Производство светодиодных экранов на заказ: от заявки и автогенерации КП до смарт-процессов «Производство» и «Снабжение», доставки и сдачи монтажа — в единой CRM с реестром договоров
— продажа и производство светодиодных экранов на заказ: компания собирает светодиодные кабинеты под конкретный проект и монтирует готовый экран у заказчика. Обращения приходят с двух сайтов (creativaplus.ru и iliona.ru), с корпоративной почты, из WhatsApp и Telegram и по единому номеру 8800; постоянные заказчики пишут напрямую менеджерам. Клиент всегда закрепляется за своим менеджером, и все обращения по нему идут именно к нему.
Каждый заказ уникален: под него готовится коммерческое предложение с расчётами, заключается договор, закупаются комплектующие, производятся и собираются кабинеты, а затем экран доставляется и монтируется на объекте — вплоть до сдачи монтажа с фотоотчётом. До внедрения КП собирали в Word и конвертировали в PDF вручную, счета бухгалтер выставлял и присылал в WhatsApp, координация производства шла в общем чате WhatsApp, а нумерация договоров велась в отдельном реестре. Всё это нужно было собрать в один управляемый процесс.
Продажи, производство, снабжение и монтаж жили в Word, WhatsApp-чатах и отдельных таблицах, а связи между ними держались на людях. Компания хотела единый процесс: от заявки и автоматического КП — через договор, оплату, производство и снабжение — к доставке и сдаче смонтированного экрана, с прозрачным контролем сроков и себестоимости.
Клиент поставил цели:
Подключили открытые линии Bitrix24 — заявки с обоих сайтов, письма с корпоративной почты (общий ящик и личные ящики сотрудников), сообщения из WhatsApp (у каждого менеджера свой рабочий номер) и Telegram, а также звонки по номеру 8800 сходятся в единый чат-центр CRM. Каждое новое обращение создаёт сделку с фиксацией источника и закрепляется за менеджером клиента, чтобы вся история заказчика оставалась в одних руках. Подключили и мобильное приложение, чтобы менеджеры и инженеры работали с заказами со смартфона.
Настроили воронку продаж, повторяющую путь сделки от первого обращения до запуска производства:
По каждой заявке система ставит менеджеру автозадачи с контролем крайнего срока: взять в работу, квалифицировать по чек-листу вопросов (характеристики, сроки, город, компания, оплата), проверить и отправить КП. Само КП формируется автоматически по шаблону из введённых в сделку данных — а если в ходе согласования меняются характеристики, менеджер правит данные и перегенерирует документ. После решения клиента готовится пакет документов: договор формируется автоматически и попадает в реестр, бухгалтеру ставится задача сформировать счёт. Оплата ведётся по типовой схеме с предоплатой и доплатой, а доплата считается автоматически по разнице между предоплатой и общей суммой.
После оплаты запускается бизнес-процесс выбора инженера: менеджер выбирает инженера, тот может согласиться или отказаться — при отказе выбор повторяется, а результат прикрепляется к карточке заказа.
Дальше автоматически формируется маршрутная карта и создаётся элемент смарт-процесса «Производство» — заказ уходит в цех.
Карточка сделки собирает всё по заказу: клиента и квалификационные поля, КП и маршрутную карту, общую сумму, предоплату и доплату, договор, счёт и дату заключения договора, источник обращения. Ключевые поля становятся обязательными на нужных стадиях, поэтому сделка не уходит вперёд с пробелами.
Производство вынесли в отдельный смарт-процесс — от подготовки закупки до сдачи смонтированного экрана:
На подготовке менеджер и инженер формируют закупочную ведомость и проставляют сроки, а система автозадачами ведёт весь цикл: производство и сборку кабинетов, выдачу комплектующих со склада кладовщиком по заявке, доставку на склад и на объект, монтаж. На доставку логист ищет машину и вносит данные автомобиля и водителя, после чего бухгалтеру ставится задача подготовить ТТН. Сроки производства, сборки, монтажа и доставки заданы полями, которые заполняет инженер, — задачи привязаны к этим датам. Если для монтажа нужна спецтехника, логисту заранее (в момент оформления доставки на объект) ставится задача найти автовышку.
На этапе подготовки система запрашивает у инженера, нужен ли конструктор на проект. Если да — инженер заполняет задание, и конструктору автоматически ставится задача с прикреплённым заданием.
При сдаче монтажа система формирует ссылку на форму-отчёт, инженер отправляет её монтажнику, а заполненные данные автоматически прокидываются в карточку сделки.
В отчёте — схемы подключения по электричеству и сигналу, номера партии и модулей, фотографии кабинета, работающего экрана и оборудования, отметка, где оставлен ЗиП, и контактное лицо приёмки.
Инженер проверяет отчёт и принимает монтаж, после чего сделка возвращается в продажи на «Получение доплаты», а после подписания закрывающих документов фиксируется дата начала гарантии.
Карточка производства собирает всё по проекту: клиента и сделку, маршрутную и закупочную ведомости, ответственного, инженера, конструктора, кладовщика и логиста, сроки этапов, данные машины и водителя, отметку о необходимости спецтехники.
Закупку комплектующих вынесли во вложенный смарт-процесс «Снабжение», который запускается из производства и возвращает управление обратно, когда комплектующие приняты:
Снабжение ведёт закупку по маршрутной карте: менеджер формирует закупку, бухгалтер оплачивает счета, логист ищет машину, снабженец принимает и распределяет комплектующие по складам с обязательной пометкой номера партии и проекта. Так каждая деталь привязана к своему заказу, а расходы на материалы видны для расчёта себестоимости. Когда снабжение выполнено под конкретное производство, привязанная карточка производства автоматически переходит дальше.
Перенесли реестр договоров с нумерацией в Bitrix24: договор формируется автоматически при подготовке документов и попадает в реестр, где ведётся сквозная нумерация. Отдельная таблица больше не нужна — номера и документы хранятся вместе со сделками.
Настроили автоматизацию по всем воронкам и смарт-процессам на роботах, триггерах и бизнес-процессах: автозадачи менеджеру, инженеру, бухгалтеру, логисту и кладовщику с контролем крайнего срока, автогенерация КП, договора и ТТН, автоматический расчёт доплаты, запуск смарт-процессов «Производство» и «Снабжение», бизнес-процессы выбора инженера и запроса конструктора, возврат сделки в продажи после завершения производства. Рутина и передача между отделами идут в системе, а не в общем чате.
Настроили управленческую аналитику:
| Отчёт | Что показывает |
|---|---|
| Воронка продаж: конверсия по стадиям | Где сделки продвигаются и застревают |
| Причины отказов | По каким причинам заявки не доходят до заказа |
| Источники обращений | Количество и конверсия по каналам и двум сайтам |
| Просроченные задачи и сроки | Нарушения сроков по сотрудникам и этапам |
| Нагрузка исполнителей | Выработка инженеров и участников производства |
Провели обучение команды по ролям — приём и квалификация заявки, работа с КП и договорами, ведение производства, снабжения и монтажа, сдача монтажа по форме. Записали видеоуроки для адаптации новых сотрудников. После запуска сопровождали команду: отвечали на вопросы и донастраивали процессы, задачи и документы под реальные заказы первых недель.
Контрактное производство БАД: от заявки на рецептуру до отгрузки и расчёта сдельной зарплаты цеха — в одной CRM
Читать кейс →Продажи, производство со списанием сырья по техкартам, склад, кадры и обмен 1С — в единой CRM
Читать кейс →От просчёта проекта до счетов, расходов, выгрузки платежей в банк и отчёта ДДС — в единой финансовой CRM с обменом 1С и банками
Читать кейс →