Внедрение Битрикс24 для строительной компании: пять направлений — заборы, бытовки, прокат и аренда —

Многопрофильная строительная компания. Под одной крышей — пять разных бизнесов: производство и монтаж заборов, фасадов и кровли (ЗКФ); изготовление бытовок под заказ и продажа готовых; аренда бытовок; прокат строительного инструмента; аренда коммерческой недвижимости (офисов). Каждое направление живёт по своей логике — где-то замер и монтаж, где-то производство, где-то посуточный прокат, где-то ежемесячные счета за аренду. Обращения идут с нескольких сайтов, из ВКонтакте, Авито и по телефонии, разведённой по направлениям.

В команде — менеджеры по направлениям (бытовки, инструмент, заборы), замерщик и руководитель. До внедрения каждое направление велось отдельно: заборы — в одних заметках, аренда бытовок и офисов — в ручных таблицах со сроками, прокат инструмента — «на бумажках», графики рассрочки и ежемесячные счета за аренду заполнялись вручную. Не было ни общей картины загрузки активов, ни контроля рассрочек и дебиторки, ни складского учёта материалов. Задача была амбициозная — собрать пять бизнесов в один портал, не смешав их.

Собрать пять разных бизнесов в один портал

Пять направлений с несовместимой на первый взгляд логикой велись каждое по-своему, вне единой системы. Сроки аренды бытовок и офисов держались в таблицах, прокат инструмента считался вручную, рассрочки и ежемесячные счета за аренду легко было пропустить, а склад материалов под монтаж никто не вёл. Компания хотела единый Bitrix24, где у каждого направления своя воронка и свои правила, но вся работа, документы и деньги — в одном месте и под автоматическим контролем.

Клиент поставил цели:

1. Настроить воронку продаж ЗКФ (заборы, фасады, кровля) с замерами.
2. Настроить воронку продаж бытовок под заказ и готовых.
3. Настроить воронки аренды бытовок, проката инструмента и аренды офисов.
4. Настроить воронку исполнения ЗКФ: материалы → бригада → монтаж → сдача.
5. Вести складской учёт материалов.
6. Автоматизировать ежемесячное выставление счетов за аренду и контроль дебиторки.
7. Подключить обмен с 1С по счетам и актам.

Что мы сделали

1. Аудит процессов и техническое задание

Провели глубокий аудит всех пяти направлений: разложили путь клиента и внутренние процессы каждого — от замера и монтажа заборов до посуточного проката инструмента и ежемесячных счетов за офисы. Зафиксировали роли (менеджеры по направлениям, замерщик, руководитель), точки согласований, документы и места, где терялись время и деньги. На основе аудита собрали ТЗ и настроили портал: структуру компании, пользователей, права по направлениям и рабочие места, включая мобильное приложение Bitrix24 для замерщика и монтажников в поле.

2. Омниканальность и каналы обращений

Подключили открытые линии Bitrix24 — обращения из ВКонтакте, WhatsApp и Авито сходятся в единый чат-центр, переписка хранится в карточке клиента. Телефонию развели по направлениям: три номера, каждый ведёт входящие своему менеджеру, звонки пишутся и привязываются к сделкам. Заявки с сайтов направлений автоматически создают сделки в нужной воронке — каждое направление получает свой поток, не смешиваясь с остальными.

3. Воронка «Продажи ЗКФ» — заборы, фасады, кровля

Настроили сквозную воронку под ключевое направление — от заявки до передачи объекта в монтаж, с обязательным этапом замера:

Продаж больше именно с замеров, поэтому воронка ведёт менеджера к назначению замера: на консультации он ориентирует клиента по стоимости, затем в карточке фиксируются адрес, дата и время замера и замерщик. Замерщику ставится автозадача с обязательным результатом на дату замера, а клиенту за пару часов уходит напоминание в WhatsApp. По итогам замера готовится смета и КП, менеджер защищает предложение и получает решение. Клиент может оформить рассрочку — тогда в карточке ведётся график платежей. После подготовки документов и внесения предоплаты сделка проверяется на готовность и копией уходит в воронку «Исполнение ЗКФ».

Причина отказа фиксируется всегда — это данные для аналитики по направлению.

4. Воронка «Исполнение ЗКФ» — от материалов до сдачи объекта

Производственную часть вынесли в отдельную воронку, чтобы монтаж не смешивался с продажами:

Материалы закупаются у поставщика или берутся со склада, параллельно назначается свободная бригада. Перед выходом на объект система готовит пакет документов бригаде — акт выполненных работ (из 1С), накладную на материалы и заказ-наряд по шаблонам. На монтаже работает автоконтроль крайнего срока: за несколько дней до срока менеджеру и руководителю уходит уведомление. На сдаче проверяется подписание акта, доплата и фото выполненной работы. Если у клиента рассрочка, сделка уходит на «Контроль рассрочки» — система сама считает остаток после ежемесячных платежей и напоминает менеджеру о поступлении.

5. Складской учёт материалов

Завели складской учёт материалов, чтобы при монтаже менеджер видел, что можно взять со склада, а что нужно докупить у поставщика. Закупка и списание материалов на объект перестают быть слепой зоной — расход виден в системе, а не в голове снабженца.

6. Продажи и производство бытовок

Бытовки — отдельная логика: продажа под заказ, продажа готовых со склада и, отдельно, аренда. Продажу собрали в воронку, похожую на ЗКФ, но без замера:

На консультации менеджер готовит смету и КП, защищает предложение, оформляет документы и получает предоплату (обычно 50%). Если бытовка под заказ — сделка копией уходит в производство; если клиент хочет готовую, менеджер подбирает её из каталога бытовок. Производство ведёт вторая воронка:

На производстве работает автоконтроль срока с уведомлением менеджеру и руководителю. На приёмке клиент подписывает документ и вносит доплату (оставшиеся 50%), после чего бытовка доставляется на участок. Готовые бытовки ведутся в общей базе с пометкой типа (в аренду / готовая на продажу / под заказ), и их можно перемещать между этими статусами.

7. Аренда: офисы, бытовки, инструмент — единый паттерн

Три арендных направления построили по одному паттерну, но каждое — в своей воронке, с карточкой актива в отдельном смарт-процессе. Смарт-процесс хранит статус актива (свободен / в аренде / скоро освободится / надо вывезти, а для инструмента — рабочий / не рабочий / списанный), так что менеджер всегда видит, что занято и что скоро освободится. Логика общая: заявка → оформление договора → лист ожидания (если актив занят, а клиент готов подождать) → рабочие стадии аренды с канбаном по оставшемуся сроку → завершение и возврат актива. На примере аренды офисов:

Отдельный бизнес-процесс ежедневно сравнивает дату окончания аренды с текущей и сам переключает сделку между стадиями «больше 2 месяцев / 2 месяца / 1 месяц» — визуально видно, у кого аренда заканчивается. За две недели до окончания менеджеру ставится задача продлить, а за месяц клиенту в WhatsApp уходит вопрос: продлевать или завершаем? Если клиент отвечает и продлевает, сделка копируется на релевантную стадию по новому сроку. При завершении система ставит задачи рассчитать долги и найти нового арендатора.

8. Прокат инструмента — посуточный расчёт и ремонт

9. Ежемесячное выставление счетов за аренду

Самую рутинную и дорогую ошибку — забытый счёт за аренду — закрыли бизнес-процессом. Первого числа каждого месяца система по действующим договорам аренды считает сумму, определяет способ оплаты и действует по нему: для безнала формирует счёт в Bitrix24 с передачей в 1С, для наличных ставит менеджеру задачу занести оплату вручную, для карты формирует ссылку на эквайринг. Счёт уходит клиенту в WhatsApp или на почту, менеджеру ставится задача проконтролировать оплату, а если через неделю денег нет — задача связаться с клиентом и отметка «должник». Результат оплаты записывается в карточку сделки, в том числе из 1С.

10. Документы по шаблонам

Настроили шаблоны документов и их автоформирование из карточек под все направления: для монтажа — акт, накладная на материалы и заказ-наряд бригаде; для аренды и продажи — договоры, доверенности, акты приёма-передачи, счета и дополнительные соглашения; для злостных должников — шаблон претензии. Данные подставляются из сделки, менеджеру остаётся распечатать или отправить — ручное заполнение и ошибки в документах уходят.

11. Интеграция с 1С

12. Автоматизация

Настроили автоматизацию по всем воронкам на роботах, триггерах и бизнес-процессах: автозадачи на ключевых этапах с контролем крайнего срока, напоминания клиенту в WhatsApp (о замере, окончании аренды, конце проката), уведомления менеджеру и руководителю о приближении сроков монтажа и производства, копирование сделки между воронками (продажи → исполнение, продажи → производство), ежедневный контроль дат аренды с переключением стадий, ежемесячное выставление счетов, автоподсчёт рассрочки и остатков, автоформирование документов. Рутину и контроль сроков ведёт система — сотрудники занимаются клиентами и объектами.

13. Отчёты

Настроили аналитику под запросы клиента, включая специфический отчёт по аренде офисов:

Отчёт	Что показывает
Потреблённая электроэнергия по арендаторам	Показания счётчиков и расход по офисам — счёт клиенту складывается из постоянной аренды и электроэнергии по счётчику
Оплаты и дебиторка по арендаторам	Кто оплатил, у кого долг и на сколько
Продажи по направлениям и менеджерам	Результаты каждого направления и сотрудника за период
Загрузка активов	Что занято, свободно и скоро освободится по бытовкам, офисам и инструменту

Отчёт по электроэнергии повторяет привычную клиенту ручную табличку, чтобы счёт (аренда плюс электроэнергия по счётчику) собирался в системе.

14. Права доступа, обучение и поддержка

Разграничили права по ролям и направлениям: каждый менеджер работает со своими сделками и перепиской по своему направлению, право списания инструмента ограничено, руководитель видит всю картину и аналитику. Провели обучение команды по их сценариям и записали видеоуроки по каждому направлению, которые остаются у клиента для адаптации новых сотрудников. После запуска оказали техническую поддержку: донастраивали воронки, бизнес-процессы и документы под реальные ситуации первых недель работы.

Пять направлений — в одном портале и под контролем