Внедрение Битрикс24 для производства одежды: от лекала до шоу-рума

— собственное производство одежды полного цикла: бренд и ателье. Внутри — экспериментальный цех, где рождается первый образец коллекции (лекала, крой, пошив, примерка), серийное производство партий, снабжение с закупкой тканей и фурнитуры, разработка коллекций и складской учёт. Клиентские заказы приходят с сайта и из шоу-рума по записи.

Специфика такого производства в том, что изделие проходит длинный путь через много рук и отделов: конструктор, закройщик-администратор, портные-лаборанты, технолог, вышивка, менеджер производства, снабжение, товаровед. До внедрения этот путь жил в чатах Telegram и WhatsApp и в таблицах: приёмка «сколько чего есть» велась перепиской, сопроводительные листы — на бумаге, заявки на закупку согласовывались устно, а перерасход ткани и остатки сводились вручную. Задача была собрать весь производственный контур в единый портал, где каждый этап — это задача с ответственным, результатом и сроком.

Собрать всё производство в один управляемый контур

Разработка образцов, производство партий, снабжение, коллекции, склад и наём жили в разных чатах, таблицах и на бумаге. Из-за этого терялись сроки и материалы, приёмка велась «на словах», а руководство не видело, на каком этапе застревает изделие. Клиент хотел, чтобы каждый шаг был задачей с ответственным, обязательным результатом и контролем срока, а движение изделия и материалов было прозрачным.

Клиент поставил цели:

1. Настроить воронку «Экспериментальный цех» (лекала и первый образец коллекции).
2. Сделать смарт-процесс «Примерка» с циклом доработок.
3. Настроить воронку «Производство» (крой партии → пошив → вышивка → шоу-рум).
4. Сделать смарт-процесс «Создание коллекций».
5. Настроить воронку «Снабжение» с многоступенчатым согласованием заявок.
6. Собрать HR-контур: наём, онбординг, служебные записки, отпуска, NPS.
7. Настроить товародвижение и интеграцию с Мой склад, кассой Атол и эквайрингом.

Что мы сделали

1. Аудит процессов и техническое задание

Провели аудит производства: разложили путь изделия от собрания и разработки лекал до приёмки в шоу-рум, отдельно — снабжение, коллекции, склад и наём, зафиксировали роли всех участников (конструктор, закройщик-администратор, портные, технолог, менеджер производства, снабженцы, товаровед, HR). На основе аудита собрали ТЗ и настроили портал — оргструктуру, отделы, пользователей, рабочие группы и мобильное приложение Bitrix24 для работы в цехе.

2. Воронка «Экспериментальный цех»

Настроили воронку, где рождается первый образец коллекции — каждый этап оформлен задачей с ответственным и результатом:

Протокол собрания загружается в сделку, на «Планировании недели» система автоматически создаёт групповой чат отдела, а закройщик-администратор ведёт сопроводительный лист изделия, который проходит с ним весь путь. На «Пошиве» портной отмечает начало и конец работы с обязательным результатом задачи (макет / на проверку / на готовность), после чего автоматически запускается бизнес-процесс «Проверка изделия», а сделка копируется в воронку «Производство». На «Примерке» через БП «Запрос доп. информации» закройщик-администратор выбирает: изделие идёт на примерку (создаётся элемент смарт-процесса) или на доработку конструктору — тогда сделка возвращается на «Подготовку лекал», а счётчик доработок увеличивается. На каждом этапе можно подключить задачу отделу закупок с контролем времени выполнения.

3. Смарт-процесс «Примерка»

4. Воронка «Производство»

Настроили серийное производство партии — от задания на крой до приёмки готовых изделий в шоу-рум:

При поступлении заявки автоматически назначается менеджер производства и через БП «Запрос доп. информации» контролируется физическое получение материалов (лекала, сопроводительный лист, размеры). На «Крое» система автоматически формирует накладную, технолог принимает партию по списку (раньше это велось в мессенджерах — теперь приёмка перенесена в CRM), при наличии вышивки изделие уходит на отдельную стадию. На «Приёмке в шоу-рум» составляется список, формируется накладная, печатаются ценники и этикетки, а перемещение фиксируется в сделке. Каждый переход — это задача исполнителю с контролем срока.

5. Смарт-процесс «Создание коллекций»

Разработку коллекции оформили отдельным смарт-процессом, где каждый отдел вносит свой блок данных задачей с чек-листом, обязательным результатом и приёмкой постановщиком: наименование и артикулы, расходные материалы (ткани, подкладка, фурнитура), финансовые расходы, образцы и техкарта, финансовый блок (себестоимость, розничная цена, наценка). Так к моменту готовности коллекции все данные собраны в одном месте, а не разбросаны по таблицам.

6. Воронка «Снабжение» с многоступенчатым согласованием

Закупку тканей, фурнитуры и хозтоваров перевели из устных договорённостей в управляемую воронку:

Заявка проверяется на заполнение обязательных полей, а бизнес-процесс «Согласование» ведёт её по цепочке, которая ветвится в зависимости от типа заявки (материалы или хозтовары). На любом шаге согласующий может отредактировать количество товаров — инициатору приходит уведомление, а при отказе заявка возвращается ему с комментарием. Счёт согласуется через элемент «Утверждение документа», после оплаты бухгалтер прикрепляет платёжное поручение, а приёмку и оприходование в Мой склад выполняет кладовщик отдельной стадией. Все ключевые данные (тип и срочность заявки, счёт списания, номер пломбы, вид поставки) ведутся в карточке.

7. HR-контур: наём и кадровые процессы

Собрали HR-процессы в Bitrix24: воронку найма с интеграцией HH.ru (отклик приходит в CRM, а смена статуса в CRM меняет статус на HH), онбординг-адаптацию с чек-листами и встречами 1:1, процесс выхода из компании с обязательным контролем закрытия всех доступов, согласование служебных записок, управление отпусками и отсутствиями с добавлением в график и NPS-опросы. Кандидату автоматически уходят сообщения о дате собеседования и дате выхода, шаблон согласия на обработку персональных данных — в CRM.

8. Товародвижение и склад

9. Клиентские заказы и оплаты

10. Автоматизация

Настроили автоматизацию по всем контурам на роботах, триггерах и бизнес-процессах: автозадачи исполнителям на каждом этапе с обязательным результатом и контролем крайнего срока, автосоздание чатов и накладных, БП «Проверка изделия», «Запрос доп. информации», «Согласование» и «Утверждение документа», автопереходы и копирование сделок между воронками, уведомления о согласованиях, оплатах и правках. Рутина и контроль ложатся на систему — люди занимаются изделием и материалами.

11. Отчёты, обучение и поддержка

Настроили отчётность по производству — конверсию по стадиям, причины провала, нагрузку и выработку исполнителей, просроченные задачи. Провели обучение сотрудников их сценариям по ролям и записали видеоуроки для адаптации новых людей. После запуска оказали техническую поддержку: донастраивали бизнес-процессы, согласования и интеграции под реальные ситуации первых недель работы.

Изделие и материалы — под контролем на каждом этапе