стадии «Тестовая капсула» образец согласуется с клиентом через менеджера в чатах. На «Производстве заказа» система создаёт чек-лист по договору и прикладывает состав заказа, а цех проходит операции: капсуляция → фасовка (в капсулу / в банку) → запайка мембраны → наклейка этикеток → упаковка. Ответственному приходит напоминание отправить фото/видео-отчёт клиенту.

4. Воронка «Логистика»

От подготовки до контроля доставки, 4 стадии:

Менеджер подтверждает отгрузку в чате «Отгрузка с производства» (без этого дальше нельзя), вызывается транспортная компания, заполняется накладная, автоматически обновляются остатки на складе.

5. Воронка «Повторные продажи»

Работа с закрытыми сделками, 3 стадии:

Раз в месяц менеджеру приходит напоминание «Позвонить для повторного заказа»; при согласии заявка автоматически возвращается в «Продажи» на стадию «Формирование ТЗ».

6. Воронка «Ремонт и обслуживание оборудования»

Реестр производственного оборудования — 3 состояния:

Карточки техники с историей состояния: недавно приобретённое, в ремонте, установленное и работающее.

7. Карточки сделки, контакта и компании

Главная — карточка сделки «Продажи» с глубокой оцифровкой продукта:

Карточки контакта и компании настроены под работу с юр- и физлицами: ФИО, телефон, мессенджер, e-mail, адрес, реквизиты, ответственный, источник, комментарий.

8. Автоматизация

Задачи с крайними сроками на каждой стадии, автозавершение задач и автопереход сделки, автоперенос «зависших» сделок, напоминания (повторный заказ, фото/видео-отчёт) и уведомление об истечении срока хранения товара на складе.

9. Складской учёт

Остатки сырья, тары, упаковки и готовой продукции с автосписанием по завершению сделки, фиксацией «потратили / изготовили», напоминанием о пополнении, резервированием расходников под заказ, учётом давальческого сырья и тары от клиента и начислением готовой продукции после производства.

10. Платёжные интеграции

Подключили Робокассу (онлайн-оплата) и Т-Банк (автоматические уведомления об оплате) — статусы платежей и счета завязаны на стадии сделки.

11. Отчётность и персональный отчёт сдельной зарплаты

Поверх типовых отчётов Bitrix24 разработали персональный отчёт по расчёту сдельной зарплаты производственного цеха.

12. Права доступа, импорт базы, обучение и поддержка

Разграничили доступ по ролям (продажи / производство / склад / руководство). Импортировали базу контактов и компаний, провели обучение по ролям и оказали техподдержку 14 дней после запуска.

Производство и продажи под контролем, зарплата — автоматически