Внедрение Битрикс24 для учебного центра операторов БПЛА: продажи, обучение и рассрочка

— учебный центр (школа) операторов беспилотных летательных аппаратов. Центр обучает частных лиц, сертифицирует специалистов и проводит развлекательные полёты для любителей, а параллельно развивает направление B2B/B2G (промышленный бизнес, государственные структуры) и аэроуслуги — аэрофотосъёмку, мониторинг безопасности лесов, аэропосадку семян. Обращения приходят со всех каналов: сайт, ВКонтакте, Telegram, мессенджер MAX, Instagram, WhatsApp и телефонные звонки.

Специфика центра в том, что продажа частнику — это только вход: клиента ведут к пробному занятию, а после оплаты ученик надолго остаётся в учебном контуре — посещаемость, тестирование, экзамен и выдача диплома. До внедрения продажи, обучение и оплаты жили порознь: заявки со всех каналов терялись, документы на ученика (паспортные данные, сканы, лётная карточка, ученическая книжка) собирались вручную, посещаемость и успеваемость нигде не сводились, а платежи по рассрочке приходилось контролировать «на память».

Свести продажи, обучение и деньги в один портал

Заявки от частников и организаций жили в разных мессенджерах и каналах, обучение велось отдельно от продаж, документы на ученика заполнялись руками, а рассрочку никто системно не отслеживал. Центр хотел одно окно для менеджеров и инструкторов, сквозной путь «заявка → пробное занятие → оплата → обучение → диплом» и понятную аналитику по продажам, посещаемости и платежам.

Клиент поставил цели:

1. Настроить воронку продаж для частных лиц (B2C) со всеми каналами обращений.
2. Настроить воронку продаж для организаций и тендеров (B2B/B2G).
3. Собрать учебный контур: посещаемость, тестирование, экзамен, выдача диплома.
4. Завести карточку ученика с полным комплектом документов.
5. Организовать контроль платежей при рассрочке с напоминаниями.
6. Подключить телефонию и автоформирование документов при продаже.

Что мы сделали

1. Аудит процессов и техническое задание

Провели аудит центра: разложили путь клиента от первого обращения до выдачи диплома, отдельно — путь организации до исполнения договора, зафиксировали роли (менеджеры, инструкторы, руководитель, бухгалтер) и точки, где терялись заявки и время. На основе аудита собрали ТЗ и настроили портал — структуру компании, пользователей и рабочие места, включая мобильное приложение Bitrix24, чтобы менеджер принимал заявки и звонки со смартфона.

2. Омниканальность: все обращения в одном окне

Подключили открытые линии Bitrix24 — сайт, ВКонтакте (страница, канал, бот), Telegram, мессенджер MAX, Instagram и WhatsApp сходятся в единый чат-центр. Менеджер отвечает клиенту из одного окна CRM, а вся переписка сохраняется в карточке. По каждому новому обращению создаётся сделка и определяется источник, чтобы затем видеть в аналитике, какие каналы приводят учеников. Настроили телефонию с одним входным номером и переадресацией на менеджеров: при повторном звонке подтягивается история звонков по клиенту, разговоры записываются.

3. Воронка «Продажи B2C» — обучение частных лиц

Настроили сквозную воронку продаж, повторяющую реальный путь частного клиента до перехода в обучение:

Ключевой шаг конверсии — пробное занятие: на роботах менеджеру ставятся автозадачи «взять заявку в работу», «пригласить на пробное» и «записать», а клиенту автоматически уходит напоминание накануне занятия. На «Согласовании условий оплаты» система по шаблону формирует договор и счёт, а при выборе рассрочки — создаёт график платежей с рассылкой напоминаний. После оплаты сделка автоматически копируется в воронку «Обучение» на стадию «Зачисление».

Причина отказа фиксируется всегда — это даёт отчёт по отказам и материал для реактивации не купивших клиентов.

4. Воронка «Продажи B2B/B2G» — организации и тендеры

Для работы с организациями (промышленный бизнес, госструктуры) настроили отдельную воронку — от новой заявки до исполнения договора:

На стадии квалификации данные организации подставляются из внешней базы, чтобы не заполнять реквизиты руками. Роботы ведут менеджера по цепочке автозадачами с контролем крайнего срока — квалификация, подготовка и отправка КП, подача тендерной заявки к дате окончания приёма, согласование договора. Документооборот с организациями идёт через ЭДО. Через эту же воронку продаётся как обучение групп, так и аэроуслуги — съёмка, мониторинг лесов, аэропосадка семян.

5. Воронка «Обучение» — учебный контур

Собрали отдельную воронку под учебный процесс, куда ученик попадает автоматически после оплаты:

На «Зачислении» инструктор проверяет комплект документов, заводит ученическую книжку и лётную карточку. По каждому занятию инструктор ставит отметку о посещении — пропуски сразу видны в карточке, и на пропуск система уведомляет менеджера, чтобы связаться с учеником. После тестирования выдаётся промежуточный аттестат, по итогам экзамена фиксируется результат, а на стадии «Выдача диплома» документ об окончании формируется по шаблону автоматически.

6. Карточка ученика с документами

7. Контроль платежей и рассрочка

Для учеников, оплачивающих обучение в рассрочку, настроили отдельную воронку контроля платежей. При выборе рассрочки создаётся график, и по нему работают роботы: заранее и в дату платежа ученику уходит напоминание, а менеджеру ставится задача на контроль. Если платёж просрочен — менеджеру ставится автозадача связаться с учеником, а руководителю уходит уведомление о просрочке. Так центр видит состояние всех рассрочек и не теряет деньги.

8. Автоформирование документов

Настроили шаблоны документов и их формирование прямо из карточки сделки — данные подставляются одним действием. По продаже автоматически готовятся договор и счёт, при рассрочке — график платежей, а по итогам обучения — диплом. Ручное заполнение и ошибки в документах уходят, менеджеру и инструктору остаётся отправить готовый файл.

9. Автоматизация

Настроили автоматизацию по всем воронкам на роботах и триггерах: автозадачи менеджеру и инструктору на ключевых этапах с контролем крайнего срока, автопереходы стадий по событиям, автоформирование договора, счёта и диплома, копирование сделки из продаж в обучение, напоминания о пробном занятии и платежах рассрочки, уведомления о пропусках занятий и просрочках. Рутину ведёт система — менеджер занимается клиентом, инструктор — учеником.

10. Отчёты

Настроили аналитику для руководителя:

Отчёт	Что показывает
Посещаемость и успеваемость учеников	Сколько занятий посетил, результаты тестирования и экзамена по каждому ученику
Конверсия воронки B2C	От заявки до перехода к обучению
Источники обращений	Какие каналы приводят клиентов и их конверсия
Состояние рассрочек	Сколько учеников в просрочке и на какую сумму

11. Права доступа и обучение

Разграничили права по ролям: менеджеры работают со своими сделками в воронках продаж, инструкторы — с назначенными учениками в воронке обучения, руководитель видит все воронки и аналитику, бухгалтер — платежи и документы. Провели обучение сотрудников их сценариям — приём заявки и продажа, зачисление и ведение ученика, работа с рассрочкой, аналитика для руководителя — и записали видеоуроки, которые остаются у центра как база для адаптации новых сотрудников.

12. Техническая поддержка

После запуска оказали техническую поддержку: отвечали на вопросы менеджеров и инструкторов, донастраивали роботов и документы под реальные ситуации первых недель работы и помогали команде закрепить новые процессы.

Продажи, обучение и деньги — в одном портале