CRM для международной логистики с расчётом сделок в мультивалюте
«ДН-Карго» — логистическая компания, которая организует доставку грузов по всему миру: авто, ж/д, морские и мультимодальные перевозки. Компания работает между двумя сторонами — клиентами (грузовладельцами) и партнёрами (перевозчиками, морскими линиями, ж/д операторами, таможенными брокерами, страховыми компаниями).
Специфика бизнеса — мультивалютные расчёты (рубль, евро, доллар, юань), необходимость считать прибыль по каждой сделке в рублях и жёсткий контроль дебиторской задолженности.
Связать два отдела и считать прибыль в мультивалюте
Главная сложность бизнеса в том, что одна перевозка проходит через два отдела с разными процессами: коммерческий отдел продаёт услугу клиенту, транспортный (партнёрский) отдел закупает саму перевозку у подрядчиков. При этом расчёты ведутся в разных валютах, а итоговую прибыль нужно видеть в рублях по актуальному курсу.
До внедрения это жило в почте и таблицах: запросы терялись между отделами, прибыль считалась вручную с риском ошибок в конвертации, а сроки оплат и дебиторку было сложно контролировать.
Клиент поставил цели:
- Разнести работу двух отделов по отдельным связанным воронкам в рамках одного поручения на перевозку.
- Выстроить путь клиента от лида до завершённой перевозки.
- Автоматически считать прибыль по сделке в рублях с конвертацией по курсу ЦБ РФ.
- Контролировать сроки оплат и дебиторскую задолженность.
- Собрать каналы коммуникаций и заявки с сайта в единую CRM.
Что мы сделали
1. Аудит и mind-карта
На основе подробного ТЗ составили mind-карту: три воронки, смарт-процесс «Оплата», поля карточек компаний и сделок, логику автоматизаций, интеграции и сценарий синхронизации валют.
2. Портал, сотрудники и права доступа
Развернули портал, добавили сотрудников обоих отделов и руководство, настроили права доступа по ролям. Заявки с сайта по требованию клиента приходят напрямую генеральному и коммерческому директору, которые затем распределяют их по менеджерам.
3. Три воронки: как клиент и партнёр работают по одному поручению
Одно поручение на перевозку ведётся одновременно в двух отделах, но в разных воронках, связанных автоматизацией. Так каждый отдел работает в своём процессе, а данные не дублируются и не теряются.
Воронка «Лиды» — отдел по работе с клиентами:
Для статусов «Недозвон» (после 3 попыток) и «Отложенный интерес» автоматически ставится задача-напоминание, чтобы лид не потерялся.
Воронка «Коммерческий отдел» — продажа клиенту:
Воронка «Транспортный отдел» — закупка у партнёра:
Когда коммерческий отдел формирует заявку на просчёт, в транспортном отделе автоматически создаётся новый референс, и старшему менеджеру по работе с партнёрами приходит уведомление о новом запросе. После расчёта партнёрский отдел передаёт КП обратно в коммерческий.
Так запрос не теряется при переходе между отделами, а обе стороны сделки — продажа и закупка — всегда связаны.
4. Карточки компаний и сделок под специфику логистики
- Карточка «Компания» — единая для партнёров и клиентов. Одну компанию можно отнести и к партнёрам, и к клиентам, не вводя данные дважды. Категория «Партнёр» с мультивыбором специализации, категория «Клиент» с источником привлечения. Поиск работает по любой части любого поля.
- Карточка «Сделка» прикрепляется к компании. Содержит ставку партнёра и клиенту в разных валютах, прибыль/результат, ответственных менеджеров обоих отделов, референс №, номера заявок и счетов, суммы и даты оплат, тип транспорта, отметки о предоплате.
5. Скрипт синхронизации валют с ЦБ РФ — ключевая особенность проекта
Самая нестандартная задача — автоматический расчёт прибыли в рублях, когда счета выставляются в разных валютах. Штатными средствами Битрикс24 это решается лишь частично, поэтому мы разработали отдельный скрипт:
- Сбор курсов — раз в сутки скрипт обращается к официальному источнику cbr.ru/currency_base/daily и забирает актуальные курсы валют ЦБ РФ.
- Синхронизация с Битрикс24 — курсы обновляют справочник валют в системе.
- Расчёт сделок в рублях — после синхронизации запускается перерасчёт: суммы конвертируются в рубли, прибыль считается автоматически.
Менеджеры видят результат каждой сделки в рублях, без ручных пересчётов и без риска ошибиться в курсе.
6. Смарт-процесс «Оплата»
Доступен из карточки сделки. После заполнения обязательных полей сумма оплаты конвертируется в рубли по курсу на дату оплаты. В зависимости от типа оплаты результат записывается в нужное поле: «Оплата партнёру» — в суммы счетов партнёра, «Оплата от клиента» — в суммы счетов клиента.
7. Контроль оплат и дебиторской задолженности
На этапе «Ожидает оплату» система отслеживает дедлайн по дате оплаты, и при его просрочке поле «горит» красным. Менеджеры сразу видят просроченные оплаты и работают с дебиторкой, не упуская её из виду.
8. Интеграция мессенджеров: Telegram и WhatsApp
Подключили оба мессенджера к Открытым линиям Битрикс24:
- по новому обращению автоматически создаётся лид с привязкой истории переписки;
- менеджер отвечает прямо из Битрикс24 в едином окне;
- вся переписка сохраняется в карточке, поэтому при передаче клиента контекст не теряется.
9. Интеграция телефонии
- по звонку с неизвестного номера автоматически создаётся лид — клиент сразу попадает в воронку;
- все звонки записываются и привязываются к карточкам — руководитель может прослушать разговор;
- история звонков хранится в карточке клиента вместе с перепиской из мессенджеров.
10. Интеграция с сайтом на Тильде и почтой
- Сайт на Тильде — заявки с форм интегрированы напрямую: обращение мгновенно создаёт лид и приходит руководству для распределения по менеджерам.
- Почта — письма заводятся в CRM и привязываются к сделкам.
11. Импорт базы из Excel
Импортировали из Excel компании (партнёров и клиентов) с реквизитами, договорами и контактами, сопоставив их с новой структурой карточек.
12. Шаблон документа
Разработали шаблон Договора ТЭО: реквизиты, условия и суммы подставляются автоматически из полей CRM. Это убирает ручное заполнение и ускоряет оформление договоров.
13. Отчётность
Все отчёты строятся в разрезе менеджеров и любых периодов — месяц, квартал, год или произвольный промежуток:
| Отчёт | Что показывает |
|---|---|
| Отчёт о прибыли | Прибыль компании с учётом конвертации всех валют в рубли |
| Финансовые результаты | Результаты по сделкам и менеджерам за период |
| Конверсия запросов | Из отправленных на просчёт в номинированную заявку |
| Конверсия «лид → сделка» | Эффективность работы с входящим потоком |
| Успешные сделки по источникам | Выставка/конференция, холодный звонок, сайт, рекомендация |
14. Автоматизация по проекту
- Связка воронок и отделов — при формировании заявки на просчёт автоматически создаётся референс в транспортном отделе.
- Автозадачи-напоминания — при «Недозвоне» или «Отложенном интересе» ставится задача на повторный контакт.
- Напоминания по сделке — дата, время и текст с привязкой к сделке и выбором адресата.
- Контроль сроков оплат и подсветка просроченной дебиторки.
- Запуск расчётов — после суточной синхронизации курсов ЦБ РФ суммы сделок пересчитываются в рубли.
15. Обучение и техническая поддержка — фундамент успешного внедрения
Провели по ролям: коммерческие менеджеры — лиды и продажи; менеджеры по работе с партнёрами — расчёты и референсы; руководство — отчётность. Команда научилась работать в связке двух отделов и с мультивалютными расчётами.
Оказывали в самый важный период — когда на «живых» сделках всплывают нюансы. Дорабатывали настройки под реальные сценарии и помогали команде закрепить новые привычки работы.
— Бесплатные Сайты и CRM.