Кейс «Rapida»: типография на тендерах — финансовый учёт, 1С и банки в Bitrix24

«Rapida» — типография, которая работает с крупными торговыми сетями (Магнит/ТАНДЕР, Агроторг/Пятёрочка, Бэст Прайс, Дикси) преимущественно через тендеры. Ценность бизнеса не столько в самой продаже, сколько в реализации проекта: просчёт тиража, подача документов, переторжка, обратная связь и доведение проекта до оплаты — с точным учётом денег на каждом шаге.

Специфика — сложное ценообразование по регионам и тиражам и плотный финансовый учёт: счета, запросы денежных средств, выгрузка платежей в банк, график будущих платежей и денежный поток по компании. Раньше это жило в таблице «Проект», 1С и банк-клиентах порознь.

Собрать тендерные продажи и финансовый учёт в одной системе

До внедрения проекты, счета, расходы и платежи считались в таблицах и вручную. Не было единой картины денег, терялись дедлайны просчётов и переторжек, платёжки набивались в банк-клиенте руками, а бухгалтерия дублировала счета и контрагентов в 1С.

Клиент поставил цели:

1. Собрать тендерные продажи и реализацию проектов в единый Bitrix24.
2. Настроить товары с вариациями — цена по округу, городу и группе тиражности.
3. Вести счета и расходы (ЗДС) в привязке к проекту и выгружать платежи прямо в банк.
4. Наладить двусторонний обмен с 1С (счета, товары, контрагенты).
5. Построить отчёт ДДС (факт/план) и график будущих платежей.
6. Считать зарплату на основе запросов денежных средств.

Что мы сделали

1. Аудит и техническое задание

Провели аудит процессов типографии, собрали mind-карту воронок, смарт-процессов, карточек и полей и составили ТЗ. Зарегистрировали портал (Rapida 24), завели структуру (директор, бухгалтер, 2 руководителя менеджеров, 3 менеджера) и права доступа.

2. Воронка «Реализация»

Тендерный путь проекта, 6 стадий:

На «Просчёте» руководителям приходит уведомление о новом проекте. На «Просчитан» — задача подать документы с крайним сроком по дате подачи. «Переторжка» заполняется бизнес-процессом. На «ОС по проекту» система не даёт двигать сделку, пока не заполнены реквизиты клиента. Причина отказа — «Проиграли тендер».

3. Карточки проекта, контакта, компании и поставщиков

Карточка воронки «Реализация» оцифровывает проект: наименование, клиент (бренд / юрлицо), сумма, даты старта и финиша, дедлайн просчёта, дата реализации, ответственные, город, реквизиты (несколько р/с), сканы договоров. Отдельно настроены поставщики со статусом (действующий / недействующий) и отраслью (курьер, типография, услуги ТК); для курьеров — сканы паспортов.

4. Товары и ценообразование по регионам и тиражам

Ключевая доработка под типографию. У каждого товара (плакаты, листовки, купоны, виндеры, буклеты, флаеры) заданы свойства-вариации: регион (7 округов) и город, а также группа по тиражности (7 групп — чем больше тираж, тем ниже цена за единицу).

5. Смарт-процесс «Счета»

5 стадий:

Счёт формируется из проекта, ведёт частичные оплаты и УПД, привязан к сделке и синхронизируется с 1С. Отмена фиксирует причину: не оплачен, отказался от реализации, мы сами отменили.

6. Смарт-процесс «Расходы» / Запросы денежных средств

5 стадий:

Запрос денежных средств несёт полный набор полей: поставщик, статьи затрат, суммы с НДС / без НДС, тип оплаты, реквизиты и номера П/П, товарное состояние (выписано / принято), даты выполнения и платежа. С этого смарт-процесса платёж уходит в банк. Отмена: не оплачен, возврат от банка.

7. Интеграция с 1С (двусторонний обмен)

Настроили синхронизацию 1С ↔ Bitrix24: счета (данные и статус перенаправляются в 1С при создании и смене стадии), контрагенты (реквизиты не набиваются дважды) и товары (единый справочник номенклатуры). Бухгалтерия перестаёт дублировать документы.

8. Интеграция с банками и выгрузка платежей (Альфа-Банк + Т-Банк)

Настроили двусторонний обмен с Альфа-Банком и Т-Банком: из карточки расхода формируется платёжное поручение и одним действием выгружается в банк — платёжки не набиваются вручную. Банк возвращает статус оплаты, который автоматически двигает стадию расхода и подтягивает факт в отчёты. В сделке добавлена вкладка «Т-Банк».

9. Смарт-процесс «График будущих платежей»

3 стадии:

Планирование расходов вперёд (в январе — на февраль и наоборот) с напоминанием в день платежа. Плановые платежи ложатся в отчёт ДДС как План рядом с Фактом.

10. Смарт-процесс «Просчёты»

Отдельный реестр просчётов по типам продукции (листовка, буклет, купоны, флаеры) с форматом, материалом, доп-обработкой (ламинация, скругление углов), поставщиком и городом — для анализа прибыльности и повторного использования расчётов.

11. Смарт-процесс «Зарплата» — расчёт из запросов денежных средств

4 стадии:

Зарплата считается на основе запросов денежных средств: бухгалтер создаёт платёж по ЗП, он проходит согласование и выдачу; в отчёт попадают суммы по каждому сотруднику за месяц.

12. Отчёт ДДС и финансовая аналитика

Разработали отчёт «Движение денежных средств» — доходы по счетам, расходы по статьям.

13. Почта и телефония

Подключили интеграции с почтой и телефонией — переписка и звонки фиксируются в карточке проекта.

14. Автоматизация

Уведомления руководителям о новых и реализованных проектах, задачи с крайними сроками, автозаполнение полей бизнес-процессами, блокировка перехода стадии без реквизитов, автоформирование и выгрузка платежей в банк, автосмена стадий по факту оплаты.

15. Документы, права, обучение и поддержка

Настроили шаблоны договоров и доверенностей, права по ролям, импортировали клиентов и поставщиков, записали видео-обучения и оказали техподдержку 1 месяц.

Финансы под контролем: от тендера до денежного потока