Кейс «Умный гриб»: производство БАД и расчёт сдельной зарплаты в Bitrix24
«Умный гриб» (г. Киров, с 2019 года) — производство и продажа функциональных продуктов на основе лекарственных грибов (ежовик гребенчатый, кордицепс и др.) в капсулах и порошках: без консервантов и красителей, с сертификатами соответствия. Продажи идут через собственный сайт, маркетплейсы (Ozon, Wildberries, Яндекс.Маркет, Avito) и представительства в 11 городах России.
Ключевая специфика — контрактное производство: под задачу клиента (или его сырьё) согласуется рецептура, тип и размер капсулы, упаковка, изготавливается тестовая капсула, затем партия проходит полный цикл и отгружается. Всё это раньше жило в чатах и таблицах.
Собрать продажи, производство и расчёт зарплаты в одну систему
До внедрения заявки, рецептуры, ход производства, отгрузки и расчёт зарплаты цеха были разбросаны по мессенджерам и таблицам. Терялись параметры заказов, не было прозрачности «кто и сколько произвёл», а сдельную зарплату считали вручную — долго и с ошибками.
Клиент поставил цели:
- Собрать все процессы — от заявки до отгрузки — в едином Bitrix24.
- Оцифровать сложную рецептуру и параметры продукта в карточке сделки.
- Автоматизировать производство: чек-листы, фото/видео-отчёты, автопереходы стадий.
- Навести складской учёт по сырью, таре, упаковке и готовой продукции.
- Подключить онлайн-оплату и уведомления о платежах.
- Считать сдельную зарплату цеха по фактически выполненным операциям.
Что мы сделали
1. Аудит и техническое задание
Провели аудит бизнес-процессов, собрали mind-карту всех воронок, стадий, полей и автоматизаций и составили ТЗ. Зарегистрировали портал, завели сотрудников, настроили структуру и права доступа.
2. Воронка «Продажи»
Полный путь сделки в 11 стадий:
На каждой стадии — задача менеджеру со своим крайним сроком. КП и договор — по шаблонам. Нет ответа 2 недели — сделка автоматически уходит в «Отложенное решение», затем в «Отказ».
Причины отказа: не подходит сырьё, сроки, дорого, у конкурента дешевле, потеря связи, стоимость доставки, дубль.
3. Воронка «Производство»
Сердце проекта, 5 стадий:
Заявки приходят из «Продаж» и «Собственных заказов». На стадии «Тестовая капсула» образец согласуется с клиентом через менеджера в чатах. На «Производстве заказа» система создаёт чек-лист по договору и прикладывает состав заказа, а цех проходит операции: капсуляция → фасовка (в капсулу / в банку) → запайка мембраны → наклейка этикеток → упаковка. Ответственному приходит напоминание отправить фото/видео-отчёт клиенту.
4. Воронка «Логистика»
От подготовки до контроля доставки, 4 стадии:
Менеджер подтверждает отгрузку в чате «Отгрузка с производства» (без этого дальше нельзя), вызывается транспортная компания, заполняется накладная, автоматически обновляются остатки на складе.
5. Воронка «Повторные продажи»
Работа с закрытыми сделками, 3 стадии:
Раз в месяц менеджеру приходит напоминание «Позвонить для повторного заказа»; при согласии заявка автоматически возвращается в «Продажи» на стадию «Формирование ТЗ».
6. Воронка «Ремонт и обслуживание оборудования»
Реестр производственного оборудования — 3 состояния:
Карточки техники с историей состояния: недавно приобретённое, в ремонте, установленное и работающее.
7. Карточки сделки, контакта и компании
Главная — карточка сделки «Продажи» с глубокой оцифровкой продукта:
О заявке: клиент, название продукта, сырьё клиента (давальческое — да/нет).
О продукте: состав и % содержания компонентов, смешивание и помол сырья, размер капсул (#1 / #0 / #00), тип капсулы (ТЖК / ТЖК халяль / ГПМЦ вег), цвет, вес содержимого (диапазон в мг), количество.
Упаковка (если требуется): тип, количество, мембрана, контроль вскрытия и др.
Карточки контакта и компании настроены под работу с юр- и физлицами: ФИО, телефон, мессенджер, e-mail, адрес, реквизиты, ответственный, источник, комментарий.
8. Автоматизация
Задачи с крайними сроками на каждой стадии, автозавершение задач и автопереход сделки, автоперенос «зависших» сделок, напоминания (повторный заказ, фото/видео-отчёт) и уведомление об истечении срока хранения товара на складе.
9. Складской учёт
Остатки сырья, тары, упаковки и готовой продукции с автосписанием по завершению сделки, фиксацией «потратили / изготовили», напоминанием о пополнении, резервированием расходников под заказ, учётом давальческого сырья и тары от клиента и начислением готовой продукции после производства.
10. Платёжные интеграции
Подключили Робокассу (онлайн-оплата) и Т-Банк (автоматические уведомления об оплате) — статусы платежей и счета завязаны на стадии сделки.
11. Отчётность и персональный отчёт сдельной зарплаты
Поверх типовых отчётов Bitrix24 разработали персональный отчёт по расчёту сдельной зарплаты производственного цеха.
У производства сдельная оплата — платят за фактически выполненные операции: капсуляция, фасовка в капсулу / в банку, запайка мембраны, наклейка этикеток, упаковка.
Отчёт сводит по каждому сотруднику: выполненные работы → расценка за 1 шт → количество → итоговая сумма.
Логика привязана к производственным стадиям — после каждого этапа выработка фиксируется и попадает в расчёт.
| Отчёт | Что показывает |
|---|---|
| Сдельная ЗП по сотрудникам | Сотрудник, выполненные работы, расценка за 1 шт, количество, итоговая сумма |
| Выработка производства | Кто сколько произвёл, где были задержки, кто какие функции выполнял |
| Движение товаров | Приход/расход сырья, комплектующих и готовой продукции |
| Отчёт по менеджерам | Заявки, конверсия по стадиям, причины отказа |
| Складские остатки | Сырьё, тара, упаковка, готовая продукция |
12. Права доступа, импорт базы, обучение и поддержка
Разграничили доступ по ролям (продажи / производство / склад / руководство). Импортировали базу контактов и компаний, провели обучение по ролям и оказали техподдержку 14 дней после запуска.
— Бесплатные Сайты и CRM.