Внедрение Битрикс24 для производства тентов и чехлов: продажи, пошив и доставка изделий

производства тентов и чехлов шьёт на заказ тенты на лодки, чехлы на моторы и сопутствующие изделия для водной и другой техники. Продажи — розничные, поток заявок идёт из соцсетей и мессенджеров: Instagram (основной канал — снимают ролики), ВКонтакте, WhatsApp, MAX, Telegram, Авито, маркетплейсы и телефонные звонки, и всё это приходит на один номер. Изделие почти всегда индивидуальное: по фото техники менеджер определяет модель и доп. оборудование, подбирает цвет и предлагает допы.

Внутри — живой производственный конвейер: менеджер → конструктор → мастер → закройщик → швея → кладовщик → курьер. До внедрения он держался на устных договорённостях и рабочем чате в MAX: туда скидывали номер заказа, по нему конструктор доставал измерения, задания швеям раздавали вручную, а зарплату по выработке считать было тяжело. Заявки со всех каналов смешивались, заказы в производстве и на доставке нигде не собирались в единую картину, и часть работы терялась — курьер, например, мог не увезти всё за раз и забыть, что куда.

Собрать заявки, пошив и доставку в единую систему

Обращения жили в разных мессенджерах и на одном номере, производство — в устном конвейере и чате MAX, доставка — в голове курьера, а зарплата считалась вручную по памяти. Мастерская хотела одно окно для менеджеров, прозрачный производственный конвейер с автоматическим распределением работы, понятную доставку с приоритетом старых заказов и автоматический расчёт зарплаты по выработке.

Клиент поставил цели:

1. Собрать все каналы обращений в единую воронку продаж и подключить телефонию.
2. Настроить воронку производства — конвейер от конструктора и кроя до пошива и приёмки мастером.
3. Настроить сборку и доставку с маршрутным листом и приоритетом старых заказов.
4. Завести отдельную воронку возвратов и доработок.
5. Автоматизировать распределение заданий между швеями через общий пул задач.
6. Считать зарплату сотрудников по выполненным услугам и отработанным часам.
7. Связать CRM с МойСклад (заказы, техкарты, остатки) и со СДЭК (доставка и трек-номера).

Что мы сделали

1. Аудит процессов и техническое задание

Провели аудит мастерской: разложили путь заказа от первого сообщения в директ до доставки готового изделия и обратной связи, зафиксировали роли конвейера (менеджер, конструктор, мастер, закройщик, швея, кладовщик, курьер) и точки, где терялись заявки и время. На основе аудита собрали ТЗ и настроили портал под этот конвейер — четыре связанные воронки продаж, производства, доставки и возвратов плюс смарт-процесс зарплаты.

2. Омниканальность и телефония

Подключили открытые линии Bitrix24 — обращения из Instagram, ВКонтакте, WhatsApp, MAX, Telegram и Авито сходятся в единый чат-центр, где менеджер отвечает клиенту из одного окна, а переписка сохраняется в карточке сделки. По телефонии заложили приём звонков с записью разговоров и создание сделки с неизвестного номера. На первое обращение работает чат-бот с прайс-листом, чтобы клиент сразу получал ответ, а менеджер подключался уже к тёплому диалогу.

3. Воронка «Продажи»

Настроили воронку под реальную логику индивидуального заказа — от запроса фото техники до передачи в производство:

На «Новой заявке» первым делом запрашивается обзорное фото техники — без него не определить модель и доп. оборудование; на этом же шаге срабатывает автоответ с прайсом. Дальше менеджер выясняет параметры изделия и оформляет заказ: создаёт его в МойСклад с перечнем позиций и выставляет счёт с QR-кодом. Отдельные стадии «Лист ожидания» (нет лекала или материала) и «Клиент думает» удерживают клиента напоминаниями и не дают заявке потеряться. Как только заказ оплачен, он уходит дальше: то, чего нет на складе, копируется в производство, а готовое сразу отправляется кладовщику на сборку.

Причина отказа фиксируется всегда, а на стадиях ожидания оплаты и раздумий клиенту и менеджеру идут автоматические напоминания.

4. Воронка «Производство» — конвейер мастерской

Собрали производственный конвейер отдельной воронкой, где мастер выступает контрольной точкой между переделами: конструктор → крой → пошив → приёмка.

На «Распределении заказа» маршрут определяется галочкой «Нужен конструктор?»: для нестандартного изделия задача уходит конструктору на разработку лекал под конкретную технику, для типового — сразу на крой. В задачу конструктору автоматически передаётся ссылка на папку заказа с файлами клиента, комментарий и перечень позиций. Готовый крой попадает в общий пул задач со сроками: освободившаяся швея берёт верхнюю задачу, а распределение учитывает, что часть швей кроит, а часть — только шьёт. После пошива мастер проверяет соответствие изделия заказу; при браке заказ возвращается на «Пошив», при готовности всех позиций — уходит на склад.

5. Интеграция с МойСклад

6. Воронка «Сборка и доставка»

Настроили доставку так, чтобы старые заказы не зависали, а курьер не путался, что куда везти:

Кладовщик проверяет комплектность заказа и упаковывает его, после чего ежедневно в конце дня система формирует маршрутный лист и ставит задачу курьеру, сортируя заказы по дате — старые первыми. Доставку возит свой курьер или транспортная компания; по умолчанию предлагается СДЭК, наценка добавляется к стоимости заказа. После получения обратная связь собирается всегда — заготовки ответов лежат под рукой, а довольных клиентов просят оставить отзыв в ВК, на Авито и на маркетплейсах.

7. Воронка «Возвраты и доработка»

Рекламации завели отдельной воронкой, потому что возврат бывает двух видов — доработка изделия или возврат денег. По обращению менеджер определяет тип возврата, создаёт трек-номер на приём, а изделие приходит на склад ремонта и заводится новой сделкой. Доработка оформляется допом к заказу: с нулевой суммой, если причина — ошибка мастерской, иначе отдельной оплачиваемой позицией, — и уходит обратно в производственный конвейер. При возврате денег товар приходуется на склад, а клиенту возвращаются средства.

8. Смарт-процесс «Зарплата»

Реализовали расчёт зарплаты отдельным смарт-процессом, чтобы уйти от ручного подсчёта. Выработка сотрудника собирается автоматически из выполненных задач производства за период — по выполненным услугам и в разрезе отработанных часов; сумма к выдаче согласуется руководителем, а факт выдачи фиксирует бухгалтер.

9. Отчёты

Настроили аналитику под управленческие вопросы мастерской:

Отчёт	Что показывает
Зарплата сотрудников за период	Выполненные услуги, отработанные часы и сумму к выдаче по каждому сотруднику
Потоварный отчёт	Количество заказов и сумму в разрезе видов изделий

10. Автоматизация и права доступа

По всем воронкам настроили роботов и триггеры: автозадачи исполнителям с контролем крайнего срока, автоответ чат-бота с прайсом, напоминания об оплате, автораспределение пошива из общего пула, ежедневное формирование маршрутного листа, автоотправку трек-номера и копирование сделок между воронками на переходах. Права развели по ролям конвейера: менеджер ведёт продажи и может менять сроки задач швеям, конструктор, мастер и швея работают в производстве каждый со своим объёмом, кладовщик и курьер — в сборке и доставке, а руководитель видит все воронки.

Конвейер и доставка — под контролем, зарплата — сама