Внедрение Битрикс24 для IT-аутстаффинга: продажи, вакансии, рекрутинг, матчинг и сопровождение

— агентство IT-аутстаффинга и аутсорса: подбирает и выводит клиентам готовых IT-специалистов под проекты (разработка, тестирование, аналитика и другие направления), а иногда берёт и проект целиком на аутсорс. Клиентов находят через нетворкинг (холодный поиск, база, знакомства на мероприятиях), заявки с агрегаторов и участие в тендерах; кандидатов ведут рекрутеры по откликам и базам резюме. В команде — рекрутеры, координатор, менеджеры по продажам, юрист, бухгалтер и директора.

Специфика бизнеса в том, что одна и та же работа живёт сразу в нескольких плоскостях: клиент со своей схемой взаиморасчётов, его вакансии (заявки на специалистов), кандидаты в воронке найма, сведение «этот кандидат — на эту вакансию этого клиента» и, наконец, сопровождение уже вышедшего на проект разработчика с ежемесячной отчётностью и продлением контракта. До внедрения всё это держалось в таблицах и переписке: терялись отклики, забывались продления, а связь «клиент ⇄ вакансия ⇄ кандидат» существовала только в голове координатора. Нужна была система, где эти сущности связаны между собой и двигаются синхронно.

Связать клиентов, вакансии и кандидатов в одну систему

Клиенты, вакансии, кандидаты и уже работающие на проектах разработчики жили в разных таблицах и чатах. Не было единой картины, кого из кандидатов кому показали, какая вакансия закрыта, а какая зависла, и у кого из разработчиков скоро заканчивается контракт. Компания хотела перенести всю воронку — от привлечения клиента до продления сотрудника — в Bitrix24 и связать её объекты между собой автоматикой.

Клиент поставил цели:

1. Настроить воронку «Продажи» для клиентов на аутстафф и аутсорс.
2. Настроить смарт-процесс «Вакансии» — заявки клиентов на специалистов.
3. Настроить смарт-процесс «Рекрутинг» — воронку кандидатов.
4. Настроить смарт-процесс «Матчинг» — сведение конкретного кандидата и вакансии.
5. Настроить смарт-процесс «Сопровождение» — разработчик на проекте и продления.
6. Автоматизировать бизнес-процессы: документооборот, скрининг, утверждение вакансии, онбординг, продление сотрудника.
7. Подключить телефонию (общий номер и добавочные на сотрудников).
8. Разграничить права доступа по ролям.
9. Настроить отчёты по клиентам, кандидатам и вакансиям.

Что мы сделали

1. Аудит процессов и техническое задание

Разложили весь путь работы агентства: как приходит клиент, как из его потребности рождается вакансия, как рекрутеры ведут кандидатов, как конкретного кандидата сводят с вакансией и выводят на проект, и как потом сопровождают и продлевают. Зафиксировали роли (рекрутеры, координатор, менеджеры, юрист, бухгалтер, директора) и точки, где терялись данные. На основе аудита собрали ТЗ и настроили портал — структуру компании, пользователей и рабочие места, включая мобильное приложение Bitrix24 для работы вне офиса.

2. Архитектура из пяти связанных смарт-процессов

В основе решения — пять объектов Bitrix24, которые ссылаются друг на друга и синхронно двигают стадии. Клиент (воронка «Продажи») связан со своими «Вакансиями»; вакансия ведёт к воронке «Рекрутинг»; конкретный кандидат сводится с вакансией в смарт-процессе «Матчинг»; после выхода на проект разработчик копируется в «Сопровождение». В каждой карточке в разделе меню выведены привязки к смежным процессам, поэтому из клиента видно его вакансии, из вакансии — кандидатов, а из кандидата — на какие вакансии его показывают. Переходы между процессами делают роботы, а не человек: например, как только кандидат в «Матчинге» доходит до онбординга, связанная вакансия автоматически переходит на стадию «Онбординг кандидата».

3. Воронка «Продажи» — работа с клиентом

Настроили воронку привлечения и ведения клиента:

Новых клиентов заносят из нетворкинга, агрегаторов и тендеров. На «Переговорах» выясняют потребность и отправляют презентацию, а для аутсорса дополнительно готовят коммерческое предложение по проекту на фирменном бланке. На стадии «Документооборот» вручную запускается бизнес-процесс, который сам ведёт менеджера по нужной ветке в зависимости от типа клиента: подписание NDA, прохождение аккредитации или участие в тендере с мини-циклом «проверка → ожидание → результат». С момента «Работаем» в карточке обязательны схема взаиморасчётов и ставки, чтобы дальше не возникало разночтений. Договор с клиентом заключается уже после того, как на его проект выведен первый кандидат.

Причина отказа фиксируется всегда; если клиент отложил заказ, система ежемесячно ставит менеджеру задачу-напоминание уточнить, не появились ли новые вакансии.

4. Смарт-процесс «Вакансии»

Каждая заявка клиента на специалиста — отдельная карточка со стеком, уровнем, требованиями, вилкой и сроком проекта:

На стадии «Утверждение» запускается бизнес-процесс согласования вакансии, а роботы страхуют от зависаний: если вакансия долго не утверждена или после утверждения её никто не взял в работу, создателю и координатору автоматически уходит уведомление. Стадия «Онбординг кандидата» подтягивается автоматически из «Матчинга», а на «Получении оплаты» система ставит задачу получить оплату по закрытой вакансии и после её выполнения сама переводит карточку в «Вакансия закрыта».

5. Смарт-процесс «Рекрутинг» — воронка кандидатов

Рекрутеры ведут кандидатов по своей воронке:

На «Скрининге» запускается бизнес-процесс первичной проверки: нужно ли собеседование, назначение даты и времени со ссылкой на видео-встречу, фиксация результата и решение — показываем клиенту, отказ или в кадровый резерв. На стадии «Матчинг» из кандидата автоматически создаётся карточка процесса «Матчинг», связывающая его с вакансией. Когда кандидата принимают, он автоматически копируется в «Сопровождение», а вакансия и рекрутинговая воронка синхронно доходят до успешной стадии.

6. Смарт-процесс «Матчинг» — сведение кандидата и вакансии

Матчинг — сердце системы: здесь конкретного кандидата сводят с конкретной вакансией конкретного клиента.

Кандидата показывают клиенту (возможна множественная привязка — сразу нескольким), назначают интервью с календарём и ссылкой на видео-встречу, при необходимости проводят дополнительное. На стадии «Онбординг» запускается бизнес-процесс оформления.

7. Смарт-процесс «Сопровождение» — разработчик на проекте

Как только сотрудник принят, он копируется в «Сопровождение», где ведётся всё время работы на проекте:

Пока разработчик на проекте, система сама собирает отчётность: ежемесячно кандидату уходит форма регулярного отчёта, а ответственному менеджеру ставится задача подготовить для клиента ежемесячный пакет — акт, отчёт, инвойс. Заранее до окончания срока сотрудничества карточка автоматически уходит на стадию «Пролонгировать сотрудника» с задачей продлить контракт, а через некоторое время — контрольная задача менеджеру уточнить, как дела по кандидату. При согласии вручную запускается бизнес-процесс продления, после чего устанавливается новый срок и карточка возвращается в работу.

Если продлить не удалось — статус разработчика меняется на «в поиске», а координаторам и менеджерам уходит уведомление, чтобы специалист не простаивал и его быстрее пересадили на другой проект.

8. Автоматизация на роботах и триггерах

Всю рутину переложили на автоматику Bitrix24: автозадачи на ключевых этапах с контролем крайнего срока, автосмена ответственного, уведомления руководителю о зависших вакансиях и клиентах, автоматические переходы между связанными процессами (рекрутинг ⇄ матчинг ⇄ вакансии ⇄ сопровождение), запуск бизнес-процессов документооборота, скрининга, онбординга и продления, а также автоматическое копирование сделок и карточек из процесса в процесс. Сотрудники занимаются людьми и клиентами, а не переносом данных между таблицами.

9. Документы и около-продажные процессы

Завели в Bitrix24 шаблоны документов агентства (NDA, договоры с кандидатом и клиентом, акты, счета, отчёты для бухгалтерии) — они формируются из карточек и уходят на подпись в рамках бизнес-процессов. Настроили единый календарь всех интервью с автонапоминаниями, учёт девайсов, выдаваемых разработчикам (характеристики, статус «свободен/выдан»), график отпусков и выходных, а также уведомление менеджеров об оплатах.

10. Телефония

11. Отчёты

Настроили аналитику для директоров и координатора:

Отчёт	Что показывает
Разработчики по клиентам и ставкам	Какие специалисты у клиента и по каким ставкам
Статус разработчиков	За кем закреплён, срок проекта, свободен ли
Вакансии	Открытые вакансии, приоритет и итоги закрытия
Статистика по клиентам	Сколько кандидатов отправлено и сколько устроилось
Стек и уровень	По каким стекам и уровням подбор идёт лучше
Воронка продаж	Конверсия по стадиям и сводный отчёт за период

12. Права доступа

Разграничили права по ролям: директор видит всё как администратор; менеджеры по продажам работают с клиентами (старший — со всеми, рядовой — только со своими); рекрутеры ведут наём (старший — все кандидаты, рядовой — только своих); координатор как связующее звено видит и продажи, и наём целиком.

13. Обучение и техническая поддержка

Провели обучение по ролям — приём клиента и документооборот, ведение вакансий, работа рекрутера, матчинг и онбординг, сопровождение и продления, аналитика для руководства. Записали видеоуроки, которые остаются у агентства как база для адаптации новых сотрудников. После запуска оказали техническую поддержку: донастраивали роботы и бизнес-процессы под реальные ситуации первых недель.

Клиенты, вакансии и кандидаты — в одной связанной системе