Кейс «Легендастрой»: снабжение и согласование закупок в Bitrix24

«Легендастрой» — компания в сфере автомобильного грузового транспорта. Для бесперебойной работы автопарка нужен постоянный поток закупок — запчасти, инструменты и хозяйственно-бытовые товары. Раньше снабжение шло вручную: заявки и согласования — в мессенджерах, запросы поставщикам — из личной почты, счета терялись, а контроля поставки и приёмки на склад не было.

Задача проекта — выстроить сквозной процесс снабжения на роботах и триггерах: список на закупку проходит линейное согласование, рассылаются запросы на КП, счета попадают в оплату, а дальше — контроль поставки и приёмки ТМЦ на склад.

Собрать снабжение автопарка в единую воронку

Снабжение было непрозрачным: непонятно, на каком этапе застряла заявка, кто её согласовал, отправлены ли запросы поставщикам и оплачен ли счёт. Согласование зависит от того, что закупают (запчасти — к механику, хозтовары — к коменданту), но единой логики не было.

Клиент поставил цели:

1. Собрать снабжение в единую воронку — от заявки до приёмки ТМЦ.
2. Настроить линейное согласование заявки с маршрутом по типу заявки.
3. Автоматизировать рассылку запросов на КП поставщикам.
4. Провести согласование счетов и постановку в оплату.
5. Обеспечить контроль поставки и приёмки ТМЦ на склад.
6. Сделать движение по воронке полностью автоматическим (роботы и триггеры).

Что мы сделали

1. Аудит и техническое задание

Провели аудит процесса снабжения, собрали карту воронки, стадий, полей и логики согласования и составили ТЗ. Настроили портал, роли (инициатор, комендант, главный механик, руководитель снабжения, ЗГД) и права доступа.

2. Воронка «Снабжение»

Единый путь заявки на закупку, 8 стадий:

Движение между стадиями — на роботах и триггерах; неуспешные заявки уходят в «Причины провала».

3. Линейное согласование заявки — ядро проекта

После того как инициатор формирует заявку и заполняет обязательные поля, запускается бизнес-процесс, а маршрут согласования выбирается по полю «Тип заявки»:

На каждом уровне согласующий может отредактировать количество товаров (инициатору приходит уведомление «Отредактировано кол-во товаров») или отклонить заявку — она возвращается инициатору с комментарием. После согласования на всех уровнях сделка автоматически переходит на следующую стадию.

4. Запрос поставщикам (рассылка КП)

На стадии «Запрос поставщика» по позициям заявки формируется и рассылается запрос на коммерческое предложение поставщикам. Позиции можно вести отдельно: найденное движется дальше, недостающее остаётся в поиске — заявка может содержать до нескольких десятков товаров.

5. Согласование оплаты и оплата

Собранные счета проходят согласование, после чего заявка переходит в «Оплату». В карточке фиксируются комментарий директора, дата оплаты, счёт списания и платёжное поручение (файл, несколько документов) — обязательные на соответствующих стадиях.

6. Организация поставки, доставка и приёмка ТМЦ

После оплаты организуется поставка и доставка, а на складе фиксируется приёмка ТМЦ. Для контроля груза в карточке — номер пломбы и вид поставки (сборный груз / собственным транспортом), обязательные на стадии «Доставка».

7. Карточка заявки снабжения

Поля сгруппированы и обязательны на своей стадии: срочность и тип заявки — на «Формировании заявки»; товары — привязка к номенклатуре; комментарий директора, дата и счёт оплаты — на «Оплате»; платёжное поручение — на «Организации поставки»; номер пломбы и вид поставки — на «Доставке». Это не даёт двигать заявку дальше без нужных данных.

8. Автоматизация

Полностью автоматическое движение по воронке на роботах и триггерах: запуск согласования, маршрутизация по типу заявки, уведомления инициатору при правках и отклонении, автопереходы стадий, контроль обязательных полей.

9. Обучение и поддержка

Провели обучение сотрудников по работе с системой и оказали гарантийную поддержку 14 дней.

Снабжение под контролем: от заявки до приёмки ТМЦ