CRM для международной логистики с расчётом сделок в мультивалюте

международной логистики — логистическая компания, которая организует доставку грузов по всему миру: авто, ж/д, морские и мультимодальные перевозки. Компания работает между двумя сторонами — клиентами (грузовладельцами) и партнёрами (перевозчиками, морскими линиями, ж/д операторами, таможенными брокерами, страховыми компаниями).

Специфика бизнеса — мультивалютные расчёты (рубль, евро, доллар, юань), необходимость считать прибыль по каждой сделке в рублях и жёсткий контроль дебиторской задолженности.

Связать два отдела и считать прибыль в мультивалюте

Главная сложность бизнеса в том, что одна перевозка проходит через два отдела с разными процессами: коммерческий отдел продаёт услугу клиенту, транспортный (партнёрский) отдел закупает саму перевозку у подрядчиков. При этом расчёты ведутся в разных валютах, а итоговую прибыль нужно видеть в рублях по актуальному курсу.

До внедрения это жило в почте и таблицах: запросы терялись между отделами, прибыль считалась вручную с риском ошибок в конвертации, а сроки оплат и дебиторку было сложно контролировать.

Клиент поставил цели:

1. Разнести работу двух отделов по отдельным связанным воронкам в рамках одного поручения на перевозку.
2. Выстроить путь клиента от лида до завершённой перевозки.
3. Автоматически считать прибыль по сделке в рублях с конвертацией по курсу ЦБ РФ.
4. Контролировать сроки оплат и дебиторскую задолженность.
5. Собрать каналы коммуникаций и заявки с сайта в единую CRM.

Что мы сделали

1. Аудит и mind-карта

На основе подробного ТЗ составили mind-карту: три воронки, смарт-процесс «Оплата», поля карточек компаний и сделок, логику автоматизаций, интеграции и сценарий синхронизации валют.

2. Портал, сотрудники и права доступа

Развернули портал, добавили сотрудников обоих отделов и руководство, настроили права доступа по ролям. Заявки с сайта по требованию клиента приходят напрямую генеральному и коммерческому директору, которые затем распределяют их по менеджерам.

3. Три воронки: как клиент и партнёр работают по одному поручению

Одно поручение на перевозку ведётся одновременно в двух отделах, но в разных воронках, связанных автоматизацией. Так каждый отдел работает в своём процессе, а данные не дублируются и не теряются.

Воронка «Лиды» — отдел по работе с клиентами:

Для статусов «Недозвон» (после 3 попыток) и «Отложенный интерес» автоматически ставится задача-напоминание, чтобы лид не потерялся.

Воронка «Коммерческий отдел» — продажа клиенту:

Воронка «Транспортный отдел» — закупка у партнёра:

4. Карточки компаний и сделок под специфику логистики

• Карточка «Компания» — единая для партнёров и клиентов. Одну компанию можно отнести и к партнёрам, и к клиентам, не вводя данные дважды. Категория «Партнёр» с мультивыбором специализации, категория «Клиент» с источником привлечения. Поиск работает по любой части любого поля.
• Карточка «Сделка» прикрепляется к компании. Содержит ставку партнёра и клиенту в разных валютах, прибыль/результат, ответственных менеджеров обоих отделов, референс №, номера заявок и счетов, суммы и даты оплат, тип транспорта, отметки о предоплате.

5. Скрипт синхронизации валют с ЦБ РФ — ключевая особенность проекта

Самая нестандартная задача — автоматический расчёт прибыли в рублях, когда счета выставляются в разных валютах. Штатными средствами Битрикс24 это решается лишь частично, поэтому мы разработали отдельный скрипт:

• Сбор курсов — раз в сутки скрипт обращается к официальному источнику cbr.ru/currency_base/daily и забирает актуальные курсы валют ЦБ РФ.
• Синхронизация с Битрикс24 — курсы обновляют справочник валют в системе.
• Расчёт сделок в рублях — после синхронизации запускается перерасчёт: суммы конвертируются в рубли, прибыль считается автоматически.

6. Смарт-процесс «Оплата»

Доступен из карточки сделки. После заполнения обязательных полей сумма оплаты конвертируется в рубли по курсу на дату оплаты. В зависимости от типа оплаты результат записывается в нужное поле: «Оплата партнёру» — в суммы счетов партнёра, «Оплата от клиента» — в суммы счетов клиента.

7. Контроль оплат и дебиторской задолженности

На этапе «Ожидает оплату» система отслеживает дедлайн по дате оплаты, и при его просрочке поле «горит» красным. Менеджеры сразу видят просроченные оплаты и работают с дебиторкой, не упуская её из виду.

8. Интеграция мессенджеров: Telegram и WhatsApp

Подключили оба мессенджера к Открытым линиям Битрикс24:

• по новому обращению автоматически создаётся лид с привязкой истории переписки;
• менеджер отвечает прямо из Битрикс24 в едином окне;
• вся переписка сохраняется в карточке, поэтому при передаче клиента контекст не теряется.

9. Интеграция телефонии

• по звонку с неизвестного номера автоматически создаётся лид — клиент сразу попадает в воронку;
• все звонки записываются и привязываются к карточкам — руководитель может прослушать разговор;
• история звонков хранится в карточке клиента вместе с перепиской из мессенджеров.

10. Интеграция с сайтом на Тильде и почтой

• Сайт на Тильде — заявки с форм интегрированы напрямую: обращение мгновенно создаёт лид и приходит руководству для распределения по менеджерам.
• Почта — письма заводятся в CRM и привязываются к сделкам.

11. Импорт базы из Excel

Импортировали из Excel компании (партнёров и клиентов) с реквизитами, договорами и контактами, сопоставив их с новой структурой карточек.

12. Шаблон документа

Разработали шаблон Договора ТЭО: реквизиты, условия и суммы подставляются автоматически из полей CRM. Это убирает ручное заполнение и ускоряет оформление договоров.

13. Отчётность

Все отчёты строятся в разрезе менеджеров и любых периодов — месяц, квартал, год или произвольный промежуток:

14. Автоматизация по проекту

• Связка воронок и отделов — при формировании заявки на просчёт автоматически создаётся референс в транспортном отделе.
• Автозадачи-напоминания — при «Недозвоне» или «Отложенном интересе» ставится задача на повторный контакт.
• Напоминания по сделке — дата, время и текст с привязкой к сделке и выбором адресата.
• Контроль сроков оплат и подсветка просроченной дебиторки.
• Запуск расчётов — после суточной синхронизации курсов ЦБ РФ суммы сделок пересчитываются в рубли.

15. Обучение и техническая поддержка — фундамент успешного внедрения

Единая система для двух отделов и мультивалютных сделок