Внедрение Битрикс24 для строительной компании: продажи и поэтапное строительство домов под ключ

— строительная компания, которая возводит частные дома под ключ и работает сразу в нескольких городах: в каждом городе — свой филиал со своей командой. Путь клиента длинный: от первой заявки и подбора проекта до сметы, договора и поэтапной стройки с приёмкой каждого этапа. В работе участвуют менеджеры, руководители филиалов, архитектор, сметчик и юрист — и всех их нужно было свести в одну систему с понятными задачами и сроками.

До внедрения заявки с сайта и других источников обрабатывались вручную, распределение по городам держалось на людях, а документы — проект, смета, договор, акты приёма-передачи — готовились и хранились разрозненно. Не было единой картины по объекту: на каком этапе стройка, какой акт подписан, внесён ли аванс перед этапом, кто из специалистов должен подключиться следующим. Компания хотела навести порядок в двух больших процессах — продажах и производстве — и убрать потери на стыках между филиалами и ролями.

Собрать продажи, стройку и документы в единый портал

Сделка в строительстве живёт месяцами и проходит через множество рук: менеджер принимает заявку и консультирует, руководитель филиала оценивает проект и ведёт стройку, архитектор готовит проект, сметчик считает смету, юрист — договор. Всё это было расфокусировано по городам и специалистам, а стадии стройки нигде не отражались единообразно. Компании нужна была одна система, где заявка распределяется по городу, продажа доводится до подписания договора, а затем объект поэтапно строится с актами приёмки и контролем оплаты.

Клиент поставил цели:

1. Настроить воронку продаж с распределением заявок по городам и филиалам.
2. Настроить воронку производства — поэтапно, с актом приёма-передачи после каждого этапа.
3. Свести в карточку все данные по проекту, оплате и документам клиента.
4. Настроить шаблоны документов (проект, смета, договор, акты) для автосоздания прямо в карточке.
5. Подключить источники обращений (сайт, телефония) и хранить файлы клиента на Диске.
6. Дать руководителю отчётность по воронке, отказам, источникам и нагрузке специалистов.

Что мы сделали

1. Аудит процессов и техническое задание

Провели аудит компании: разложили путь клиента от заявки до сдачи объекта, зафиксировали роли (менеджер, руководитель филиала, архитектор, сметчик, юрист), мультифилиальную модель «город — свой филиал и свой менеджер» и точки, где терялись время и ответственность на стыках между специалистами. На основе аудита собрали ТЗ и настроили портал: структуру компании по филиалам, пользователей и их рабочие места, включая мобильное приложение Bitrix24, чтобы руководители и менеджеры вели сделки и задачи прямо с объекта, а не только из офиса.

2. Каналы обращений и распределение по городам

Завели входящие заявки в CRM: с сайта заявка автоматически создаёт сделку, попадает в воронку продаж и по городу обращения распределяется на менеджера нужного филиала — правило распределения работает без ручной пересылки между городами. По каждому обращению фиксируется источник, чтобы затем видеть в отчётах, какие каналы приводят клиентов. Основа заложена так, чтобы к единому окну можно было подключить и остальные каналы (мессенджеры, соцсети, почту) по мере готовности компании.

3. Воронка «Продажи»

Настроили сквозную воронку продаж, повторяющую реальный путь сделки — от первой заявки до подписанного договора:

Все входящие падают в «Не обработано», где менеджеру ставится автозадача взять заявку в работу. На «Выявить потребность» менеджер уточняет площадь, бюджет, материалы, квадратуру и населённый пункт участка, а также выясняет, есть ли у клиента готовый проект. Если проект есть — сделка уходит руководителю филиала на оценку стоимости; если нет — менеджер подбирает типовой проект и ориентирует клиента по цене. Дальше уточняется способ оплаты (наличные, ипотека), назначается и проводится встреча на участке или в офисе с руководителем филиала, архитектор вносит правки и готовит финальный проект (бесплатная услуга), после чего сметчик считает смету, а юрист готовит договор.

Каждую роль система ведёт через автозадачи на ключевых этапах с контролем крайнего срока: задачи ставятся на менеджера, руководителя филиала, архитектора, сметчика и юриста — каждый видит, что и к какому сроку от него ждут, а сделка не «зависает» между специалистами. Подписанный договор переводит сделку в успех и автоматически передаёт объект в воронку производства.

Причина отказа фиксируется всегда: дорого, нет бюджета, ушёл к конкурентам, не одобрена ипотека, не устроили сроки, передумал строить, объект не нашего профиля, отложил покупку — это даёт руководителю честную картину, где и почему теряются сделки.

4. Карточка сделки: проект, оплата, документы

Собрали всю информацию по объекту в карточке, чтобы не держать данные в отдельных таблицах и переписках:

5. Автоформирование документов из карточки

Настроили шаблоны документов и их автоматическое формирование из карточки сделки — данные клиента и проекта подставляются в шаблоны одним действием, без ручного перепечатывания:

Специалисту остаётся проверить и отправить документ на подпись — ошибки ручного заполнения и разнобой в бумагах уходят, а все файлы и реквизиты клиента остаются в карточке.

6. Воронка «Производство» — поэтапная стройка с приёмкой

Подписанный договор автоматически заводит объект во вторую воронку — производство. Она построена по реальным этапам стройки, где после каждого этапа работ идёт приёмка и подписание акта:

Задачи по этапам ставятся на руководителя филиала как ответственного за стройку. После каждого этапа — стадия приёмки: подписывается акт приёма-передачи, и только тогда объект переходит к следующему этапу. Если расчёт наличными, перед каждым этапом предусмотрен авансовый платёж, а внесённые суммы и схема оплаты видны в карточке. На стадии «Сдача объекта» руководитель филиала подписывает финальный акт и принимает остаток оплаты, после чего сделка переходит в «Объект сдан».

Если объект не доходит до сдачи, причина фиксируется отдельно: отказ клиента, отказ компании или обоюдное решение — чтобы такие случаи не терялись и попадали в аналитику.

7. Хранение файлов и реквизитов на Диске

8. Телефония

Заложили телефонию с распределением входящих на ответственных менеджеров по филиалам и записью разговоров, чтобы звонок по заявке попадал в карточку сделки, а руководитель мог вернуться к записи при разборе спорных ситуаций. Схема маршрутизации настраивается под оператора и структуру филиалов компании.

9. Автоматизация на роботах и триггерах

Настроили автоматизацию по обеим воронкам на роботах и триггерах: автозадачи специалистам на ключевых этапах с контролем крайнего срока (менеджеру — взять заявку и обработать, руководителю филиала — оценить проект, провести встречу, вести стройку и приёмку, архитектору — подготовить проект, сметчику — смету, юристу — договор), автоназначение ответственного по городу обращения, автопереходы между воронками при подписании договора, автоформирование документов и напоминания об авансах и приёмке этапов. Рутину и контроль сроков ведёт система — специалисты занимаются клиентом и стройкой, а не ручным трекингом задач.

10. Отчёты для руководителя

Настроили аналитику для собственника и руководителей филиалов:

Отчёт	Что показывает
Воронка продаж: конверсия по стадиям	Сколько сделок проходит каждую стадию и где теряются клиенты
Причины отказов	По какой причине сделки уходят в провал
Источники обращений	Какие каналы приводят заявки и их конверсия
Просроченные задачи по менеджерам	Нарушения сроков на ключевых этапах в разрезе сотрудников
Нагрузка и выработка специалистов	Загрузка исполнителей — база под сдельную схему оплаты

11. Права доступа по ролям и филиалам

Разграничили права по ролям и филиалам: менеджер работает со своими сделками в своём городе, руководитель филиала видит объекты и стройку своего филиала, архитектор, сметчик и юрист подключаются к своим задачам, а собственник видит всю картину и аналитику по всем городам. Так каждый работает в своей зоне ответственности, а данные соседних филиалов не путаются между собой.

12. Обучение по ролям

Провели обучение команды по их сценариям: менеджеры — приём и распределение заявок, подбор проекта, ведение сделки; руководители филиалов — оценка, встречи, стройка и приёмка этапов; архитектор, сметчик и юрист — работа с задачами и документами. Отдельно обучили руководство работе с аналитикой. Записали видеоуроки по каждому инструменту — они остаются у компании как база для адаптации новых сотрудников и открытия новых филиалов.

13. Техническая поддержка

После запуска сопровождали компанию: отвечали на вопросы сотрудников, донастраивали роботов, документы и распределение под реальные ситуации первых недель работы и помогали команде закрепить новые процессы в двух воронках.

Продажи и стройка — в одной системе, документы — автоматически