От просчёта проекта до счетов, расходов, выгрузки платежей в банк и отчёта ДДС — в единой финансовой CRM с обменом 1С и банками
— типография, которая работает с крупными торговыми сетями (Магнит/ТАНДЕР, Агроторг/Пятёрочка, Бэст Прайс, Дикси) преимущественно через тендеры. Ценность бизнеса не столько в самой продаже, сколько в реализации проекта: просчёт тиража, подача документов, переторжка, обратная связь и доведение проекта до оплаты — с точным учётом денег на каждом шаге.
Специфика — сложное ценообразование по регионам и тиражам и плотный финансовый учёт: счета, запросы денежных средств, выгрузка платежей в банк, график будущих платежей и денежный поток по компании. Раньше это жило в таблице «Проект», 1С и банк-клиентах порознь.
До внедрения проекты, счета, расходы и платежи считались в таблицах и вручную. Не было единой картины денег, терялись дедлайны просчётов и переторжек, платёжки набивались в банк-клиенте руками, а бухгалтерия дублировала счета и контрагентов в 1С.
Клиент поставил цели:
Провели аудит процессов типографии, собрали mind-карту воронок, смарт-процессов, карточек и полей и составили ТЗ. Зарегистрировали портал (Типография 24), завели структуру (директор, бухгалтер, 2 руководителя менеджеров, 3 менеджера) и права доступа.
Тендерный путь проекта, 6 стадий:
На «Просчёте» руководителям приходит уведомление о новом проекте. На «Просчитан» — задача подать документы с крайним сроком по дате подачи. «Переторжка» заполняется бизнес-процессом. На «ОС по проекту» система не даёт двигать сделку, пока не заполнены реквизиты клиента. Причина отказа — «Проиграли тендер».
Карточка воронки «Реализация» оцифровывает проект: наименование, клиент (бренд / юрлицо), сумма, даты старта и финиша, дедлайн просчёта, дата реализации, ответственные, город, реквизиты (несколько р/с), сканы договоров. Отдельно настроены поставщики со статусом (действующий / недействующий) и отраслью (курьер, типография, услуги ТК); для курьеров — сканы паспортов.
Ключевая доработка под типографию. У каждого товара (плакаты, листовки, купоны, виндеры, буклеты, флаеры) заданы свойства-вариации: регион (7 округов) и город, а также группа по тиражности (7 групп — чем больше тираж, тем ниже цена за единицу).
Менеджер выбирает округ — и позиции подставляются с правильной ценой.
По каждой позиции считаются тираж, цена за ед. без и с НДС, сумма без и с НДС и сумма налога; доставка привязывается к городу.
Итог по сделке сразу даёт суммы без НДС / с НДС / налог — без ручных калькуляций и ошибок в тендерных ценах.
5 стадий:
Счёт формируется из проекта, ведёт частичные оплаты и УПД, привязан к сделке и синхронизируется с 1С. Отмена фиксирует причину: не оплачен, отказался от реализации, мы сами отменили.
5 стадий:
Запрос денежных средств несёт полный набор полей: поставщик, статьи затрат, суммы с НДС / без НДС, тип оплаты, реквизиты и номера П/П, товарное состояние (выписано / принято), даты выполнения и платежа. С этого смарт-процесса платёж уходит в банк. Отмена: не оплачен, возврат от банка.
Настроили синхронизацию 1С ↔ Bitrix24: счета (данные и статус перенаправляются в 1С при создании и смене стадии), контрагенты (реквизиты не набиваются дважды) и товары (единый справочник номенклатуры). Бухгалтерия перестаёт дублировать документы.
Настроили двусторонний обмен с Альфа-Банком и Т-Банком: из карточки расхода формируется платёжное поручение и одним действием выгружается в банк — платёжки не набиваются вручную. Банк возвращает статус оплаты, который автоматически двигает стадию расхода и подтягивает факт в отчёты. В сделке добавлена вкладка «Т-Банк».
Деньги на расход уходят из одного окна, а факт оплаты сразу виден в CRM и в отчёте ДДС.
3 стадии:
Планирование расходов вперёд (в январе — на февраль и наоборот) с напоминанием в день платежа. Плановые платежи ложатся в отчёт ДДС как План рядом с Фактом.
Отдельный реестр просчётов по типам продукции (листовка, буклет, купоны, флаеры) с форматом, материалом, доп-обработкой (ламинация, скругление углов), поставщиком и городом — для анализа прибыльности и повторного использования расчётов.
4 стадии:
Зарплата считается на основе запросов денежных средств: бухгалтер создаёт платёж по ЗП, он проходит согласование и выдачу; в отчёт попадают суммы по каждому сотруднику за месяц.
Разработали отчёт «Движение денежных средств» — доходы по счетам, расходы по статьям.
Четыре сводных показателя: Приток, Отток, Чистый поток, Накопленный поток.
Строки по статьям: ДОХОДЫ (поступления от клиентов по контрагентам), РАСХОДЫ (по статьям затрат).
Разрез по времени с шагом месяц / квартал / год, строки чистого и накопленного потока по месяцам.
Переключатель Факт / План / Всё, фильтры по компании, категории и периоду, экспорт в CSV.
| Отчёт | Что показывает |
|---|---|
| ДДС (движение денежных средств) | Приток, отток, чистый и накопленный поток по статьям, компаниям и месяцам; факт/план; экспорт CSV |
| Выручка от реализации | Помесячно; фильтры по менеджеру, городу, юрлицу, периоду, с/без НДС |
| Динамика | Траты, приходы и активность проектов за период |
| Плановые поступления | Группировка по плановой дате оплаты счёта |
Подключили интеграции с почтой и телефонией — переписка и звонки фиксируются в карточке проекта.
Уведомления руководителям о новых и реализованных проектах, задачи с крайними сроками, автозаполнение полей бизнес-процессами, блокировка перехода стадии без реквизитов, автоформирование и выгрузка платежей в банк, автосмена стадий по факту оплаты.
Настроили шаблоны договоров и доверенностей, права по ролям, импортировали клиентов и поставщиков, записали видео-обучения и оказали техподдержку 1 месяц.
Опт по действующей и холодной базе, реактивация клиентов, счета, маршруты водителям и учёт авто — в единой CRM с обменом 1С
Читать кейс →Продажи, производство со списанием сырья по техкартам, склад, кадры и обмен 1С — в единой CRM
Читать кейс →Контрактное производство БАД: от заявки на рецептуру до отгрузки и расчёта сдельной зарплаты цеха — в одной CRM
Читать кейс →