Внедрение Битрикс24 для медицинского дистрибьютора: продажи, тендеры и снабжение

(foramed72.ru) — оптовый дистрибьютор медицинских расходных материалов, изделий медицинского назначения, лекарственных средств и медоборудования. Компания работает с двумя типами заказчиков: частными клиниками, которые обращаются с конкретной потребностью в товаре, и государственными учреждениями здравоохранения, закупки для которых идут через тендеры и аукционы. Обращения приходят по нескольким каналам — корпоративная почта менеджеров (основной канал для постоянных клиентов), сайт, телефония, WhatsApp и Telegram.

В команде — РОП и три менеджера (часть из них ведёт и продажи, и закупки). Специфика медицинского B2B в том, что за продажей всегда стоит закупка: значительной части товара нет на складе, её нужно найти у дистрибьюторов или заказать по прямому контракту с производителем, сравнить коммерческие предложения, согласовать и оплатить. До внедрения продажи, тендеры и снабжение жили вразнобой: заявки терялись между почтой и мессенджерами, даты аукционов и котировок держались в голове и таблицах, а связь «продажа → закупка → отгрузка» нигде не была прослежена целиком.

Связать продажи, тендеры и закупку в одну систему

Два направления продаж работали по разной логике, но опирались на одну и ту же закупку, а видимой связи между ними не было. Менеджер по частным клиникам, тендерный специалист и снабженец действовали каждый в своём поле: невозможно было отследить, на какой стадии находится закупка под конкретную сделку, вовремя выйти к госзаказчику под цикл формирования потребности и не пропустить дату аукциона. Компания хотела единый портал, где обе продающие воронки используют общую воронку снабжения, а рутина ведётся автоматически.

Клиент поставил цели:

1. Настроить воронку продаж для частных клиник.
2. Настроить воронку тендерных продаж для государственных учреждений.
3. Собрать общую воронку снабжения, которая обслуживает обе продающие воронки.
4. Хранить даты по аукционам и котировкам цен для госзаказчиков и не пропускать их.
5. Связать CRM с 1С — видеть уходимость товара и остатки с истекающим сроком годности.

Что мы сделали

1. Аудит процессов и техническое задание

Провели аудит компании: разложили оба пути продажи — от обращения частной клиники до отгрузки и отдельно тендерный цикл госзаказчика, — зафиксировали роли (РОП, менеджеры, снабженец), точки согласований в закупке и специфику медицинской дистрибуции. На основе аудита собрали ТЗ и настроили портал: структуру компании, пользователей, права и рабочие места менеджеров, включая мобильное приложение Bitrix24, чтобы принимать заявки и звонки со смартфона в поле.

2. Омниканальность: обращения в одном окне

Подключили открытые линии Bitrix24 — все каналы сходятся в единый чат-центр CRM: менеджер отвечает клиенту в WhatsApp, Telegram и по почте из одного окна, а переписка сохраняется в карточке сделки и клиента. Каждое новое обращение — с почты, сайта foramed72.ru, телефонии или мессенджера — автоматически создаёт сделку в воронке «Продажи», при этом фиксируется источник для последующей аналитики. Телефония (АТС) заведена в CRM: звонки пишутся и привязываются к карточкам, на пропущенный вызов клиенту уходит визитка.

3. Воронка «Продажи» — частные клиники

Настроили сквозную воронку под работу с частными клиниками — от первого обращения до доставки товара:

Клиники часто обращаются сразу с конкретной позицией, поэтому на старте менеджер уточняет потребность и, если товара нет в прайсе, отдельной стадией ведёт его поиск. Дальше менеджер сам готовит и защищает коммерческое предложение (возможен торг), выставляет счёт на условиях полной предоплаты и получает оплату. Как только оплата прошла, сделка уходит на стадию «Снабжение» — и здесь она автоматически передаётся в общую воронку закупки. После того как товар закуплен, сделка возвращается и проходит отгрузку и доставку (своими силами, если недалеко, или транспортной компанией для иногородних).

Причина отказа фиксируется всегда — это данные для аналитики: почему клиент не купил и с чем работать дальше.

4. Воронка «Тендерные продажи» — госучреждения

Для государственных заказчиков собрали отдельную воронку под логику госзакупок: от отбора подходящих закупок до подписания и исполнения контракта.

Ключевая ценность здесь — работа с датами. В карточке тендерной сделки ведутся все контрольные даты: размещения заявки, проведения торгов, подведения результата, заключения договора, крайний срок по договору и срок окончания госконтракта. В дату подведения итогов система сама ставит менеджеру задачу узнать результат по заявке — ни один аукцион не выпадает из поля зрения. После победы сделка проходит подписание договора и так же, как продажи частникам, уходит в общее снабжение, а вернувшись — на отгрузку, доставку и получение оплаты.

5. Общая воронка «Снабжение»

Главная находка проекта — единая воронка закупки, которую используют обе продающие воронки. Когда сделка на стадии «Снабжение» в продажах или тендерах, ей автоматически присваивается тег направления, и она перемещается в воронку снабжения. Снабженец ведёт закупку по своим стадиям, а по завершении сделка по тегу возвращается ровно в ту воронку, из которой пришла.

Снабженец выбирает способ закупки — у первичного дистрибьютора или по прямому контракту с производителем. В первом случае он запрашивает КП у нескольких поставщиков и выбирает оптимальное, во втором — работает с производителем напрямую. Дальше идут получение счёта, согласование с руководством, оплата и согласование отправки. Автозадачи ведут снабженца по каждому шагу с контролем крайнего срока, а согласование счёта проходит через РОП или директора — закупка перестаёт быть «чёрным ящиком».

6. Карточки сделок

Собрали в карточках всё, что нужно для работы, чтобы не держать данные в отдельных таблицах. В продажах карточка ведёт бюджет, привязку к контакту и компании, квалификационные данные клиента, подбираемый товар, файлы КП, счёта и договора — с обязательным заполнением на нужных стадиях. В тендерной карточке — блок контрольных дат по аукциону и контракту. В снабжении — выбор способа закупки, поставщик и счёт от него. По госзаказчикам дополнительно фиксируются организационно-правовая форма и должностные данные — то, что важно для оформления и коммуникаций.

7. Интеграция с 1С

8. Автоматизация

Настроили автоматизацию по всем трём воронкам на роботах и триггерах: автозадачи ответственному на ключевых этапах с контролем крайнего срока — от «взять заявку в работу» до контроля отгрузки и доставки; уведомления руководителю, если сделка зависла на стадии; автоприсвоение тега направления и автоперемещение сделки в снабжение и обратно по тегу; автовизитка в WhatsApp на пропущенный звонок; постановка задачи узнать результат тендера в дату подведения итогов. Рутину и передачу сделок между воронками ведёт система — менеджеры и снабженец занимаются клиентом и закупкой, а не ручным переносом карточек.

9. Отчёты

Заложили аналитику для руководителя, начиная с воронки продаж:

Отчёт	Что показывает
Воронка продаж по стадиям	Сколько сделок входит на каждую стадию, конверсия перехода и где они задерживаются
Источники обращений	Какие каналы приводят заявки от клиник
Продажи по менеджерам	Результаты каждого менеджера за период
Тендерные продажи	Участие, победы и исполнение контрактов с госзаказчиками

Состав дашборда развивается вместе с клиентом: базовый набор по продажам и воронке настроен, дальше добавляем отчёты под запросы руководства.

10. Права доступа, обучение и поддержка

Разграничили права по ролям: менеджеры работают со своими сделками, снабженец ведёт воронку закупки, РОП и директор видят всю картину и аналитику. Провели обучение команды по их сценариям — приём заявки, продажа, тендерный цикл, снабжение — и записали видеоуроки, которые остаются у клиента как база для адаптации новых сотрудников. После запуска оказали техническую поддержку: донастраивали роботов и связку воронок под реальные ситуации первых недель работы.

Продажи, тендеры и закупка — в одной связке