Внедрение Битрикс24 для компании по написанию научных работ: подбор автора и выполнение заказа

компании по написанию научных работ — компания, которая выполняет научные и учебные работы на заказ: подбирает под запрос клиента подходящего автора и ведёт работу до сдачи и защиты. По сути это маркетплейс-подбор исполнителя: администратор принимает заказ, вручную находит свободного автора, согласовывает с ним стоимость и формирует свою цену клиенту. Подавляющее большинство обращений приходит через директора в WhatsApp по рекомендации, остальное — из ВКонтакте.

Специфика такого бизнеса — в двойном ценообразовании: цена для клиента и цена для автора разные, а маржа компании не должна быть видна автору. До внедрения заказы, поиск авторов и договорённости велись в переписках, форма заказа жила отдельно, бронь заказов «сгорала» на словах, оплаты шли переводами на карту, а посчитать выработку и прибыль по каждому автору было негде. Клиент пришёл за тем, чтобы весь процесс — от заявки до защиты работы — встал в CRM с разделением ролей и прозрачной экономикой по авторам.

Собрать подбор автора, выполнение и экономику заказа в одну систему

Заказы и поиск авторов велись в переписках, форма заказа была оторвана от процесса, бронь и её сгорание отслеживались вручную, а расчёт с автором и клиентом шёл без единой картины. Компания хотела воронку с подбором автора и защитой работы, отдельный процесс для работы автора со скрытой от него маржой, перевод оплаты в онлайн и отчёт, который показывает по каждому автору выработку и прибыль компании.

Клиент поставил цели:

1. Настроить воронку продаж с подбором автора и защитой работы.
2. Настроить смарт-процесс «Проект — выполнение заказа» для работы автора.
3. Заложить переход на онлайн-оплату по ссылке вместо переводов на карту.
4. Учитывать рейтинг авторов и уведомлять о днях рождения авторов.
5. Настроить отчёт по авторам — выработка, выплаты автору и клиенту, прибыль.

Что мы сделали

1. Аудит процессов и техническое задание

Провели аудит компании: разложили путь заказа от обращения клиента до защиты готовой работы, отдельно описали работу автора и логику двойного ценообразования. На основе аудита собрали ТЗ и настроили портал: структуру, роли (администратор, авторы) и права, включая мобильное приложение Bitrix24, чтобы вести заказы и общаться с авторами со смартфона.

2. Омниканальность и CRM-форма заказа

Подключили открытые линии Bitrix24 — WhatsApp (ключевой канал, через который приходит основной поток по рекомендации) и ВКонтакте сходятся в единый чат-центр, а переписка сохраняется в карточке клиента. Перенесли внешнюю форму заказа в CRM-форму Bitrix24: клиент указывает тип и тему работы, объём, срок, требования к уникальности и прикладывает методичку — заявка сразу создаёт сделку с заполненными полями, без ручного переноса из мессенджера.

3. Воронка «Продажи»

Настроили сквозную воронку, повторяющую путь заказа от заявки до сдачи:

По новой заявке администратору ставится задача взять её в работу. На «Обработке заявки» администратор изучает заказ, вручную подбирает автора (смотрит занятость авторов, согласовывает с ним стоимость) и формирует цену клиенту. Дальше — предложение (для простых работ просто цена, для сложных — персональное предложение) и бронь: если клиент думает, заказ ставится на паузу, а через несколько дней система сама ставит администратору задачу уточнить актуальность, чтобы бронь не «висела» вечно. После предоплаты заказ передаётся автору, проходит исполнение и защиту перед клиентом, а на финале берётся доплата и работа отдаётся.

Причина провала фиксируется всегда — это аналитика по потерянным заказам (нет свободных авторов, не устроили сроки, отказ клиента и другие).

4. Двойное ценообразование со скрытой маржой

5. Смарт-процесс «Проект — выполнение заказа»

Работу автора вынесли в отдельный смарт-процесс — так исполнение не мешает продажам, а у автора своя понятная доска:

Элемент смарт-процесса создаётся автоматически при передаче заказа автору, а автор сразу получает уведомление о принятии заказа в работу. Если клиента на защите что-то не устроило — заказ возвращается на доработку.

6. Рейтинг авторов и дни рождения

Заложили работу с базой авторов: в каждой сделке фиксируется, какой автор выполнял работу, ведётся рейтинг авторов, а по дням рождения авторов система уведомляет администратора — чтобы поддерживать отношения с ключевыми исполнителями.

7. Переход на онлайн-оплату

Заложили переход от переводов на карту к онлайн-оплате по ссылке: клиенту выставляется счёт и отправляется ссылка на оплату — это упрощает расчёты и делает поступления прозрачными для отчётности.

8. Автоматизация

Настроили автоматизацию на роботах и триггерах: автозадачи администратору на ключевых этапах с контролем крайнего срока, автоназначение ответственного, задача уточнить актуальность по сгорающей брони, автосоздание элемента смарт-процесса и уведомление автора, напоминания автору о сроках сдачи и просрочке, уведомления о днях рождения авторов. Рутину и контроль сроков ведёт система — администратор занимается подбором автора и клиентом.

9. Отчёт по авторам

Настроили ключевой для клиента отчёт — экономику по каждому автору:

Отчёт	Что показывает
Выработка и прибыль по авторам	Сколько работ сдал автор, сколько выплачено автору, сколько заплатил клиент и итоговая прибыль компании

Отчёт даёт ровно тот разрез, который назвал клиент: по каждому автору видно объём сданных работ, выплаты автору и клиенту и маржу компании — можно оценивать загрузку и рентабельность авторов.

10. Обучение и техническая поддержка

Провели обучение команды — приём заявки и работа в воронке, подбор автора и согласование цены, ведение смарт-процесса, защита работы и расчёты, работа с отчётом по авторам; записали видеоуроки как базу для адаптации. После запуска оказали техническую поддержку: донастраивали роботов и процессы под реальные ситуации первых недель работы и помогали закрепить их.

Подбор автора, выполнение и экономика — в единой системе